Primele raportări CESOP, care trebuie transmise autorităților fiscale până la finalul acestei luni, vor fi făcute de procesatorii de plăți pe ultima sută de metri, în condițiile în care Agenția Națională de Administrare Fiscală abia a publicat, momentan sub formă de proiect, formularul fiscal ce va trebui completat pentru raportarea plăților transfrontaliere. Formularul ce urmează a fi introdus de ANAF în circuitul fiscal va trebui adoptat și publicat rapid în Monitorul Oficial pentru a permite transmiterea lui de către companii până la termenul din 30 aprilie.

Autoritățile fiscale au publicat în dezbatere publică proiectul formularului 396, cel care va trebui depus trimestrial de procesatorii de plăți împreună cu un fișier XML pentru raportarea, la nivel de tranzacție, a plăților transfrontaliere. Acest formular, denumit „Declarație informativă privind plățile transfrontaliere efectuate de prestatorii de servicii de plată” este unul de tip informativ, deci nu generează niciun fel de obligații de plată.

Formularul 396 apare cu întâziere evidentă, cu mai puțin de trei săptămâni înainte de termenul de depunere, dar acest lucru nu ne poate mira, având în vedere că și cadrul general pentru preluarea acestei noi obligații în Codul fiscal a fost publicat abia recent. Vă reamintim că noile raportări CESOP, deși obligatorii prin directivă de la 1 ianuarie 2024 în toate statele membre UE, au fost transpuse în legislația noastră abia luna trecută prin Legea nr. 33/2024.

Noul formular fiscal se va transmite prin portalul e-guvernare.ro, secțiunea  Depunere declarații ANAF, sub forma unui fişier PDF cu XML atașat, semnat electronic, prin mijloace de transmitere la distanţă.

Formularul 396 are mai multe secțiuni, iar prestatorii de servicii de plată trebuie să completeze, dincolo de datele lor identificare (denumirea, forma juridică, adresa sediului social și codurile de identificare fiscală și comercială), și detalii amănunțite despre tranzacțiile intermediate, printre care: codul de identificare și numele beneficiarului plății,  codul TVA/NIF și numărul de identificare al contului beneficiarului, codul BIC sau alt identificator relevant, adresa beneficiarului și informații despre eventualele restituiri, precum și date exacte privind data, ora, suma ori moneda tranzacției.

În situația în care prestatorii de servicii de plată constată anumite erori în formularul depus iniţial, aceștia pot să corecteze informațiile referitoare la datele eronate prin depunerea unui nou formular (396), cel târziu înainte de sfârșitul perioadei de 5 ani de păstrare a datelor.

Datele declarate prin acest nou formular vor fi stocate centralizat într-o bază de date europeană numită Sistemul Electronic Central de Informații privind Plățile (CESOP), scopul acestui sistem fiind să ofere experților antifraudă din statele membre UE informațiile de care au nevoie pentru a identifica mai ușor vânzătorii din străinătate care furnizează bunuri sau prestează servicii pe teritoriul lor.

Cine trebuie să depună formularul și pentru ce tipuri de plăți

Obligația de raportare este incidentă pentru patru categorii de prestatori de servicii de plată: instituțiile de credit ( bănci, IFN-uri, leasing), instituțiile emitente de monedă electronică, instituțiile de plată, precum și instituțiile de virament poștal care prestează servicii de plată. Totuși, raportările nu trebuie făcute pentru orice serviciu de plată, ci numai pentru cele care vizează executarea operațiunilor de plată și a transferurilor de fonduri în conturile de plăți, executarea operațiunilor de plată acoperite de o linie de credit, emiterea de instrumente de plată și achiziționarea de operațiuni de plată sau remiterea de bani. Sunt scutite de la raportări, printre altele, servicii ca: depunerea și retragerea de numerar, serviciile de inițiere a plăților, precum și activitățile ce presupun doar furnizarea de informații cu privire la conturi.

De asemenea, mai merită menționat că nu toate plățile trebuie raportate, existând mai multe condiții care declanșează obligația de raportare: plătitorul se află în UE și realizează trimestrial mai mult de 25 de plăți transfrontaliere către același beneficiar. Aceste două condiții trebuie să fie verificate și îndeplinite în fiecare trimestru calendaristic.

Autori:

• Florina Parîng, Director, Taxe indirecte, EY România
• Oana Popescu, Manager, Taxe indirecte, EY România

Procesatorii de plăți din România trebuie să se alinieze, începând cu 1 ianuarie 2024, obligației instituite la nivel european de a monitoriza și raporta trimestrial informații cu privire la plăți transfrontaliere. Este vorba despre o nouă raportare la nivelul UE, pentru care datele vor fi transmise, la nivel de tranzacție, în format electronic de tip XML.

Rolul principal al acestei noi raportări, denumită „Sistemul Electronic Central de Informații de Plată – CESOP” (din denumirea în engleză Central Electronic System of Payment Information) este acela de a combate frauda de TVA în comerțul electronic, o zonă tradițional cu risc de pierdere a veniturilor din TVA. Astfel, informațiile transmise de furnizorii serviciilor de plată se vor centraliza în baza de date europeană CESOP, unde vor fi analizate de experți antifraudă.

Cu alte cuvinte, furnizorii serviciilor de plată vor lua parte la efortul autorităților fiscale de combatere a evaziunii fiscale şi fraudei în comerțul online, prin comunicarea unor informații relevante care să contribuie la monitorizarea şi identificarea activităților neimpozitate.

Care sunt condițiile care conduc la obligația de raportare?

Pentru a monitoriza și verifica acele tranzacții de plată care pot indica o activitate economică materială (ce ar putea fi asociată unei pierderi din TVA la bugetul de stat), legiuitorul european a stabilit o serie de criterii ce conduc la obligația de raportare:

• plătitorul se află în Uniunea Europeană;
• plata este transfrontalieră (plătitorul se află într-un stat membru, iar beneficiarul se află fie într-un alt stat membru UE, fie într-o țară terță);
• mai mult de 25 de plăți au fost procesate către un beneficiar în acelaşi trimestru calendaristic.

Cine are obligația de a raporta? Ca regulă, obligația de raportare îi revine furnizorului de servicii de plată al beneficiarului. Totuși, dacă acest furnizor de servicii de plată se află într-o țară terță, obligația de raportare îi revine furnizorului de servicii de plată al plătitorului.

Așadar, pentru o raportare corectă, este critic pentru furnizorii de servicii de plată din România să monitorizeze condițiile care declanșează obligația de raportare, inclusiv pragul de 25 de plăți, să raporteze datele necesare, dacă beneficiarii din România primesc plăți din alte state membre sau în cazul în care procesează plăți în numele plătitorului din România către beneficiari stabiliți într-o țară terță.

Care sunt entitățile vizate?

Am putea spune simplu, procesatorii de plăți, dar pentru o mai bună identificare este important să le enumerăm: instituțiile de credit – bănci, IFN-uri, leasing, instituțiile emitente de monedă electronică, instituțiile de plată, instituțiile de virament poștal care prestează servicii de plată. În practică, băncile, furnizorii de scheme de plată cu cardul, precum și platformele și piețele online care dețin fonduri pe seama clienților lor vor fi, cel mai probabil, cei mai afectați de noile reguli.

Subliniem faptul că furnizorii de servicii de plată care procesează anual tranzacții de plată mai mici de 3 milioane euro intră și ei în sfera raportării CESOP.

Termene de raportare și tipul de date raportate

Potrivit regulilor instituite la nivel european pentru CESOP, raportarea va avea loc trimestrial, începând cu luna ianuarie 2024, până cel târziu la sfârșitul lunii care urmează trimestrului calendaristic. Astfel, pentru primul trimestru din 2024 datele trebuie transmise autorităților din România până cel târziu la 30 aprilie 2024.

Informațiile care trebuie raportate la nivel de tranzacție sunt, printre altele, codul BIC, informații despre beneficiarul plății, informații despre plată sau restituirea plății precum şi informații despre locul unde se află plătitorul.

Pașii necesari pentru a vă pregăti pentru raportarea CESOP?

Obligația de raportare CESOP este prevăzută de Directiva Europeană 2020/284, ce ar trebui transpusă în legislația națională până la finalul acestui an, cu intrare în vigoare la 1 ianuarie 2024.

Având în vedere termenele scurte de raportare și faptul că noua obligație va intra în vigoare în doar câteva luni, recomandarea noastră este ca procesatorii de plăți care intră în sfera raportării CESOP să inițieze deja pregătirile în acest sens.

Pentru o raportare corectă și în timp util, în anticiparea proiectului legislativ de implementare a Directivei europene, procesatorii de plăți ar trebui să inițieze în mod pro-activ demersurile de implementare, pentru a se asigura că la începutul anului viitor cunosc și sunt pregătiți să raporteze conform cerințelor, fiind necesar să:

• înțeleagă ce presupun noile cerințe și să-și instruiască personalul în ceea ce privește raportarea CESOP;
• identifice toate plățile și tranzacțiile care intră în scopul raportării, inclusiv să poată determina condițiile care declanșează raportarea;
• evalueze calitatea datelor, mai specific dacă datele necesare pentru raportare sunt disponibile, sunt colectate într-un mod consistent pentru toate tranzacțiile, sunt complete și corecte;
• ajusteze sistemele ERP sau să găsească soluţii pentru a putea extrage datele necesare și să le raporteze în formatul XML;
• creeze proceduri de control pentru a revizui acurateța datelor înainte de a trimite fișierul XML autorităților fiscale.

Ianuarie 2024 este la un pas distanță, dacă ne gândim ce înseamnă pregătirea pentru o raportare fiscală la nivel de tranzacție. Recomandăm tuturor agenţilor economici care procesează plăți din România să iniţieze analiza necesară pentru a identifica în ce măsură le este incidentă noua raportare şi cum să se pregătească pentru a putea raporta CESOP din 2024.