Autor: Alina Andrei, Partener Cabot Transfer Pricing

Consiliul Uniunii Europene a publicat în Jurnalul Oficial al UE Decizia pentru autorizarea României să aplice, începând cu 1 ianuarie 2024, facturarea electronică la nivel național pentru toate facturile emise în relațiile B2B între persoane impozabile stabilite pe teritoriul național. În prezent, obligativitatea e-Factura la operațiunile B2B este limitată doar la cele care implică bunuri considerate riscante din punct de vedere fiscal.

Prin această decizie a Consiliului, România a primit în mod oficial permisiunea să deroge de la articolele 218 și 232 din Directiva de TVA, astfel încât să poată impune, de la 1 ianuarie 2024, sistemul de facturare electronică prin platforma e-Factura operată de Ministerul Finanțelor ca unic mod de facturare în toate operațiunile dintre persoanele impozabile stabilite în România.

Derogarea acordată de Consiliul UE este valabilă până în decembrie 2026 și cuprinde, în mod concret, două reguli speciale pe care țara noastră le poate impune:

• România este autorizată să accepte numai facturi emise de persoane impozabile stabilite pe teritoriul României sub formă de documente sau mesaje în format electronic;
• România este autorizată să prevadă că utilizarea facturilor electronice emise de persoane impozabile stabilite pe teritoriul României nu face obiectul acceptării de către destinatarul stabilit pe teritoriul României.

În cererea de derogare trimisă de Ministerul Finanțelor în 2022, România solicită și ca deducerea TVA să fie permisă numai în baza exemplarului original al facturii, considerat cel din platforma e-Factura, dar decizia Consiliului UE nu a acordat autorităților de la București și această derogare, astfel că deducerea TVA nu va putea fi limitată în acest fel.

Decizia Consiliului UE nu produce efecte ca atare, fiind necesar ca Ministerul de Finanțe să modifice legislația națională pentru a introduce obligația de a folosi e-Factura.

Reglementarea e-Factura, în prezent

Emiterea de facturi electronice și raportarea lor prin sistemul național e-Factura a devenit obligatorie de la 1 iulie 2022, însă numai pentru anumite operațiuni. Astfel, în relația B2B, sistemul este obligatoriu în prezent pentru vânzările de produse considerate cu risc fiscal ridicat, iar în relația B2G, sistemul este obligatoriu pentru toate achizițiile publice, atât pentru bunuri, cât și pentru servicii.

Prin sistemul e-Factura, factura electronică este transmisă şi primită într-un format electronic structurat de tip XML, care permite prelucrarea sa electronică şi automată. Sistemul e-Factura este disponibil în Spațiul Privat Virtual, unde accesul se face pe bază de certificat calificat pentru semnătură electronică.

Facturile se încarcă în sistem sub forma unui fișier .xml, sunt validate din punct de vedere al sintaxei de serverul ANAF și, dacă, toate condițiile de formă sunt respectate, sistemul trimite în SPV un mesaj de emitere a facturii atât către destinatar, cât și către beneficiar.

Fișierele de tip .xml pot fi generate actualmente fie printr-o aplicație gratuită, pusă la dispoziție de Ministerul de Finanțe, fie prin aplicații proprii dezvoltate intern de companii sau de dezvoltatorii softurilor de facturare.

Data comunicării facturii electronice către destinatar se consideră data la care factura electronică este disponibilă acestuia pentru descărcare din sistemul naţional privind factura electronică RO e-Factura, iar exemplarul original al facturii electronice se consideră fişierul .xml, disponibil în serverele MF.

Facturile sunt păstrate în SPV timp de 60 de zile, apoi sunt arhivate și disponibile la cerere.

În prezent, firmele se pot înscrie și în mod optional în Registrul e-Factura pentru aplicarea sistemului de facturare electronică, iar înregistrarea duce la obligația de a raporta toate facturile prin sistem. În plus, odată ce au optat pentru aplicarea sistemului e-Factura, companiile nu mai pot să renunțe la opțiunea lor.

Autori:

• Georgiana Iancu, Partener, liderul departamentului Impozite indirecte, EY România
• Georgiana Constantin, Senior Manager, Impozite indirecte, EY România

În data de 27 iulie 2023, Consiliul Uniunii Europene a autorizat România să introducă facturarea electronică obligatorie pentru toate tipurile de tranzacţii B2B efectuate între societăţile stabilite în România. La aproape 2 ani de la solicitarea acestei derogări din partea Consiliului UE, România intră în linie dreaptă din perspectiva autorizărilor necesare, astfel că va putea să adopte e-factura generalizată începând cu data de 1 ianuarie 2024.

Această derogare a fost necesară în contextul unui cadru legal de facturare prevăzut prin Directiva de TVA, care permite companiilor să factureze atât pe suport de hârtie, cât şi în format electronic. De asemenea, în prezent, utilizarea facturii electronice se poate face doar cu acceptare din partea destinatarului.

Astfel, derogarea obţinută permite României să adopte facturarea electronică obligatorie. Ce ar însemna acesta pentru pentru mediul de afaceri? În baza acestei derogări, autorităţile fiscale ar putea solicita ca facturile să fie emise exclusiv în format electronic, prin respectarea unui standard de facturare şi transpunerea într-un format xml prestabilit şi ulterior comunicat prin sistemul RO e-factura, administrat de Ministerul Finanţelor Publice. În acest sens, emitentul nu va mai avea nevoie să obțină acordul destinatarului pentru a emite o factură în format electronic.

Derogarea este aplicabilă începând de la 1 ianuarie 2024, până la 31 decembrie 2026 sau până la data la care statele membre ale UE urmează să aplice prevederile naționale privind pachetul european ViDA (VAT in the Digital Age), în funcție de data care survine mai întâi. România are posibilitatea să transmită Comisiei o cerere de prelungire a aplicării derogării după data de 31 decembrie 2026.

În următoarele 30 de zile, prin ordin al președintelui ANAF ar trebui să se stabilească categoriile de contribuabili vizate şi data de la care intervine această obligaţie. Aşadar, până cel mai târziu pe data de 25 august 2023 ar trebui să se decidă termenul pentru adoptarea facturării electronice.

Un termen precum începutul anului 2024 pentru trecerea la e-factura generalizată aduce provocări reale din perspectiva timpului foarte scurt în care companiile vor trebui să gestioneze aspectele asociate îndeplinirii tuturor cerințelor de generare e-factură din perspectivă fiscală, operațională și comercială, dar și implementarea unor soluții tehnice adecvate.

Implementarea e-factura se dovedește a fi un proces foarte complex, pornind de la momentul la care o societate stabileşte care sunt elementele ce ar trebui incluse în e-factura (peste 200 de elemente ce ar trebui analizate) până la momentul implementării unor soluții adecvate. Companiile ar trebui să se asigure că soluția tehnică aleasă le va permite atât gestionarea facturilor emise, cât și a facturilor primite, gestionarea unui volum suficient de date, dar și funcționalități precum primirea sau transmiterea de mesaje prin spațiul privat virtual – SPV către parteneri pentru facturile primite și emise sau verificarea condițiilor de validare tehnică a fișierului XML.

Se desprind, de asemenea, două direcţii în ceea ce priveşte implementarea facturării electronice obligatorii în România. Situaţia în care, cel puţin într-o prima fază, facturarea electronică să fie tratată doar ca o raportare a datelor din facturi în timp cvasi-real, menţinându-se obligaţia transmiterii facturilor şi în formatul clasic, agreat de partenerii comerciali. Această situaţie ar fi, mai degrabă, o simplificare acordată temporar companiilor, întrucât derogarea primită de România vizează în mod cert situaţia în care e-factura devine exemplarul original al facturii, aceasta find aplicabilă chiar şi în lipsa unei acceptări din partea destinatarului.

Dacă modul în care România va implementa e-factura generalizată va conduce către e-factura ca fiind singurul exemplar original, consecinţele unei implementări tardive sau deficitare a procesului de facturare electronică pot fi multiple. Concret, laolaltă cu implicaţiile fiscale legate de deducerea TVA, ar trebui avute în vedere consecinţele de natură comercială generate de întârzieri în procesul de facturare şi chiar impactul asupra fluxurilor de numerar sau supply-chain.

Având în vedere că România este la un pas de implementarea e-factura generalizată, dar şi experienţa proceselor de digitalizare implementate recent, cum ar fi raportarea SAF-T sau Ro-transport, iată ce spun companiile din România despre cât de pregătite sunt să facă pasul către facturarea electronică, conform celui mai recent sondaj derulat de EY chiar pe parcursul lunii iulie 2023.

Majoritatea companiilor participante la sondaj (78%) ştiu despre intenţia autorităţilor fiscale ca e-factura să devină aplicabilă cu caracter generalizat. În ce măsură consideră companiile românești că sunt pregătite pentru aplicarea facturării electronice de la 1 ianuarie 2024? Nu suntem pregătiți – au răspuns 39%, suntem pregătiți în proporție de 50% au declarat 23%, suntem pregătiți în proporție de 30% au declarat 9%. Surprinzător sau nu, aproape o treime dintre cei intervievați au spus că nu au analizat impactul acestei cerințe.

În privința înțelegerii cerințelor de raportare pentru e-factura, în situaţiile în care procesul de analiză a fost iniţiat, nivelul de înţelegere a cerinţelor este relativ redus. Trăgând linie, în cele 5 luni rămase până la 1 ianuarie 2024, data de la care România ar putea impune obligaţia facturării electronice, companiile din România nu vor putea fi pregătite pentru această nouă obligaţie din programul de digitalizare fiscală.

În concluzie, odată cu obţinerea acestei derogări din partea Consiliului Uniunii Europene, facturarea electronică devine o obligaţie iminentă pentru companiile româneşti. Experiența practică ne arată că îndeplinirea tuturor pașilor pentru un proces de emitere și transmitere e-factura operațional, corect implementat din perspectiva cerinţelor fiscale poate dura cel puţin șase luni, ignorând orice limitări legate de resursele umane tehnice sau financiare necesare unei astfel de implementări.

În măsura în care încă de la bun început, România va implementa e-factura ca singură modalitate de transmitere a facturilor către clienţi (în linie cu autorizarea obţinută din partea UE), şi nu doar ca o raportare în timp cvasi-real a datelor din facturi către autorităţile fiscale (aşa cum se întâmplă în prezent pentru bunurile cu risc fiscal ridicat), în mod cert presiunea pentru companii va fi şi mai mare. Aceasta întrucât vor trebui prioritizate, în egală măsură, şi cerinţele de ordin comercial, operaţional, procesele de postare a facturilor emise şi primite în sistemele financiar contabile, impactul asupra fluxurilor de numerar, toate acestea necesitând bineînţeles resurse suplimentare şi un calendar de implementare mai extins.

În oricare dintre ipoteze, în perioada imediat următoare facturarea electronică ar trebui să devină o prioritate pe agenda companiilor din România, pentru a preveni eventuale contravenţii, consecinţe fiscale sau chiar blocaje din punct de vedere comercial.