Raportarea SAF-T, la următorul nivel. Cum se poate asigura o companie că declarația este corectă și completă?
Autori:
- Anca Macovei, Director Tax Technology, PwC România
- Izabela Stoicescu, Senior Manager, PwC România
După un an de pregătiri intense pentru raportarea SAF-T, companiile – mari contribuabili – au ajuns în etapa în care dificultatea nu mai este legată de identificarea datelor în sisteme sau de implementarea setărilor aferente, ci de a asigura o rutină de lucru funcțională și de a obține confortul necesar pentru ca declarația SAF-T depusă lună de lună să fie corectă și completă, după cum prevede legislația.
Cum se poate asigura o companie că declarația SAF-T în format XML care conține un volum mare sau foarte mare de date, este corectă și completă?
Pe lângă validarea cu DUK (i.e. validatorul pus la dispoziție de ANAF pentru a verifica dacă structura și conținutul XML sunt conform schemei implementate în România), declarația SAF-T trebuie să treacă și alte teste de calitate.
În primul rând, companiile ar trebui să se asigure că datele transmise prin declarația SAF-T corespund cu datele din ERP și/sau din alte sisteme ce au fost utilizate pentru pregătirea declarației. Astfel, se recomandă un minim de reconciliere între declarațiile SAF-T depuse la ANAF și datele sursă.
În al doilea rând, reconcilierea dintre declarația SAF-T (D406) și celelalte declarații periodice depuse de contribuabil (în special D300 și D390) este necesară pentru a identifica eventualele discrepanțe generate de multe ori de excepții de înregistrare în sisteme sau de corecții manuale realizate după închiderea lunii de raportare. O astfel de reconciliere, și arhivarea explicațiilor pentru diferențele identificate, se poate dovedi extrem de utilă în viitoarele inspecții fiscale în care contribuabilii vor trebui să justifice acuratețea datelor raportate.
Nu în ultimul rând, companiile ar trebui să se asigure că aplică testele de consistență publicate recent de ANAF într-un comunicat, în data de 9 martie a.c. Aceste teste erau intuite de contribuabili, iar o parte din acestea țin de regulile contabile care sunt automat respectate în sistemele ERP. Însă, atragem atenția că testele de consistență trebuie aplicate nu asupra datelor din ERP, ci asupra modului în care au fost acestea transpuse în declarația SAF-T, astfel:
- În secțiunea 2.1 General Ledger Accounts, totalul soldurilor debitoare trebuie să fie egal cu totalul soldurilor creditoare după excluderea claselor 8 și 9.
- În secțiunea 2.1. General Ledger Accounts, soldurile inițiale pentru o lună trebuie să fie egale cu soldurile finale din luna precedentă.
- În secțiunea 2.1. General Ledger Accounts, soldul final pentru fiecare cont contabil trebuie să fie compus din soldul inițial și rulajele declarate în secțiunea 3 General Ledger Entries.
- În secțiunea 3, totalul rulajelor debitoare trebuie să fie egal cu totalul rulajelor creditoare.
- În secțiunile 3 și 4.1 / 4.2, suma de taxă trebuie să coincidă cu rezultatul din aplicarea procentului de taxă (aferent codului de taxă din Nomenclatorul ANAF) asupra bazei impozabile declarată la nivel de linie.
Bineînțeles, toate aceste verificări trebuie eficientizate în rutina lunară a entităților raportoare, prin „traducerea” datelor din .xml, concomitent cu prezentarea automată a indicatorilor cheie rezultați din prelucrarea datelor din declarația SAF-T.
Într-o declarație în cadrul Conferinței Anuale de Taxe PwC România, președintele ANAF, Lucian Heiuș, arăta că 2.256 de contribuabili mari și 1.567 de contribuabili mijlocii au depus deja declarația SAF-T. Procentual, înseamnă că aproape 70% din totalul marilor contribuabili, respectiv circa 10% din contribuabilii mijlocii, au depus declarația SAF-T. Este de asemenea o realitate că o parte semnificativă din marii contribuabili au depus declarația pe zero sau incompletă.
Treptat, este de așteptat ca entitățile raportoare să completeze și să îmbunătățească raportarea, cât și să înglobeze în procedurile interne de lucru cel puțin verificările discutate mai sus.
„Principalul rol al fișierului SAF-T este de a standardiza transferul de informații între administrațiile fiscale și contribuabili, iar experiența altor state membre ne arată că adoptarea acestei raportări va aduce numeroase beneficii atât companiilor, cât și administrației fiscale, precum: reducerea timpului aferent efectuării inspecțiilor fiscale, inclusiv al rambursărilor de TVA, eliminarea inechităților privind abordarea în cadrul controalelor fiscale, prin adoptarea unor proceduri mai transparente sau descurajarea concurenței neloiale pe piață. Prin implementarea SAF-T, România va face un pas important în programul de modernizare și de digitalizare a ANAF, necesar pentru îmbunătățirea capacității de colectare a TVA și a celorlalte taxe și impozite”, a declarat Daniel Anghel, Partener și Lider al Departamentului de Consultanță Fiscală și Juridică, PwC România.
„Două treimi dintre respondenți au arătat că motivele pentru pregătirea insuficientă în vederea respectării termenului legal de depunere SAF-T este timpul necesar pentru adaptarea sistemelor ERP. Alte cauze ale întârzierii îl reprezintă faptul că informațiile cerute de SAF-T se află în diverse sisteme, nu doar în sistemele ERP, sau lipsa unor explicații clare privind structura fișierului de raportare. Pentru a putea demara noua raportare, companiile trebuie să identifice în sistemele proprii elemente obligatorii solicitate prin acest fișier, să-și alinieze datele la cerințele SAF-T și să pregătească fișierele pe structura și formatul solicitate de ANAF”, a arătat Anca Macovei, Director, Tax Technology, PwC România.