Autori: Claudia Sofianu, Partener, liderul departamentului Impozit pe venit și contribuții sociale, EY România

Anca Atanasiu, Avocat, Senior Managing Associate, Băncilă, Diaconu și Asociații SPRL

Nicoleta Rusu, Avocat, Associate, Băncilă, Diaconu și Asociații SPRL

În contextul avansării rapide a tehnologiilor de inteligență artificială (IA) în ultimii ani, Uniunea Europeană a răspuns prin elaborarea unui regulament care să abordeze provocările etice și riscurile asociate cu implementarea acestora. Regulamentul 2024/1689 al Parlamentului European și al Consiliului din 13 iunie 2024, de stabilire a unor norme armonizate privind inteligența artificială (Regulamentul privind IA) a intrat în vigoare la 1 august 2024 și este primul act legislativ care urmărește instituirea unui cadru uniformizat în această materie, asigurându-se că dezvoltarea și implementarea IA nu aduce atingere drepturilor fundamentale și promovează încrederea cetățenilor în noile tehnologii.

Utilizarea IA de către angajatori în relațiile de muncă pentru a simplifica și automatiza anumite procese (e.g., selectarea candidaților, monitorizarea performanței salariaților) nu reprezintă o noutate. Cu toate acestea, având în vedere tendința anumitor sisteme de IA de a perpetua practici discriminatorii sau prejudecăți, s-a dovedit necesară reglementarea unui nivel de protecție sporit pentru persoanele vizate, prin introducerea unor obligații complexe pentru entitățile care dezvoltă sau utilizează sisteme de IA în activitatea lor.

Riscurile utilizării IA în relațiile de muncă

 Regulamentul adoptă o abordare bazată pe riscuri, clasificând sistemele de IA în patru categorii de risc: (i) inacceptabil, (ii) ridicat, (iii) limitat și (iv) minim.

Utilizarea IA pentru a deduce emoțiile unei persoane fizice în sfera locului de muncă prezintă un grad de risc inacceptabil și este interzisă, reprezentând o ingerință la adresa valorilor UE și a drepturilor fundamentale.

De asemenea, având în vedere impactul semnificativ pe care îl pot avea asupra carierei, mijloacelor de subzistență și drepturilor lucrătorilor, următoarele sisteme de IA din domeniul ocupării forței de muncă și gestionării lucrătorilor sunt considerate ca prezentând un grad ridicat de risc:

• cele destinate recrutării sau selectării persoanelor fizice, în special pentru a plasa anunțuri de angajare direcționate în mod specific, pentru a analiza și a filtra candidaturile pentru locuri de muncă și pentru a evalua candidații;
• cele destinate luării deciziilor care afectează termenii derulării relațiilor de muncă, promovarea și încetarea relațiilor contractuale legate de muncă, pentru a aloca sarcini pe baza comportamentului individual sau a trăsăturilor ori caracteristicilor personale sau pentru a monitoriza și evalua performanța și comportamentul persoanelor aflate în astfel de relații.

Prin excepție, aceste sisteme nu vor fi considerate ca având un grad ridicat de risc, dacă nu prezintă un risc semnificativ de a aduce prejudicii sănătății, siguranței sau drepturilor fundamentale ale persoanelor fizice, inclusiv prin faptul că nu influențează în mod semnificativ rezultatul procesului decizional (e.g., un sistem care îndeplinește o sarcină procedurală restrânsă, precum detectarea duplicatelor dintr-un număr mare de candidaturi). Cu toate acestea, chiar și în situațiile exceptate, aceste sisteme vor fi considerate întotdeauna ca prezentând un grad ridicat de risc, dacă creează profiluri ale persoanelor fizice.

Ce obligații au companiile care utilizează IA în relațiile de muncă?

 Companiile care achiziționează și utilizează sisteme de IA cu grad ridicat de risc la locul de muncă vor face obiectul unor exigențe stricte în ceea ce privește utilizarea acestora, printre care amintim:

1. Respectarea instrucțiunilor de utilizare: Companiile au obligația de a respecta instrucțiunile de utilizare puse la dispoziție de către furnizorii de sisteme IA, adoptând măsuri tehnice și organizatorice corespunzătoare în acest sens. Aceștia monitorizează funcționarea sistemului și notifică furnizorului și autorităților competente orice incident grav apărut în utilizarea sistemului. După caz, aceste informații pot fi utilizate pentru efectuarea evaluării impactului asupra protecției datelor, în temeiul Regulamentului general privind protecția datelor (RGPD).
2. Supravegherea umană: Supravegherea sistemelor de IA cu grad ridicat de risc trebuie să fie încredințată unor persoane care dispun de competența, formarea, autoritatea și sprijinul necesar, fie prin angajarea de resurse umane adecvate, fie prin extinderea responsabilităților personalului relevant existent. Acestor persoane trebuie să li se permită, printre altele, să interpreteze corect rezultatele sistemului de IA cu grad ridicat de risc, ținând seama de instrumentele și metodele de interpretare disponibile, precum și să decidă să nu utilizeze sistemul de IA cu grad ridicat de risc sau să ignore, să anuleze sau să inverseze rezultatele acestuia.
3. Pregătirea în domeniul IA: Companiile care implementează sisteme de IA trebuie să se asigure că atât personalul propriu, cât și alte persoane care se ocupă cu operarea și utilizarea sistemelor de IA în numele lor, dispun de competențele și cunoștințele necesare în materie, luând în considerare contextul și grupurile de persoane în legătură cu care urmează să fie folosite aceste sisteme.
4. Informarea lucrătorilor: Înainte de a pune în funcțiune sau de a utiliza un sistem de IA cu grad ridicat de risc la locul de muncă, angajatorii trebuie să informeze reprezentanții lucrătorilor și lucrătorii afectați că vor fi implicați în utilizarea sistemului de IA cu grad ridicat de risc.
5. Furnizarea de explicații: La cerere, companiile sunt obligate să furnizeze persoanei afectate de o decizie luată pe baza rezultatelor unui sistem de IA cu grad ridicat de risc explicații în legătură cu rolul sistemului în procedura decizională, dacă această decizie produce efecte juridice sau o afectează semnificativ de o manieră pe care o consideră a avea un impact negativ asupra sănătății, siguranței sau drepturilor sale fundamentale.

Implicații în materia protecției datelor cu caracter personal

Regulamentul privind IA nu aduce atingere drepturilor și obligațiilor prevăzute de Regulamentul general privind protecția datelor (RGPD). În acest sens, toți actorii implicați în lanțul valoric al IA ar trebui, în măsura în care acestea implică prelucrarea de date cu caracter personal, să aibă în vedere asigurarea conformității cu prevederile RGPD. O atenție deosebită va trebui acordată, printre altele, necesității efectuării evaluărilor impactului asupra datelor cu caracter personal, identificării și implementării proceselor decizionale automatizate și/sau profilării, dar și obligațiilor generale, precum identificarea bazei legale de prelucrare, acordarea și exercitarea drepturilor persoanelor vizate etc.

Sancțiuni

 Pentru nerespectarea obligațiilor privind sistemele de IA cu grad de risc inacceptabil, angajatorii riscă amenzi de până la 35 de milioane EUR sau de până la 7% din cifra de afaceri mondială totală anuală pentru exercițiul financiar precedent.

În ceea ce privește sistemele de IA cu grad ridicat de risc, amenzile pot ajunge până la 15 milioane EUR sau 3% din cifra de afaceri mondială totală anuală pentru exercițiul financiar precedent.

Apreciem că angajatorii vor trebui să aibă în vedere și amenzile care pot fi aplicate pentru nerespectarea dispozițiilor în materia protecției datelor cu caracter personal. Pentru ușurință, reiterăm că acestea pot ajunge, în funcție de încălcare, până la 20 de milioane EUR sau, în cazul unei întreprinderi, de până la 4% din cifra de afaceri mondială totală anuală corespunzătoare exercițiului financiar anterior, luându-se în calcul cea mai mare valoare.

Concluzii și recomandări

 Deși obligațiile privind sistemele de IA cu grad ridicat de risc vor intra în vigoare pe 2 august 2027, societățile care intenționează să implementeze astfel de instrumente înainte de acest termen ar trebui să ia în considerare următoarele:

• efectuarea unei analize a sistemelor de IA, pentru a determina categoriile de risc în care se încadrează;
• informarea salariaților și a reprezentanților, după caz, cu privire la implicarea acestora în utilizarea sistemelor de IA cu grad ridicat de risc la locul de muncă;
• instruirea adecvată a salariaților prin organizarea de training-uri sau prin elaborarea unor politici interne privind implicațiile aferente introducerii tehnologiilor de IA în relațiile de muncă;
• desemnarea persoanelor responsabile cu supravegherea umană a sistemelor, prin introducerea atribuțiilor corespunzătoare în fișa postului sau prin crearea unei noi funcții în cadrul organigramei.

Autori: Anca Atanasiu, Avocat, Senior Managing Associate, Băncilă, Diaconu și Asociații SPRL

Nicoleta Rusu, Avocat, Associate, Băncilă, Diaconu și Asociații SPRL

Într-un peisaj legislativ în continuă evoluție, înțelegerea corectă a procesului de concediere colectivă este esențială pentru orice angajator, având în vedere implicațiile semnificative ale nerespectării etapelor stabilite de legislația muncii.

Recent, Curtea de Justiție a Uniunii Europene (CJUE) a pronunțat o hotărâre de referință în ceea ce privește obligația de informare și consultare în contextul concedierilor colective, care va avea un impact substanțial asupra practicilor angajatorilor, dar și asupra protecției angajaților din România și din celelalte state membre ale Uniunii Europene.

Cadrul legislativ existent

Codul Muncii nu instituie o obligație în sarcina salariaților de a-și desemna reprezentanți. Cu toate acestea, legea le recunoaște acestora un important rol consultativ în procesul de concediere colectivă, având inclusiv posibilitatea de a propune măsuri în vederea evitării concedierilor ori diminuării numărului salariaților concediați.

Ce se întâmplă însă în cazul în care nu există sindicat sau reprezentanți ai salariaților desemnați la nivelul angajatorului? Opiniile doctrinare și practicile instanțelor de judecată sunt, bineînțeles, împărțite.

Într-o primă opinie, s-a considerat că textul este de strictă aplicare, în lipsa unui sindicat sau a unor reprezentanți desemnați, angajatorii nefiind obligați să parcurgă un proces de consultare. Într-o altă opinie, s-a susținut că lipsa acestora nu afectează drepturile salariaților de a fi informați și consultați în mod individual, pentru a li se asigura protecție împotriva concedierii, acesta fiind un drept esențial al salariaților în relațiile de muncă, precum și pentru a asigura respectarea principiului bunei-credințe.

Cauza C-496/22 – EI împotriva SC Brink’s Cash Solutions SRL

Pentru a pune capăt acestor divergențe, CJUE a fost solicitată să interpreteze aplicabilitatea obligației de informare și consultare, conform Directivei 98/59/CE privind apropierea legislațiilor statelor membre cu privire la concedierile colective, în absența unor reprezentanți aleși ai salariaților.

Întrebările preliminare au fost adresate de Curtea de Apel București în contextul unui litigiu privind anularea unei decizii de concediere. În speță, angajatorul a efectuat concedieri colective, fără a se consulta cu reprezentanții salariaților, mandatul acestora fiind expirat.

CJUE a statuat că protecția oferită lucrătorilor de Directiva 98/59 este colectivă, și nu individuală, motiv pentru care dispozițiile acesteia nu stabilesc o obligație pentru angajator de a efectua informarea și consultarea individuală a lucrătorilor vizați de o concediere colectivă preconizată.

De asemenea, potrivit instanței europene, chiar dacă Directiva 98/59 nu prevede o obligație pentru salariați de a-și alege reprezentanți, revine statelor membre sarcina de a adopta toate măsurile utile pentru a fi desemnați reprezentanți ai salariaților și de a se asigura că aceștia nu se află într-o situație în care, din motive independente de voința lor, sunt împiedicați să își desemneze reprezentanți.

Soluția Curții de Apel București

Ca urmare a hotărârii CJUE, Curtea de Apel București, prin Hotărârea nr. 313/2024, a dispus anularea deciziei de concediere. În motivarea acesteia, Curtea de Apel a susținut că, deși angajatorul nu avea obligația de a se consulta individual cu fiecare salariat, acesta trebuia să fie proactiv și să inițieze în timp util discuții la nivelul salariaților pentru a se asigura că aceștia își desemnează noi reprezentanți care să poată fi consultați și informați, anterior demarării procedurii de concediere colectivă.

Mai mult, instanța a arătat că angajatorul avea cunoștință de expirarea mandatului reprezentanților și de inițierea procedurii de numire a unora noi, însă a ales să continue procesul de concediere colectivă, fără să aștepte rezultatul acestui demers.

Concluzii

Soluția dispusă recent de instanțele de judecată clarifică un aspect foarte important cu privire la modalitatea în care angajatorii ar trebui să deruleze procedurile de concediere colectivă, în cazul în care salariații nu sunt reprezentați. Astfel, este recomandat ca aceștia să acorde o atenție sporită etapei de informare și consultare în cadrul concedierilor colective, să se asigure că aceasta este efectuată în conformitate cu legislația în vigoare și, nu în ultimul rând, să aloce suficient timp pentru parcurgerea tuturor pașilor și etapelor în vederea desemnării unui partener de dialog.

Totodată, este esențial ca angajatorii să documenteze în mod corect și complet demersurile întreprinse pentru a facilita numirea reprezentanților salariaților, pentru a își dovedi buna-credință, însă fără ca acestea să constituie un act de ingerință în dreptul salariaților de a își alege reprezentanții în mod independent.

Autori: Anca Atanasiu, Avocat, Senior Managing Associate, Băncilă, Diaconu și Asociații SPRL

Ana Flueran, Avocat, Senior Associate, Băncilă, Diaconu și Asociații SPRL

În domeniul dinamic al forței de muncă, căutarea echilibrului între viața profesională și cea personală a condus la noi forme de organizare a programului de muncă care să corespundă nevoilor moderne, atât ale angajatorilor, cât și ale salariaților. Printre soluțiile în discuție este săptămâna de muncă de patru zile, cu menținerea drepturilor salariale.

Această nouă potențială abordare a structurării programului de muncă depășește deja cunoscutele aranjamente de muncă flexibile, cum ar fi telemunca, reglementată în România de Legea 81/2018 privind reglementarea activităţii de telemuncă. Săptămâna de patru zile reprezintă o viziune mai largă a flexibilității, cu avantaje multiple atât pentru salariați, cât și pentru angajatori.

Cadrul legislativ existent

În România, au existat mai multe încercări legislative de a introduce o săptămână de muncă de patru zile, cu propuneri apărute în 2016, 2017 și, cel mai recent, în 2022. Cu toate acestea, inițiativele respective au omis să ia în considerare un aspect: legislația națională existentă oferă deja un cadru legal pentru implementarea unui astfel de program de muncă.

Deși programul standard de muncă este înrădăcinat în mentalitatea colectivă – 8 ore pe zi, 5 zile pe săptămână, cu 48 de ore consecutive de odihnă – Codul Muncii din România permite și o distribuție inegală a orelor de muncă, adaptată cerințelor specifice ale fiecărui loc de muncă.

Conform Codului Muncii, modul concret de stabilire a programului de lucru inegal în cadrul săptămânii de lucru de 40 de ore, precum şi în cadrul săptămânii de lucru comprimate, va fi negociat prin contractul colectiv de muncă la nivelul angajatorului sau, în absenţa acestuia, va fi prevăzut în regulamentul intern. Totodată, pentru a putea fi implementat acest program de lucru, trebuie precizat în mod expres în cuprinsul contractului individual de muncă, fie de la începutul raportului de muncă, fie ulterior, prin încheierea unui act adițional.

Proiectele legislative care au fost propuse prevedeau un scenariu în care salariații lucrează 10 ore pe zi timp de 4 zile, cu un repaus de 3 zile. Aceasta este doar o interpretare a conceptului săptămânii de muncă de patru zile, care cuprinde, de fapt, o varietate de modele concepute pentru a satisface nevoile diverse ale angajatorilor și ale forței de muncă.

Explorarea modelelor săptămânii de muncă de patru zile

Modelele care pot fi avute în vedere pentru acest program de lucru flexibil pot îmbrăca următoarele forme și nu numai:

• Săptămâna de muncă de 4 zile: Acest model propune o reducere de 20% a săptămânii de muncă standard de 40 de ore, prin eliminarea unei zile de muncă, cum ar fi vineri (practic, timpul de muncă săptămânal este de 32 ore).
• Săptămâna de muncă de 4,5 zile: În acest aranjament, salariații pot beneficia, de exemplu, de o jumătate de zi sau o zi întreagă liberă la fiecare două săptămâni.
• Săptămâna de muncă comprimată, de 4 zile: Această abordare presupune ca timpul de muncă să nu fie redus, iar orele de muncă să fie distribuite pe parcursul a patru zile de muncă (de exemplu, de luni până joi salariații lucrează 10 ore pe zi și vineri este zi liberă).

Deși cadrul legal românesc existent permite implementarea săptămânii de muncă de patru zile, este important ca angajatorii să respecte, de asemenea, și celelalte reglementări obligatorii referitoare la timpul de muncă și de odihnă. Acest lucru include asigurarea faptului că salariații beneficiază de o perioadă de odihnă de nu mai puțin de 12 ore consecutive între două zile de muncă și un minim de 8 ore pentru munca în schimburi.

Situația la nivelul Uniunii Europene

Din februarie 2022, Belgia a aprobat la nivel legislativ săptămână de muncă de patru zile. Salariații belgieni au opțiunea de a comprima orele lor cu normă întreagă în patru zile, fără nicio reducere a salariului. Cu toate acestea, acest lucru nu se traduce prin mai puține ore de lucru; pur și simplu înseamnă gruparea orelor de muncă obișnuite în mai puține zile. În ciuda acestei legislații progresive, adoptarea printre lucrătorii belgieni a fost relativ lentă momentan.

Între timp, Germania a devenit cel mai recent teren de testare pentru săptămâna de muncă de patru zile, cu un proiect pilot care a început în luna februarie a acestui an. Acest proiect ambițios implică 45 de companii active în diverse industrii, toate explorând beneficiile și provocările potențiale ale acestui nou program de lucru.

Avantajele unei săptămâni de muncă scurte

Pentru angajatori, săptămâna de muncă scurtă poate contribui la îmbunătățirea atractivității lor pe piața muncii și ajută la recrutarea celor mai bune talente.

Această formă de organizare a programului de muncă poate contribui chiar la crearea unui mediu care favorizează creativitatea și inovația, unde salariații sunt motivați să caute modalități de a îmbunătăți eficiența și de a contribui cu soluții inovatoare la locul de muncă.

Pentru salariați, săptămâna de muncă de patru zile poate duce la creșterea bunăstării acestora, deoarece oferă mai mult timp pentru odihnă, o satisfacție mai mare în muncă, reducerea epuizării și a expunerii la boli profesionale.

Concluzii

Cadrul legislativ actual din România oferă suficiente pârghii pentru implementarea săptămânii de muncă de patru zile. Legislația existentă este suficient de flexibilă, permițând companiilor autonomia de a-și adapta programele de muncă în concordanță cu nevoile lor operaționale și circumstanțele economice.

Modelul săptămânii de muncă de patru zile nu trebuie să fie o soluție universală. Angajatorii pot alege să o aplice ca o politică generală sau având caracter sezonier (de exemplu, pe timpul verii). Alternativ, modelul poate fi aplicat doar anumitor categorii de salariați sau departamente, în funcție de specificul activității.

Decizia de a implementa o săptămână de muncă scurtă revine în cele din urmă fiecărei societăți în parte și este esențial ca o astfel de decizie să fie luată după o considerare atentă a activităților specifice societății și a impactului potențial al unei astfel de decizii.

Autor: Anca Atanasiu, Avocat, Senior Managing Associate, Băncilă, Diaconu şi Asociaţii

Conformitatea cu GDPR implică asumarea de către operatori a unui angajament permanent de a proteja în mod eficient datele cu caracter personal și de a respecta drepturile persoanelor vizate. Acest angajament este însoțit însă de multiple provocări pe care companiile le întâmpină în mod frecvent în activitatea de zi cu zi. Revizuirea constantă a politicilor de prelucrare a datelor, punerea în aplicare a măsurilor de securitate din ce în ce mai stricte și instruirea corespunzătoare a personalului sunt doar câteva dintre activitățile esențiale pe care orice operator de date cu caracter personal trebuie să le aibă în vedere.

În cei cinci ani de la apariția GDPR, s-a putut observa o creștere a gradului de complexitate a mediului economic și social, mai ales în contextul digitalizării și adoptării tehnologiilor avansate, astfel că se impune o atenție sporită în ceea ce privește măsurile și practicile ce trebuie adoptate de către organizații, pentru a evita sancțiunile și riscul reputațional.

Cadrul de reglementare

Una dintre provocările în această materie rezultă din însuși cadrul de reglementare. De la stabilirea bazelor legale pentru prelucrarea datelor, până la implementarea principiilor privacy by design și privacy by default, companiile au nevoie de o înțelegere profundă a legislației. În multe situații, GDPR folosește termeni vagi sau nedefiniți, cum ar fi „întârziere nejustificată”, „risc pentru drepturi și libertăți” și „efort disproporționat”.

În mod similar, GDPR nu oferă nicio definiție a ceea ce constituie un nivel „rezonabil” de protecție a datelor cu caracter personal, oferind autorităților de reglementare o oarecare libertate în evaluarea nivelului de conformitate.

Astfel, se conturează din ce în ce mai mult nevoia de revizuire a cadrului de reglementare actual sau emiterea de îndrumări din partea autorităților de supraveghere pentru mai multă claritate.

Controale interne și monitorizare

În ultimii ani, am putut observa un progres notabil din partea organizațiilor, în special a multinaționalelor care lucrează cu volume mari de date, în aria de monitorizare a activităților de prelucrare și introducere de controale interne și mecanisme de verificare a conformității cu principiile GDPR.

Companiile trebuie să efectueze audituri, evaluări și revizuiri periodice pentru a monitoriza și demonstra conformitatea lor. Totodată, trebuie să fie pregătite să gestioneze solicitările persoanelor vizate, cum ar fi dreptul de acces, rectificare sau ștergere, prin stabilirea unor proceduri interne și fluxuri de soluționare cât mai rapide și eficiente.

Gestionarea unui volum mare de cereri și menținerea unui sistem centralizat pentru a putea urmări și răspunde acestor solicitări reprezintă o provocare suplimentară pentru organizații.

Multe companii și-au format echipe interne sau externe de experți în domeniul protecției datelor care au pus la punct procesele de prelucrare și au ajutat la conștientizarea colectivă privind necesitatea conformării cu regulile GDPR. Echipele interne, prin rolul lor de a monitoriza, actualiza și îmbunătăți în mod constant procesele interne, contribuie semnificativ la o creștere a calității practicilor GDPR în Romania.

Costuri ridicate de conformitate

Pentru a putea asigura conformitatea și menține un nivel adecvat de monitorizare și control, organizațiile sunt nevoite să ia în considerare și costurile generate de aceste activități și să aloce bugete importante în acest sens.

Companiile trebuie să investească în sisteme performante de management al datelor, să implementeze măsuri tehnice și organizatorice de securitate eficiente împotriva atacurilor cibernetice, să folosească instrumente de monitorizare a duratei de stocare a datelor și mecanisme de ștergere a acestora și, nu în ultimul rând, să asigure instruirea periodică a personalului.

Obținerea consimțământului valabil

O altă provocare are în vedere obținerea din partea persoanelor vizate a consimțământului privind prelucrarea datelor personale în anumite scopuri, într-un mod transparent și complet informat, anterior colectării și prelucrării datelor lor.

Organizațiile trebuie să se asigure că, acolo unde prelucrarea datelor personale are loc pe baza consimțământului persoanelor vizate, acestea l-au exprimat în mod liber, specific, informat și lipsit de ambiguitate.

Astfel, companiile trebuie să instituie mecanisme de colectare și management al consimțământului, asigurându-se că acesta este colectat și exprimat în mod valabil, precum și păstrat și utilizat în baza unor evidențe clare și complete.

GDPR și AI

Inteligența Artificială (AI) prezintă noi provocări pentru respectarea GDPR. Sistemele de AI pot implica procese automate de luare a deciziilor care pot încălca drepturile și libertățile fundamentale ale persoanei vizate, în cazul în care aceste tehnologii nu sunt utilizate în mod corespunzător.

Conform GDPR, persoanele vizate au dreptul de a nu face obiectul unei decizii bazate exclusiv pe prelucrarea automată, care produce efecte juridice care privesc persoana vizată sau o afectează în mod similar într-o măsură semnificativă. În situațiile de excepție, atunci când luarea acestor decizii este permisă, persoanele vizate au dreptul de a obține intervenție umană, de a-și exprima punctul de vedere și de a contesta decizia.

Acest lucru ridică provocări, deoarece funcționarea unor modele de AI poate fi opacă. Sistemele de AI pot lua decizii pe care chiar și creatorii lor nu le înțeleg complet, încălcând astfel principiul transparenței GDPR. De asemenea, conceptul de minimizare a datelor stabilit de GDPR și nevoia AI pentru volume mari de date sunt aparent contradictorii.

Organizațiile care intenționează să folosească AI vor trebui să găsească un echilibru între utilizarea datelor pentru a instrui sistemele lor de AI și respectarea cerințelor GDPR pentru a proteja drepturile și libertățile fundamentale ale persoanelor vizate.

Autor: Anca Atanasiu, Avocat, Senior Managing Associate, Băncilă, Diaconu şi Asociaţii

La data de 17 mai 2023, în Jurnalul Oficial al Uniunii Europene a fost publicată Directiva (UE) 2023/970 a Parlamentului European și a Consiliului din 10 mai 2023 de consolidare a aplicării principiului egalității de remunerare pentru aceeași muncă sau pentru o muncă de aceeași valoare între bărbați și femei, prin transparență salarială și mecanisme de asigurare a respectării legii.

Directiva urmărește stabilirea unor standarde de transparență salarială, prin:

• introducerea unor obligații de raportare pentru marii angajatori cu privire la egalitatea de remunerare;
• reglementarea dreptului angajaților la informații din partea angajatorului cu privire la nivelul lor salarial și la nivelurile salariale medii;
• crearea unor mecanisme care îmbunătățesc aplicarea principiului egalității de remunerare.

Deși termenul de transpunere urmează să se împlinească la data de 7 iunie 2026, având în vedere complexitatea măsurilor introduse, este binevenită o analiză anticipată a implicațiilor noilor obligații impuse angajatorilor, pentru a facilita implementarea acestora ulterior.

Transparența salarială înainte de angajare

Conform Directivei, angajatorii trebuie să asigure transparența salarială atât înainte, cât și după angajare.

În procesul de recrutare, angajatorii vor trebui să furnizeze candidaților informații cu privire la nivelul inițial al salariului sau intervalul aferent în cadrul căruia acesta se poate stabili. Aceste informații vor fi comunicate într-un moment oportun, de exemplu, prin anunțul de angajare sau înaintea interviului, pentru a facilita procesul de negociere a salariului.

Noua reglementare nu permite angajatorilor să solicite informații despre salariul actual sau istoricul salarial al candidaților. De asemenea, anunțurile de posturi vacante și denumirile locurilor de muncă vor trebui să fie neutre din punct de vedere al genului.

Transparența salarială în desfășurarea raporturilor de muncă

Pe parcursul desfășurării raporturilor de muncă, angajatorii vor fi obligați să pună la dispoziția salariaților, într-un mod accesibil, criteriile obiective, neutre din punctul de vedere al genului care sunt utilizate pentru a determina salariul, evoluția acestuia și nivelurile salariale.

Angajații sau partenerii sociali ai acestora vor putea solicita informații cu privire la propriul nivel salarial și la nivelurile salariale medii pentru categoriile de salariați care prestează aceeași muncă sau o muncă de aceeași valoare ca a lor, precum și clarificări și informații suplimentare în legătură cu datele furnizate. Angajatorii vor trebui să se asigure că procedura de urmat pentru exercitarea acestui drept este adusă la cunoștința salariaților în fiecare an. Aceștia vor trebui să răspundă la solicitări într-un termen rezonabil, însă nu mai târziu de 2 luni de la data formulării cererii.

Ce înseamnă „muncă de aceeași valoare”?

„Munca de aceeași valoare” se stabilește în conformitate cu anumite criterii nediscriminatorii, obiective și neutre din punctul de vedere al genului. Acestea vor sta la baza structurii de salarizare a angajatorului și vor fi convenite împreună cu partenerii sociali. Criteriile pot include, de exemplu, competențele, efortul, responsabilitatea, condițiile de muncă și, dacă este cazul, orice alți factori care sunt relevanți pentru postul sau locul de muncă specific.

Interzicerea clauzelor de confidențialitate a salariului

O altă măsură de impact pentru angajatori va fi eliminarea clauzelor de confidențialitate a salariului. Salariații nu vor mai putea fi împiedicați să divulge informații despre remunerația lor în scopul asigurării aplicării principiului egalității de remunerare. În ceea ce privește informațiile obținute în virtutea dreptului la informare, altele decât cele referitoare la propriul salariu sau propriul nivel salarial, angajatorii vor putea solicita salariaților să le utilizeze numai în scopul de a-și exercita dreptul la egalitatea de remunerare.

Obligații de raportare

Angajatorii vor fi obligați să raporteze organismului de monitorizare competent o serie de date referitoare la discrepanțele salariale dintre femei și bărbați. Această obligație se va aplica pentru companiile cu cel puțin 100 de angajați.

Informațiile raportate vor fi comunicate și salariaților și partenerilor sociali ai acestora, precum și inspectoratului de muncă și organismul de promovare a egalității competent, la cererea acestora din urmă.

Identificarea unei diferențe în ceea ce privește nivelul salarial mediu între angajații de gen feminin și masculin de cel puțin 5% în cazul oricărei categorii de salariați, nejustificată obiectiv și neremediată în termen de 6 luni de la data transmiterii raportării va atrage necesitatea demarării unei evaluări comune, prin cooperarea angajatorului cu partenerii sociali.

Măsuri de protecție a salariaților

Salariații care se consideră nedreptățiți ca urmare a nerespectării principiului egalității de remunerare în ceea ce îi privește se vor putea adresa instanței de judecată, prezentând fapte ce permit să se presupună existența discriminării directe sau indirecte. În aceste situații, Directiva transferă sarcina probei către angajator.

În ceea ce privește despăgubirile, acestea vor trebui să includă recuperarea integrală a plăților restante și a primelor sau a plăților în natură aferente, despăgubiri pentru oportunitățile pierdute, prejudicii morale, orice prejudiciu cauzat de alți factori relevanți, precum și dobânzi de întârziere.

Recomandări pentru angajatori

În anticiparea transpunerii Directivei, este recomandabil ca angajatorii să întreprindă următoarele măsuri:

• efectuarea unei analize a sistemului de salarizare, pentru a identifica orice variații de remunerare existente între femei și bărbați care desfășoară aceeași muncă sau o muncă de valoare egală și elementele care conduc la aceste diferențe;
• revizuirea și actualizarea strategiilor și politicilor de salarizare, pentru a se asigura că acestea se bazează pe criterii obiective și neutre din punct de vedere al genului;
• revizuirea procesului și procedurilor de recrutare, pentru a asigura conformitatea acestora cu principiul transparenței și egalității de remunerare;
• stabilirea unui mecanism de comunicare eficient, astfel încât salariații să primească răspunsuri motivate și în timp util, la solicitările pe care le adresează în considerarea dreptului lor la informare.

Autori: Andreea Simion, Manager, Forensic & Integrity Services, EY România,

Anca Atanasiu, Avocat, Senior Managing Associate, Băncilă, Diaconu şi Asociaţii

Dacă anul trecut, în luna decembrie, intra în vigoare Legea 361/2022 privind protecția avertizorilor în interes public, fiind stabilit cadrul general cu privire la protecția persoanei care sesizează încălcări ale legii (avertizorul în interes public), doar pentru instituțiile publice şi companiile private cu mai mult de 249 de angajaţi, începând din acest an (17 decembrie, mai exact), prevederile vor fi aplicabile și persoanelor juridice private care au între 50 și 249 de angajați.

Legea defineşte cadrul, necesar şi obligatoriu, de transparenţă şi corectitudine prin care se poate crea şi menţine o bună cultură a integrităţii organizaţionale de către companiile româneşti şi entităţile publice deopotrivă.

În virtutea acestei legi, aidoma instituţiilor şi companiilor care au intrat sub umbrela prevederilor încă de anul trecut, şi companiile mici şi medii (ca număr de angajaţi) vor avea câteva obligaţii foarte clar stipulate în lege. Este vorba în primul rând despre obligaţia de a stabili canale de raportare, cu îndeplinirea câtorva criterii: confidențiale, interne (accesibile și terților), care să fie concepute, stabilite și utilizate într-un mod sigur, astfel încât să permită menținerea comunicării cu avertizorul. Se adaugă obligația de informare, care înseamnă confirmarea de primire a raportului către avertizor în termen de şapte zile și feedback în termen de trei luni. La fel de importantă este realizarea investigaţiilor interne în urma sesizării avertizorului, prin care se verifică şi se soluţionează aspectele raportate ca fiind în neregulă. De asemenea, companiile au obligaţia de a asigura protecţia identităţii (confidenţialitatea), protecția avertizorilor de integritate împotriva represaliilor, la care se adaugă aceea de a furniza informații clare și accesibile privind procedurile de raportare externă. De altfel, pentru faptul că nu au asigurat prin proceduri clare de lucru confidenţialitatea avertizorilor, legea prevede pentru companii cea mai drastică sancţiune, respectiv 40.000 lei (circa 8.000 euro echivalent).

Cei cinci paşi esenţiali pentru conformitate

1. Înţelegerea organizaţiei şi stabilirea obiectivelor, în funcţie de dimensiunea, cultura, tipul de activitate şi guvernanţa corporativă.

Primul şi cel mai important pas este definirea obiectivelor pe care compania doreşte să le îndeplinească aplicând legea avertizorului, iar răspunsul poate fi de la simplu (doar conformitate, pentru că aşa cere legea) la complex, caz în care compania vizează mai mult de atât, respectiv, crearea unei culturi de integritate.

2. Întocmirea unui plan de acţiune şi stabilirea responsabilităţilor

Este importantă stabilirea responsabililor şi completarea cadrului procedural cu un ofiţer de etică, responsabil să primească rapoartele şi să administreze canalul de raportare convenit intern. Acest responsabil poate fi o persoană sau o echipă, internă sau externă. În cazul alegerii variantei interne, aceasta poate fi formată din angajaţi ai departamentului juridic, HR, compliance etc., pentru că sunt angajaţii care se ocupă, prin natura atribuţiilor, şi de partea de integritate a salariaţilor şi a companiei. Varianta externalizării este de luat în calcul, cel puţin din punct de vedere al eficienţei, rapidităţii şi independenţei în rezolvarea raportărilor. În plus, să nu uităm de nivelul ridicat de specializare al unui potenţial responsabil extern, care se va ocupa de preluarea, trierea şi rezolvarea sesizărilor. De asemenea, în implementarea planului de acţiune privind aplicarea legii trebuie avut în vedere, ca pas esenţial, stabilirea canalului/ canalelor de raportare.

3. Identificarea canalului de raportare adecvat

Legea nu face menţiuni speciale şi, practic, acest aspect este lăsat la aprecierea fiecărei companii şi a persoanei responsabile din companie. De asemenea, nu este obligatoriu să existe un canal de raportare anonimă, dar trebuie asigurată maxima confidenţialitate a raportărilor. Canalul de raportare trebuie astfel conceput, încât să protejeze confidențialitatea (sau chiar anonimitatea) avertizorilor, ușor accesibil, în mod ideal cu mai multe opțiuni de raportare (de ex. e-mail, telefon, website sau aplicație mobilă), protecția împotriva represaliilor, dar şi imparțialitatea, prin gestionarea clară a proceselor şi independenţa persoanei desemnate.

Pe de altă parte, acesta trebuie să fie clar şi fiabil, să permită colectarea de informații suficiente pentru a iniţia o investigație. Importantă este şi persoana desemnată, care va trebui să fie instruită permanent pentru a primi rapoarte, a înțelege diferitele tipuri de activități frauduloase, astfel încât să aplice cu acurateţe politicile și procedurile stabilite.

4. Implementarea procesului de raportare, redactarea și implementarea procedurilor

Procedura de gestionare a cazurilor este la fel sau chiar mai importantă ca politica privind avertizările în interes public, pentru că ajută în gestionarea rapidă a unor cazuri sensibile. Prin urmare, această procedură trebuie să fie bine gândită, creată în acord cu realitatea companiei şi implementată prin instruiri periodice pentru a le reaminti persoanelor responsabile cum ar trebui să acţioneze şi ce anume trebuie să facă pentru a atinge obiectivele stabilite prin Politica de Whistleblowing. Companiile pot opta pentru o politică de raportare integrată în regulamentul intern existent sau să creeze un regulament separat (varianta recomandată).

5. Campania de comunicare și instruirea personalului relevant

În opinia noastră, ar trebui create două categorii de traininguri pentru a asigura o bună implementare a legii, respectiv una pentru angajaţi şi una pentru echipa de preluare şi răspuns. În acest din urmă caz, sunt obligatorii detalii despre forma şi variantele de raportare – către autorităţi sau divulgare publică (cu risc reputaţional asociat), în afara celui intern. 

Am recomandat companiilor cărora le asigurăm asistenţă pe zona de instruire a personalului pe implementarea Legii Whistleblowing să trateze distinct cele două categorii de personal, întrucât în sarcina echipei de preluare şi răspuns intră mai multe atribuţii.

Important de menţionat este faptul că planul de acţiune are implicaţii pe zona de consultare cu reprezentanţii salariaţilor/ sindicatul. Astfel că, devine obligaţie legală pentru companie de a-i informa pe aceştia cu privire la intenţia de a implementa o astfel de politică. Cu alte cuvinte, să aibă loc o consultare, anterior implementării, pentru a vedea dacă modul în care a fost conceput canalul de raportare este conform, ca metode de asigurare a securităţii datelor, modul de acces şi temeiul legal al prelucrării.

Sancțiunile prevăzute de Legea 361/2022

La o primă vedere, pare că legiuitorul a prevăzut sancţiuni relativ mici sau, în orice caz, nu atât de drastice, încât companiile româneşti să fie îngrijorate în caz că vor fi găsite cu lipsuri în aplicarea legii. Pentru cele trei mari obligaţii, sumele variază între 3.000 şi 40.000 lei care, în funcţie de dimensiunea companiei şi a cifrei de afaceri, poate avea (sau nu) un impact semnificativ. Dincolo de riscul unor măsuri punitive financiare, vorbim despre un risc mult mai mare, respectiv riscul reputaţional al companiei despre care se află că a încălcat prevederile legale în ceea ce priveşte integritatea companiei şi a angajaţilor săi.

Este fără îndoială faptul că un mecanism de raportare sigur și confidențial, creat şi oferit angajaților unei companii, va spori încrederea în cadrul organizațiilor. Acest lucru are ca rezultat un mediu de lucru mai deschis, transparent, promovează şi ajută la crearea unei culturi a integrității. Un raport de avertizare întocmit și transmis corespunzător poate oferi dovezile necesare, atunci când se efectuează investigații privind practicile frauduloase sau alte comportamente neetice.

Asigurarea conformității cu legea privind protecția avertizorilor de integritate nu numai că asigură respectarea obligațiilor legale impuse organizaţiilor, ci demonstrează și beneficiile unei culturi a integrității pentru angajați, clienți, investitori și alte părți interesate.

Autor:

• Anca Atanasiu, Managing Associate, Băncilă, Diaconu și Asociații SPRL
• Ana Flueran, Senior Associate, Băncilă, Diaconu și Asociații SPRL

Recent, Codul muncii a fost modificat prin Legea nr. 140/2023, care a introdus un nou caz de suspendare a contractului individual de muncă din inițiativa salariatului: în cazul desfășurării, pe bază de contract încheiat în condițiile legii, a unei activități specifice în calitate de asistent maternal, asistent personal al persoanei cu handicap grav sau asistent personal profesionist.

Acest nou caz de suspendare se alătură celorlalte situații în care contractul individual de muncă poate fi suspendat din inițiativa salariatului (de exemplu, în cazul concediului pentru creșterea copilului, în cazul concediului de acomodare etc.), dar aduce și acesta o serie de provocări în aplicarea sa practică.

Care sunt problemele care pot apărea în practică?

Deoarece legislația nu stabilește o perioadă maximă de suspendare, angajatorii vor întâmpina dificultăți în a determina în mod clar care este perioada în care contractul individual de muncă este suspendat în aceste cazuri nou introduse, fapt care va putea afecta atât organizarea internă a activității, cât și posibilitatea de a găsi un înlocuitor pe o perioadă pe care nu o pot anticipa.

Să luăm exemplul asistentului maternal. Această ocupație este reglementată atât prin Legea nr. 272/2004 privind protecția și promovarea drepturilor copilului, dar și prin Hotărârea nr. 679/2003 privind condițiile de obținere a atestatului, procedurile de atestare și statutul asistentului maternal profesionist.

Pentru a desfășura activitatea de asistent maternal, este necesară obținerea unui atestat, acesta fiind emis pe durată maximă de trei ani, dar care poate fi însă reînnoit, suspendat sau retras. Conform H.G. nr. 679/2003, contractul individual de muncă pentru asistent maternal se încheie pe perioada de valabilitate a atestatului.

Astfel, dacă în alte cazuri de suspendare a contractului individual de muncă angajatorii pot determina durata maximă a cazului de suspendare (de exemplu, în cazul concediului de creștere copil aceasta este de maxim 2 ani, respectiv de 3 ani în cazul copilului cu handicap), în cazul salariatului care devine asistent maternal, contractul individual de muncă ar putea rămâne suspendat pe toată perioada cât acesta deține un atestat și are încheiat un contract individual de muncă pentru asistent maternal, fără ca această perioadă să fie limitată în timp.

În plus, legislația privind asistenții maternali prevede deja faptul că persoana care desfășoară o activitate salarizată (alta decât cea de asistent maternal) poate deveni asistent maternal numai cu condiția încetării contractului individual de muncă pe baza căruia își desfășoară respectiva activitate salarizată. Este neclar cum se vor aplica prevederile Legii 140/2023 pentru acest caz de suspendare, cât timp legislația actuală stabilește că asistentul maternal trebuie să înceteze contractul individual de muncă inițial pentru a deveni asistent maternal.

Care sunt efectele suspendării contractului individual de muncă?

Nu în ultimul rând, ca orice alt caz de suspendare, acesta produce anumite efecte juridice ce merită menționate. Ca urmare a suspendării contractului individual de muncă, salariatul nu va mai presta muncă pentru angajatorul său și nu va mai primi de la acesta drepturile de natură salarială. Cu toate acestea, anumite drepturi și obligații ale părților pot supraviețui pe durata suspendării contractului individual de muncă. De exemplu, salariatul va fi în continuare ținut de obligația de confidențialitate și de fidelitate față de angajator. Angajatorul ar putea fi, de asemenea, ținut să acorde salariaților unele drepturi ce nu constituie o contraprestație directă pentru munca efectuată (de exemplu, asigurarea unei locuințe de serviciu sau plata chiriei ca beneficiu extrasalarial).

De asemenea, în cazul suspendării contractului individual de muncă, se suspendă toate termenele care au legătură cu încheierea, modificarea, executarea sau încetarea contractului individual de muncă, cu excepția situațiilor în care contractul individual de muncă încetează de drept. De exemplu, dacă angajatorul vizează desființarea postul ocupat de salariatul având contractul individual de muncă suspendat, acest lucru nu se va putea realiza decât după încetarea cazului de suspendare.

Zile libere plătite pentru concediul de îngrijitor

În data de 25 mai 2023, a intrat în vigoare O.U.G. nr. 42/2023 ale cărei prevederi aduc clarificări în privința caracterului plătit sau neplătit al concediului de îngrijitor. Astfel, O.U.G. nr. 42/2023 prevede în mod expres faptul că, în cazul concediului de îngrijitor, zilele libere sunt plătite de angajator. Anterior O.U.G. nr. 42/2023, caracterul plătit sau neplătit al acestor zile libere a reprezentat o problemă intens dezbătută în practică, angajatorii neștiind cum să procedeze în cazul în care se confruntau cu astfel de cereri din partea salariaților.

Amintim faptul că pot beneficia de concediu de îngrijitor acei salariați care trebuie să acorde îngrijire sau sprijin unei rude sau unei persoane care locuiește în aceeași gospodărie cu salariatul, ca urmare a unei probleme medicale grave. Conform Codului muncii, salariații pot solicita angajatorului lor până la cel mult 5 zile lucrătoare într-un an calendaristic, însă prin legi speciale sau prin contractul colectiv de muncă pot fi prevăzute și durate mai mari.

Concediul de îngrijitor a fost introdus în Codul muncii anul trecut prin Legea nr. 283/2022 care transpune, printre altele, și Directiva (UE) 2019/1158 privind echilibrul dintre viața profesională și cea privată a părinților și îngrijitorilor.

Legea nr. 283/2022 a introdus încă un mecanism menit să asigure echilibrul între viața profesională și cea personală a salariaților, respectiv posibilitatea acestora de a absenta de la locul de muncă în caz de urgență familială cauzată de boală sau de accident, care fac indispensabilă prezența imediată a salariatului. În cazul urgențelor familiale, Legea nr. 283/2022 a prevăzut încă de la început că zilele de absență se recuperează până la acoperirea integrală a duratei normale a programului de lucru a salariatului, modalitatea de recuperare fiind stabilită de comun acord cu angajatorul.

Având în vedere că recentele prevederi legislative au introdus noi drepturi pentru salariați în ceea ce privește acordarea de zile libere, precum și faptul că noile reglementări nu stabilesc reguli suficient de clare și detaliate privind modalitatea de solicitare și de acordare a acestor drepturi, companiile ar trebui să ia în considerare elaborarea de politici și proceduri interne privind acordarea zilelor libere sau introducerea noilor reguli în politicile și procedurile curente, în regulamentul intern sau în contractul colectiv de muncă, după caz.