Autor: Cristina Săulescu, Partener Cabot Transfer Pricing

Companiile care operează automate comerciale riscă, începând cu luna octombrie, amenzi semnificative și sancțiuni suplimentare dacă nu își dorează aceste aparate cu case de marcat fiscale electronice. După multiple amânări ale termenelor și o perioadă suplimentară de grație în aplicarea sancțiunilor, fiscalizarea automatelor comerciale devine o realitate palpabilă, companiile care nu se conformează putând fi amendate de la 1 octombrie cu până la 10.000 de lei și chiar suspendarea activității până la remedierea situației.

Conform legislației fiscale actuale, toate automatele comerciale care funcționează pe bază de plăți cu cardul, acceptatoare de bancnote sau monede ar fi trebuit să fie dotate cu case de marcat fiscale până la sfârșitul anului 2023. Deși erau prevăzute sancțiuni pentru nerespectarea termenului impus la finalul anului trecut, acestea au fost amânate, prin OUG 115/2023, pentru o perioadă de nouă luni, iar perioada de grație tocmai s-a încheiat la 1 octombrie.

Pe cale de consecință, începând cu octombrie 2024, firmele care dețin asemenea automate comerciale încă nefiscalizate riscă amenzi între 8.000 și 10.000 de lei. În plus, companiile pot suferi consecințe mai grave, cum ar fi confiscarea sumelor de bani nejustificate și suspendarea activității automatelor până la îndeplinirea cerințelor legale.

Este important de menționat că această obligație se aplică doar pentru automatele comerciale care procesează plăți electronice sau în numerar, fără intervenția unui operator uman.

De ce este necesară dotarea automatelor cu case de marcat fiscale?

Obligația de a instala case de marcat la automatele comerciale este parte a unui efort mai amplu din partea autorităților de a crește transparența și conformitatea fiscală în economia românească. Prin aceste măsuri, Guvernul urmărește combaterea evaziunii fiscale și asigurarea unei mai bune monitorizări a tranzacțiilor efectuate prin automatele comerciale.

Este esențial pentru operatorii de automate să ia măsuri urgente pentru a-și conforma echipamentele la noile reglementări, astfel că am pregătit mai jos un scurt ghid de acțiuni imediate pentru companii.

Ce trebuie să facă firmele pentru a evita amenzile?

1. Inventarierea tuturor automatelor comerciale din rețea: Primul pas pe care orice companie trebuie să îl facă este să identifice toate automatele comerciale care funcționează pe bază de plăți electronice sau în numerar și care necesită dotarea cu case de marcat fiscale. În cazul automatelor mai vechi, care nu pot suporta integrarea unei case de marcat fiscale, companiile ar trebui să ia în considerare modernizarea acestora pentru a respecta standardele actuale. Unele echipamente pot necesita adaptări hardware sau software, dar există și riscul ca pentru anumite automate să fie necesară înlocuirea lor cu echipamente mai noi.

De asemenea, vă reamintim că, nu mai departe de acum câteva luni, Guvernul a stabilit o cerință suplimentară legată de bonurile emise de casele de marcat fiscale, urmând că în viitor să fie obligatoriu ca aceste documente să aibă tipărite pe ele coduri QR, care să conțină anumite informații obligatorii ca de exemplu: data și ora emiterii bonului fiscal, numărul de identificare al bonului fiscal, precum și seria fiscală a aparatului de marcat care l-a emis. Majoritatea caselor de marcat existente acum pe piață vor permite, prin modificări de software, tipărirea unui cod QR pe bonul fiscal, dar vor exista și aparate care nu vor suporta această actualizare fără înlocuirea unor componente hardware (cum ar fi memoria fiscală sau jurnalul electronic). Având în vedere acest aspect tehnic, merită luată în calcul dotarea din start cu case de marcat de tehnologie mai nouă care să ofere posibilități de resoftări în eventualitatea unor astfel de obligații și cerințe suplimentare care mai pot apărea pe parcurs.

2. Colaborarea cu furnizori autorizați: Este esențial ca firmele să colaboreze cu furnizori autorizați de case de marcat fiscale pentru a achiziționa și instala aparate conforme cu legislația în vigoare. Instalarea trebuie efectuată de specialiști certificați, iar echipamentele trebuie integrate în sistemul informatic fiscal național gestionat de ANAF și Ministerul de Finanțe.
3. Obținerea avizelor și certificărilor necesare: Odată cu instalarea aparatelor, firmele trebuie să se asigure că respectă toate formalitățile birocratice și că au operat toate înregistrările necesare la Agenția Națională de Administrare Fiscală prin depunerea formularelor fiscale specifice caselor de marcat.
4. Teste și instruire pentru personal: Chiar dacă automate comerciale funcționează în mod autonom, este recomandabil ca personalul companiei să fie instruit cu privire la utilizarea și monitorizarea corectă a noilor echipamente fiscale, pentru a evita eventualele erori tehnice ale aparatelor de marcat care pot genera riscuri de neconformitate din punct de vedere fiscal.

Pe lângă conformarea la cerințele legale, firmele pot lua câteva măsuri proactive pentru a evita problemele, cea mai importantă fiind probabil aceea de a monitoriza continuu activitatea automatelor. Sistemele moderne permit monitorizarea de la distanță a tranzacțiilor efectuate prin automate, astfel că printr-o supraveghere constantă operatorii pot detecta eventualele defecțiuni tehnice sau discrepanțe contabile înainte de a fi penalizați de autorități.

La fel de important este și revizuirea periodică a legislației, în condițiile în care reglementările fiscale sunt într-o dinamică mereu în schimbare, iar firmele ar trebui să urmărească actualizările și să colaboreze cu consultanți fiscali pentru a se asigura că sunt la curent și respectă toate obligațiile în vigoare.

Autor: Andra Cașu, Partener, liderul departamentului de Impozite directe, EY România

• 87% dintre directorii financiari consideră că inteligența artificială generativă (GenAI) va impulsiona eficiența în zona fiscală, față de numai 15% în 2023
• 62% dintre respondenți spun că angajații fără studii superioare reprezintă o sursă de capital uman tot mai importantă
• Cele mai dificile obiective în actualul context: menținerea și alocarea eficientă a resurselor umane în cadrul funcțiilor financiar-fiscale

Inteligența artificială generativă (GenAI) va sprijini transformarea funcțiilor financiar-fiscale și vor contribui la rezolvarea unor probleme majore, precum cele legate de (in)eficiență, penuria de resurse umane și de respectarea noilor obligații de raportare, inclusiv a celor care privesc impozitele minime la nivel global – este principala concluzie a ediției 2024 a studiului EY Tax and Finance Operations (TFO). 

Cei mai mulți directori financiari (CFO) și persoane din top management cu funcții fiscale (87%) au declarat că GenAI va încuraja creșterea eficienței și a eficacității, ceea ce reprezintă o creștere de aproape șase ori față de anul trecut, când doar 15% dintre respondenți erau de această părere. Pe de altă parte însă, trei sferturi dintre cei intervievați (75%) au recunoscut că se află doar în stadii incipiente ale parcursului lor în materie de GenAI, ca opțiune în optimizarea fiscală.

Una dintre concluziile ediției din acest an a studiului EY, care a colectat informații foarte detaliate de la 1.600 de directori financiari și specialiști fiscali din 32 de jurisdicții și 18 sectoare de activitate, este aceea că funcțiile financiar-fiscale trebuie să se transforme, pentru a face față presiunilor tot mai mari asupra costurilor, dar și factorilor de piață inerenți (cum ar fi penuria de resurse umane), precum și cerintelor de respectare a noilor și complicatelor reglementări fiscale aparute în ultima perioadă.

Gestionarea eficientă a bugetelor – prioritate principală

Pentru prima dată în istoria de șase ani a studiului EY, presiunile asupra costurilor reprezintă principalul motiv de îngrijorare pentru respondenți, impactul cumulat al inflatiei și al necesităților de reducere a costurilor erodând semnificativ bugetele funcțiilor financiar-fiscale ale companiilor. Aproape jumătate (49%) dintre respondenți au declarat că gestionarea eficientă a bugetelor reprezintă principala prioritate pentru ei, iar 86% au spus că intenționează să scadă costurile. Dar, necesitatea transformării tehnologice este o cale cu un singur sens și vine din presiuni legislative și de raportare.

Studiul evidențiază, de asemenea, faptul că funcțiile fiscale se confruntă tot mai mult cu imperativul gestionării unor responsabilități fiscale foarte complexe, care implică un volum de date din ce în ce mai mare. Aici sunt incluse facturarea electronică și raportarea fiscală digitală în timp real, care vor deveni obligatorii în viitorul apropiat în aproape 100 de țări, dar și conformarea cu adoptarea recomandărilor OCDE, cum ar fi BEPS 2.0, care transmite guvernelor să impună marilor corporații un impozit minim global de cel puțin 15%. Aproape jumătate (42%) dintre organizații anticipează un număr considerabil de ajustări necesare pentru a obține datele de raportare aferente BEPS 2.0, iar cei mai mulți (82%) se așteaptă la modificări moderate sau chiar semnificative în procesele lor de raportare.

Andra Cașu, Partener, liderul departamentului de Impozite directe, EY România: ”În România, observăm că trendul digitalizării a început după pandemie, însă ritmul deschiderii voluntare a companiilor a fost unul destul de lent, până în momentul în care a devenit clar și din perspectiva autorităților fiscale că digitalizarea fiscală a demarat fără drept de opțiune. De exemplu, în zona impozitelor indirecte există deja mai multe obligații de raportare electronică, necesitând o accelerare de conformare și transformare internă a contribuabililor români. Pe de altă parte, apariția unor noi obligații de raportare suplimentară – cum ar fi impozitul minim pe cifra de afaceri, FATCA, CRS, DAC6, BEPS 2.0, precum și perspectivele altor cerințe adiționale de raportare – cum ar fi DAC7, DAC8 etc. – arată în mod clar necesitatea de creștere a eficienței funcției fiscale. Modul în care companiile din România vor face față acestor cerințe va depinde, cu siguranță, de capacitatea lor de absorbție internă a multiplelor sarcini adiționale, dar și de mentalitatea pe care o vor adopta, ideală fiind una deschisă către nou și obișnuită cu ritmul rapid al schimbării. În alte țări din această zonă a Europei, cum ar fi Polonia, Cehia, Ungaria, ritmul transformării digitale în economie și al automatizării funcției fiscale este deja mult mai avansat și, prin urmare, România trebuie să evolueze mult mai rapid în acest domeniu pentru a rămâne competitivă.”

Presiunea resurselor umane asupra funcțiilor financiar-fiscale se apropie de niveluri critice

Penuria de resurse umane reprezintă deja o problemă critică și 70% dintre liderii financiar-fiscali spun că resimt acut impactul diminuării numărului de contabili care încep să profeseze (această lipsă fiind observată, în special, în contextul pensionării generației de vârsta a treia). Mai bine de jumătate (53%) dintre respondenți au declarat că se confruntă cu dificultăți în a păstra sau a atrage oameni calificați, ceea ce nu ar fi chiar o surpriză, având în vedere nemulțumirile din ultimii ani, în general, la nivel global, vizavi de nivelul de pregătire al noului val de specialiști în fiscalitate. Dar ceea ce reprezintă, într-adevăr, una dintre surprizele studiului este că aproape două treimi dintre respondenți (62%) consideră că angajații fără studii superioare reprezintă o sursă de capital uman tot mai importantă.

Vestea bună este aceea că 55% dintre respondenți au declarat că, în opinia lor, GenAI nu va aduce o reducere a numărului de angajați din funcțiile fiscale. În schimb, companiile vor aloca timpul angajaților din funcțiile financiar-fiscale către activități cu valoare adăugată mai mare și strategice, în detrimentul sarcinilor de rutină din domeniul conformității.

GenAI revoluționează deja industria financiar-fiscală contribuind la gestionarea activităților complexe de raportare și a volumelor mari de date, relevă studiul, și îi încurajează pe specialiștii din domeniul fiscal să adopte o mentalitate transformatoare. Astfel, aceștia pot fi mai eficienți, se pot concentra asupra activităților cu valențe mai degrabă strategice și pot lua decizii mai bune, ceea ce va genera valoare pentru organizațiile lor. Liderii din domeniul fiscal se confruntă cu dificultăți în a identifica cum să valorifice cel mai bine tehnologia AI, iar acum este momentul potrivit pentru a pregăti funcția fiscală pentru viitor, prin elaborarea unui plan de a integra GenAI în mod responsabil.