Autor: Cristina Săulescu, Partener Cabot Transfer Pricing

Companiile care operează automate comerciale riscă, începând cu luna octombrie, amenzi semnificative și sancțiuni suplimentare dacă nu își dorează aceste aparate cu case de marcat fiscale electronice. După multiple amânări ale termenelor și o perioadă suplimentară de grație în aplicarea sancțiunilor, fiscalizarea automatelor comerciale devine o realitate palpabilă, companiile care nu se conformează putând fi amendate de la 1 octombrie cu până la 10.000 de lei și chiar suspendarea activității până la remedierea situației.

Conform legislației fiscale actuale, toate automatele comerciale care funcționează pe bază de plăți cu cardul, acceptatoare de bancnote sau monede ar fi trebuit să fie dotate cu case de marcat fiscale până la sfârșitul anului 2023. Deși erau prevăzute sancțiuni pentru nerespectarea termenului impus la finalul anului trecut, acestea au fost amânate, prin OUG 115/2023, pentru o perioadă de nouă luni, iar perioada de grație tocmai s-a încheiat la 1 octombrie.

Pe cale de consecință, începând cu octombrie 2024, firmele care dețin asemenea automate comerciale încă nefiscalizate riscă amenzi între 8.000 și 10.000 de lei. În plus, companiile pot suferi consecințe mai grave, cum ar fi confiscarea sumelor de bani nejustificate și suspendarea activității automatelor până la îndeplinirea cerințelor legale.

Este important de menționat că această obligație se aplică doar pentru automatele comerciale care procesează plăți electronice sau în numerar, fără intervenția unui operator uman.

De ce este necesară dotarea automatelor cu case de marcat fiscale?

Obligația de a instala case de marcat la automatele comerciale este parte a unui efort mai amplu din partea autorităților de a crește transparența și conformitatea fiscală în economia românească. Prin aceste măsuri, Guvernul urmărește combaterea evaziunii fiscale și asigurarea unei mai bune monitorizări a tranzacțiilor efectuate prin automatele comerciale.

Este esențial pentru operatorii de automate să ia măsuri urgente pentru a-și conforma echipamentele la noile reglementări, astfel că am pregătit mai jos un scurt ghid de acțiuni imediate pentru companii.

Ce trebuie să facă firmele pentru a evita amenzile?

1. Inventarierea tuturor automatelor comerciale din rețea: Primul pas pe care orice companie trebuie să îl facă este să identifice toate automatele comerciale care funcționează pe bază de plăți electronice sau în numerar și care necesită dotarea cu case de marcat fiscale. În cazul automatelor mai vechi, care nu pot suporta integrarea unei case de marcat fiscale, companiile ar trebui să ia în considerare modernizarea acestora pentru a respecta standardele actuale. Unele echipamente pot necesita adaptări hardware sau software, dar există și riscul ca pentru anumite automate să fie necesară înlocuirea lor cu echipamente mai noi.

De asemenea, vă reamintim că, nu mai departe de acum câteva luni, Guvernul a stabilit o cerință suplimentară legată de bonurile emise de casele de marcat fiscale, urmând că în viitor să fie obligatoriu ca aceste documente să aibă tipărite pe ele coduri QR, care să conțină anumite informații obligatorii ca de exemplu: data și ora emiterii bonului fiscal, numărul de identificare al bonului fiscal, precum și seria fiscală a aparatului de marcat care l-a emis. Majoritatea caselor de marcat existente acum pe piață vor permite, prin modificări de software, tipărirea unui cod QR pe bonul fiscal, dar vor exista și aparate care nu vor suporta această actualizare fără înlocuirea unor componente hardware (cum ar fi memoria fiscală sau jurnalul electronic). Având în vedere acest aspect tehnic, merită luată în calcul dotarea din start cu case de marcat de tehnologie mai nouă care să ofere posibilități de resoftări în eventualitatea unor astfel de obligații și cerințe suplimentare care mai pot apărea pe parcurs.

2. Colaborarea cu furnizori autorizați: Este esențial ca firmele să colaboreze cu furnizori autorizați de case de marcat fiscale pentru a achiziționa și instala aparate conforme cu legislația în vigoare. Instalarea trebuie efectuată de specialiști certificați, iar echipamentele trebuie integrate în sistemul informatic fiscal național gestionat de ANAF și Ministerul de Finanțe.
3. Obținerea avizelor și certificărilor necesare: Odată cu instalarea aparatelor, firmele trebuie să se asigure că respectă toate formalitățile birocratice și că au operat toate înregistrările necesare la Agenția Națională de Administrare Fiscală prin depunerea formularelor fiscale specifice caselor de marcat.
4. Teste și instruire pentru personal: Chiar dacă automate comerciale funcționează în mod autonom, este recomandabil ca personalul companiei să fie instruit cu privire la utilizarea și monitorizarea corectă a noilor echipamente fiscale, pentru a evita eventualele erori tehnice ale aparatelor de marcat care pot genera riscuri de neconformitate din punct de vedere fiscal.

Pe lângă conformarea la cerințele legale, firmele pot lua câteva măsuri proactive pentru a evita problemele, cea mai importantă fiind probabil aceea de a monitoriza continuu activitatea automatelor. Sistemele moderne permit monitorizarea de la distanță a tranzacțiilor efectuate prin automate, astfel că printr-o supraveghere constantă operatorii pot detecta eventualele defecțiuni tehnice sau discrepanțe contabile înainte de a fi penalizați de autorități.

La fel de important este și revizuirea periodică a legislației, în condițiile în care reglementările fiscale sunt într-o dinamică mereu în schimbare, iar firmele ar trebui să urmărească actualizările și să colaboreze cu consultanți fiscali pentru a se asigura că sunt la curent și respectă toate obligațiile în vigoare.

Autor: Cristina Săulescu – Cabot Transfer Pricing

Ministerul de Finanțe a publicat un comunicat de presă în care explică punctual că termenul limită pentru transmiterea facturilor în sistemul RO e-Factura este de cinci zile calendaristice de la data emiterii facturii. Inițial, informarea a fost publicată sub forma unei postări pe pagina de Facebook a instituției și ulterior a fost preluată și pe site-ul oficial al ministerului în aceeași formă, pentru a-i da, probabil, mai multă greutate juridică. Chiar și așa, însă, publicarea informală a acestei clarificări, sub forma unui comunicat de presă, are o valoare juridică scăzută și nu oferă la fel de multă siguranță companiilor ca o modificare formală a legislației. În plus, însuși modul de calcul propus de minister contrazice normele tradiționale și general aplicabile pentru calcularea termenelor în legislația românească.

Informarea a fost publicată în secțiunea e-Factura de pe site-ul Ministerului de Finanțe (aici, în format integral) și stabilește că termenul pentru raportarea facturilor în sistemul RO e-Factura este calculat pe zile calendaristice, din ziua următoare celei în care a fost emisă factura, și expiră în cea de-a 5-a zi, indiferent că aceasta este o zi lucrătoare sau nelucrătoare.

Instituția oferă și două exemple pentru clarificare:

• dacă o factură este emisă pe data de 5 august, termenul începe să curgă din ziua următoare, respectiv din 6 august, și se consideră încheiat în data de 10 august, subliniind că o factură transmisă în sistemul RO e-Factura pe 11 august se consideră a fi transmisă cu întârziere.
• în cazul unei facturi emise pe 31 iulie, aplicând același raționament, ultima zi în care contribuabilii pot trimite prin sistem factura ar fi 5 august.

Problematic este că regulile propuse informal de minister par să contrazică normele Codului de procedură civilă, acolo unde este reglementat un termen general de calcul al termenelor, aplicabil ori de câte ori nu există o normă specială care să prevadă un mod de calcul propriu și care să fie aplicabil în anumite situații punctuale.

În prezent, cadrul legal al e-Factura, reprezentat de OUG 120/2021, nu prevede niciun mod specific de calcul al termenelor de raportare în e-Factura, astfel că, potrivit normelor de tehnică legislativă în vigoare, ar trebui ca modul general de calcul al termenelor să fie preluat din Codul de procedură civilă. Acest act normativ stabilește că atunci „când termenul se socotește pe zile, nu intră în calcul ziua de la care începe să curgă termenul, nici ziua când acesta se împlinește”, iar când ultima zi a unui termen cade într-o zi nelucrătoare, termenul se prelungește automat până în prima zi lucrătoare care urmează.

Cu toate acestea, Ministerul a decis să stabilească un termen în zile calendaristice și să utilizeze o altă procedură de calcul care nu exclude ultima zi din calcul, sugerând că autoritățile își doresc ca facturile să fie încărcate în sistem în cel mai scurt timp posibil.

Clarificarea oferită de Ministerul de Finanțe subliniază și o altă problemă importantă: instituția a ales să publice interpretarea sa într-un comunicat de presă, care are o valoare juridică redusă și nu oferă asigurări reale de coerență și predictibilitate a normelor fiscale. În loc să opteze pentru o modificare legislativă clară și formală, care ar fi adus mai multă siguranță juridică și ar fi putut preveni potențiale conflicte juridice, MF a făcut această clarificare într-un cadru informal și neobligatoriu.

Deși recomandăm întru totul conformarea cu interpretarea MF pentru a evita conflictele cu autoritățile fiscale, considerăm totuși că această interpretare poate fi contestată în instanță. Ca urmare a acestei contradicții cu normele Codului de procedură civilă, care oferă un mod de calcul al termenelor mai flexibil decât cel oferit de Ministerul de Finanțe printr-un simplu comunicat de presă, considerăm că atâta timp cât legislația e-Factura nu se modifică în sensul includerii unui mod de calcul al termenului într-un act normativ, amenzile aplicate pentru întârzieri de o zi pot fi contestate de companii în cadrul unor litigii fiscale, unde se pot obține soluții favorabile de la judecători.

Autor: Cristina Săulescu, Partener Cabot Transfer Pricing

ANAF a publicat formularul oficial pentru decontul precompletat e-TVA, acesta urmând să fie implementat începând cu 1 august 2024, pentru operațiuni aferente lunii iulie. Publicarea acestui model oficial echivalează cu startul propriu-zis al sistemului RO e-TVA, prevăzut până acum doar la nivel legislativ. Primele deconturi precompletate ar urma să ajungă la companii în luna septembrie, dacă autoritățile fiscale vor respecta calendarul oficial.

Decontul precompletat de TVA a fost oficializat în 24 iulie prin Ordinul ANAF nr. 3.775/2024. Formularul conține toate rândurile din Decontul uzual de TVA (formular 300), dar și o serie de rubrici separate pentru înscrierea informațiilor privind sursele datelor utilizate de ANAF pentru precompletarea acestor declarații. Mai mult, în formular pot fi înscrise și unele atenționări privind modul de extragere a informațiilor specifice din anumite surse de date.

Vă reamintim că generarea decontului precompletat se face pe baza datelor și informațiilor privind operațiunile economice declarate de către persoanele impozabile și transmise în sistemele informatice ale Ministerului Finanțelor și Agenției Naționale de Administrare Fiscală până la data întocmirii acestuia. Sistemele de care se va folosi ANAF sunt: RO e-Factura, RO e-Transport, RO e-Sigiliu, RO SAF-T, RO Case de marcat electronice, Sistemul Informatic integral vamal, precum și alte sisteme informatice proprii ale Ministerului de Finanțe.

Potrivit prevederilor din Ordinul ANAF, contribuabilii vor putea solicita rapoarte despre datele folosite de autorități pentru a-l genera, iar decontul precompletat nu va constitui titlu de creanță.

De asemenea, actul normativ mai subliniază că persoanele impozabile înregistrate în scopuri de TVA trebuie să depună în continuare decontul de taxă pe valoarea adăugată (formular 300), până la data de 25 inclusiv a lunii următoare celei în care se încheie perioada fiscală, înscriind corect, complet și cu bună-credință informațiile prevăzute de formular, corespunzătoare situației fiscale reale.

Următorii pași în impementarea sistemului

Acum că modelul decontului precompletat de TVA a fost oficializat, autoritățile vor putea pune în aplicare calendarul de implementare gândit pentru sistemul RO e-TVA, ceea ce înseamnă că în septembrie companiile se pot aștepta să primească deja primele deconturi precompletate.

Vă reamintim că, potrivit cadrului legal al e-TVA, deconturile precompletate se transmit prin mijloace electronice până la data de 5 a lunii următoare termenului legal de depunere a decontului de TVA. Având în vedere că pentru operațiunile lunii iulie, termenul de depunere a decontului general (formular 300) va fi 25 august pentru plătitorii lunari de TVA, aceștia ar trebui să și primească până la 5 septembrie deconturile precompletate de autoritățile fiscale.

După primirea decontului precompletat, contribuabilii trebuie să verifice datele și informațiile furnizate de ANAF pentru a vedea dacă acestea reflectă corect operațiunile impozabile realizate și starea de fapt fiscală.

Mai departe, dacă ANAF identifică diferențe semnificative (peste 20% în cotă procentuală și o valoare absolută de minim 5.000 lei) între valorile declarate prin deconturile finale de TVA depuse de contribuabili (formular 300) și cele precompletate, contribuabilii vor primi o „Notificare de conformare RO e-TVA”. Totuși, trebuie precizat că, desi ar fi trebuit să oficializeze și acest model de formular, ANAF nu l-a publicat încă, dar este foarte posibil ca el să fie finalizat pe parcursul lunii august.

De anul viitor, companiile care primesc astfel de notificări vor avea obligația să răspundă în termen de 20 de zile și să justifice acele diferențe, sub amenințarea unor amenzi care variază între 1.000 și 10.000 lei, dar și a unor riscuri ce țin de declanșarea controalelor fiscale.

Din fericire pentru companii, până la finalul acestui an, sistemul RO e-TVA va funcționa mai degrabă în mod de testare și calibrare, regimul sancționatoriu fiind amânat integral până la 1 ianuarie 2025.

Cristina Săulescu, Partener Cabot Transfer Pricing

Sistemul e-Transport are, din luna iulie, o nouă procedură de aplicare, cea veche fiind eliminată și înlocuită integral. Deși noua procedură menține majoritatea prevederilor anterioare, pe care doar le extinde astfel încât să acopere și transporturile internaționale de mărfuri, ea introduce totuși și completări, actualizări și funcționalități noi, care nu existau în reglementarea precedentă.

Agenția Națională de Administrare Fiscală și Autoritatea Vamală Română au publicat Ordinul comun nr. 1.337/1.268/2024 care aprobă o procedură nouă pentru utilizare şi funcţionare a sistemului naţional privind monitorizarea transporturilor de bunuri RO e-Transport. Aceasta înlocuiește procedura anterioară stabilită prin Ordinul ANAF nr. 2.545/2022, abrogat în prezent. Noua procedură se aplică din luna iulie și aduce câteva modificări și clarificări importante pentru companii.

Pentru transporturile naționale, regulile de raportare rămân în mare parte la fel, noutatea fiind mai degrabă extinderea lor către transporturile internaționale de mărfuri, incluse și ele în sfera de raportare e-Transport din acest an. Astfel, noua procedură stabilește că pentru transporturile internaționale de mărfuri se vor face raportări pentru toate bunurile transportate, indiferent dacă sunt riscante sau nu din punct de vedere fiscal, dar trebuie îndeplinite aceleași criterii de semnificație stabilite și pentru transporturile naționale – vehiculele sunt vizate de obținerea codului UIT dacă au o masă maximă tehnic admisibilă de minimum 2,5 tone și sunt încărcate cu bunuri cu o masă brută totală mai mare de 500 kg sau o valoare totală mai mare de 10.000 de lei, aferente cel puțin unei partide de bunuri care face obiectul transportului.

Noua procedură aduce și o serie de precizări importante legate de transporturile multimodale, stabilind că, dacă bunurile pentru care există obligația de raportare în Sistemul RO e-Transport sunt transportate la nivel național cu mijloace de transport din mai multe categorii (naval, feroviar, aerian, rutier etc.), în Sistemul RO e-Transport se va declara numai componenta de transport rutier. În asemenea situații, locul de încărcare, respectiv descărcare, va fi considerat locul în care vehiculul de transport rutier va prelua sau preda bunurile transportate.

Alte completări ale procedurii față de versiunea anterioară vizează o serie clarificări și precizări necesare pentru a gestiona tot felul de situații punctuale care apar frecvent în cazul transporturilor rutiere. Spre exemplu, apare mențiunea că, în cazul operațiunilor de import, valoarea bunurilor declarate este valoarea înscrisă în factura externă și se clarifică necesitatea codurilor UIT în situațiile în care bunurile nu sunt recepționate sau sunt recepționate parțial și trebuie returnate.

Astfel, procedura stabilește că bunurile nerecepționate vor reveni în depozitul de încărcare sau în cel mai apropiat depozit al expeditorului în baza codului UIT inițial, în timp ce pentru bunurile care au fost recepționate și pentru care se face un retur ulterior, va fi necesară obținerea unui cod UIT nou de către partea care returnează bunurile (returul ulterior fiind considerat că formează o nouă partidă de bunuri). Similar, în cazul unui transport internațional de bunuri având furnizor din România, returul ulterior al bunurilor care au fost recepționate formează o nouă partidă de bunuri pentru care este necesară obținerea unui cod UIT nou de către furnizorul inițial.

Noua procedură introduce și opțiunea de confirmare a datelor declarate în sistem după obținerea codului UIT. Mai exact, funcționalitățile nou-introduse în sistemul e-Transport permit ca un utilizator să selecteze, după caz, una dintre următoarele variante referitoare la un transport: ”Confirmat”, ”Confirmat parțial” sau ”Infirmat”, dar și să facă precizări suplimentare în legătură cu transportul în câmpul de date ”Comentariu confirmare”.

Noi clarificări apar și legat de transportul bunurilor cu risc fiscal ridicat comercializate în sistemul cash and carry. Procedura precizează că pentru astfel de produse, pe care clientul le alege de pe raft, le plăteşte la casele de marcat şi le transportă în nume propriu, nu există obligații de raportare în sistemul RO e-Transport.

Un set complet nou de prevederi stabilește regulile pentru monitorizarea în timp real a transporturilor, obligație care a devenit imperativă din iulie. Monitorizarea se va putea face fie prin GPS-uri automate care permit transmiterea automată a datelor de poziționare către serverele ANAF – pentru vehiculele care sunt dotate cu astfel de sisteme, fie prin telefoane mobile pe care s-a instalat aplicația e-Transport și care trebuie activată de conducătorul auto înainte de începerea transportului și dezactivată după livrare, când transportul s-a încheiat, sau după părăsirea teritoriului național.

Autor: Cristina Săulescu, Partener Cabot Transfer Pricing

Pe măsură ce 1 iulie 2024 se apropie, companiile din România trebuie să se pregătească pentru o serie de schimbări semnificative legate de sistemele e-Factura, e-Transport și e-TVA. Dacă unele modificări erau deja cunoscute și își așteptau doar implementarea – cum este cazul termenului de 5 zile calendaristice pentru raportarea facturilor în e-Factura sau extinderea e-Transport la transporturile internaționale de mărfuri, unele au apărut total neprevăzut în ultimele zile ale lunii iunie, fiind adoptate în mod fulgerător de Guvern prin ordonanțe de urgență: extinderea e-Factura și la tranzacțiile B2C sau apariția sistemului e-TVA, care transformă major modul de completare și depunere a deconturilor de TVA pentru toate companiile care sunt obligate la declararea și plata acestei taxe.

Termenul de raportare a facturilor în sistemul național va fi de 5 zile calendaristice

Din 1 iulie, termenul de transmitere a facturilor va fi de cinci zile calendaristice (față de cinci zile lucrătoare până la 30 iunie 2024), dar nu mai târziu de 5 zile calendaristice de la data limită prevăzută în Codul fiscal pentru emiterea facturii.

Din perspectiva emitenților, nerespectarea termenului limită pentru transmiterea facturilor în sistemul național privind factura electronică RO e-Factura constituie contravenție și se sancționează cu amendă de la 5.000 lei la 10.000 lei – pentru contribuabilii mari, cu amendă de la 2.500 lei la 5.000 lei – pentru contribuabilii mijlocii și cu amendă de la 1.000 lei la 2.500 lei – pentru celelalte persoane juridice, precum și pentru persoanele fizice.

Suplimentar, de la 1 iulie, va fi sancționată și netransmiterea de către emitent a facturii în RO e-Factura, precum și primirea și înregistrarea de către destinatari a unei facturi emise și neraportate în sistemul național de facturare. Aceste fapte constituie contravenții și se vor sancționa cu o amendă egală cu 15% din valoarea totală a facturii.

Din perspectiva aplicării amenzilor pentru netransmiterea facturilor în sistemul național privind factura electronică RO e-Factura, OUG 69/2024, publicată recent, aduce o clarificare extrem de importantă: de la 1 iulie, amenzile se vor aplica o singură dată pentru toate facturile aferente unei luni și neraportate în sistemul RO e-Factura.

În lipsa acestei precizări exprese, modul de sancționare era ambiguu, iar prevederile puteau fi interpretate inclusiv în sensul în care amenzile s-ar fi putut aplica punctual, adică inspectorii să dea câte o amendă pentru fiecare factură neraportată în sistemul e-Factura.

De la 1 iulie, firmele pot raporta opțional și facturile B2C în e-Factura

OUG nr. 69/2024, publicată în Monitorul Oficial pe 21 iunie, extinde utilizarea sistemului de facturare electronică și la tranzacțiile între companii și consumatorii finali (B2C), ceea ce înseamnă că toate persoanele impozabile care emit facturi către consumatori vor trebui să le raporteze în sistemul RO e-Factura. Această nouă componentă a sistemului național de facturare electronică se va aplica în două etape: în mod opțional în perioada 1 iulie 2024 – 31 decembrie 2024 și în mod obligatoriu începând cu 1 ianuarie 2025.

Pentru tranzacțiile B2C, se vor aplica aceleași reguli de raportare ca și pentru celelalte facturi pentru care există obligații de raportare (B2B și B2G): termenul de transmitere a unei facturi în sistemul RO e-factura este de 5 zile calendaristice de la emiterea facturii, dar nu mai mult de 5 zile calendaristice față de termenul maxim în care poate fi emisă o factură.

La fel ca în cazul facturilor B2B, nici facturile simplificate emise în relația B2C nu se declară în sistemul e-Factura.

Din iulie începe și implementarea e-TVA

O altă ordonanță publicată în 21 iunie, OUG nr. 70/2024, reglementează cadrul pentru sistemul e-TVA, care impune o nouă procedură fiscală pentru emiterea deconturilor de TVA începând cu operațiunile aferente lunii iulie 2024. Deși va intra în vigoare de la 1 iulie, implementarea ei propriu-zisă o vom vedea abia din luna august 2024, atunci când se împlinesc termenele de declarare și plată a TVA-ului pentru tranzacțiile din iulie.

Noua procedură vizează toți plătitorii de TVA și implică un sistem în care ANAF va emite, pe baza informațiilor și datelor disponibile în sisteme informatice precum e-Factura, SAF-T, e-Case de Marcat și altele similare deconturi precompletate de TVA, care vor fi transmise în SPV fiecărui contribuabil.

Contribuabilii vor primi deconturile la sfârșitul fiecărei perioade fiscale, până în data de 20 a lunii următoare celei corespunzătoare perioadei fiscale a TVA (luna sau trimestrul) și vor avea obligația ca în cinci zile să le verifice și să le ajusteze astfel încât să reflecte situația lor fiscală reală pe TVA. Odată făcute toate reconcilierile și verificările, contribuabilii vor depune până cel târziu în data de 25 a lunii Decontul final de TVA.

Ulterior, dacă există diferențe semnificative între deconturile precompletate și cele finale depuse de contribuabili, ANAF va trimite în SPV o notificare prin care va cere companiilor să justifice aceste neconcordanțe.

Diferențele sunt considerate semnificative dacă depășesc cumulativ două praguri de semnificație: sumele au o valoare absolută de minim 1.000 de lei și reprezintă o diferență procentuală de minimum 20% față de valorile precompletate de ANAF.

La primirea acestei notificări de la organele fiscale, contribuabilii vor avea 10 zile la dispoziție pentru depunerea tot în SPV a unui nou formular electronic – „Notă justificativă privind diferențe RO e TVA”, prin care să explice și să argumenteze diferențele de sume.

Companiile care nu vor trimite aceste note justificative în termenul impus riscă atât amenzi cuprinse între 2.000 lei și 10.000 lei, cât și sancțiuni indirecte, în contextul în care nedepunerea acestor explicații va constitui un criteriu de risc fiscal, deci lipsa lor va contribui la creșterea gradului de risc pe care îl va înregistra compania în evidențele organelor fiscale.

Merită subliniat că deși acest nou mecanism de întocmire a deconturilor de TVA se aplică începând cu operațiunile aferente lunii iulie, cu termen de declarare în august, în cazul punctual al noilor obligații ce vizează justificarea diferențelor semnificative identificate de ANAF, s-a reglementat o perioadă de 90 de zile de publicarea OUG nr. 70/2024 în care ele nu se vor aplica. Practic, contribuabilii vor trebui să depună notele justificative pentru perioada anterioară, respectiv iulie – august, abia din 19 septembrie, dată de la care se vor putea aplica și cele două categorii de sancțiuni detaliate anterior.

Extinderi și la e-Transport din iulie

1 iulie este data când va fi pusă efectiv în aplicare și extinderea obligațiilor de raportare în e-Transport care vizează transporturile internaționale de mărfuri. Încă din luna decembrie a anului trecut, autoritățile au impus companiilor, prin OUG nr. 115/2023, să obțină coduri UIT și pentru toate transporturile internaționale de mărfuri, care tranzitează teritoriul României, indiferent de ce tipuri de bunuri sunt transportate. Obligația, deși a intrat în vigoare imediat, a fost totuși temporizată astfel încât regimul de sancționare pentru încălcarea ei să se aplice cu aproximativ șase luni mai târziu – de la 1 iulie 2024, oferind în acest mod companiior o perioadă de timp pentru a-și adapta procedurile interne ca să se conformeze noilor cerințe.

Tot Ordonanța 115/2023 a impus suplimentar operatorilor de transport să își echipeze vehiculele cu dispozitive de poziționare prin satelit și să asigure monitorizarea datelor de poziționare a vehiculului pe toată durata traseului. În același scop, șoferii vehiculelor au obligația să pornească dispozitivele de poziționare înainte de începerea transportului pe teritoriul național și să îl oprească după livrare sau după părăsirea teritoriului României. Și pentru aceste obligații, termenul de conformare este tot începutul lunii iulie.

Autor: Cristina Săulescu, Partener Cabot Transfer Pricing

Începând cu 1 iunie, companiile trebuie să fie extrem de atențe la noile obligații legate de facturarea electronică, deoarece perioada de grație în care nu s-au aplicat amenzi s-a încheiat la 31 mai.  În condițiile în care regimul sancționatoriu aferent sistemului național de facturare electronică este în prezent în vigoare, companiile trebuie să se asigure că sistemele lor de facturare sunt conforme cu cerințele e-Factura căci nerespectarea acestor obligații poate duce la sancțiuni financiare semnificative, afectând atât contribuabilii mari, cât și pe cei mijlocii și mici. Adaptarea la noile norme nu este doar o obligație legală, ci și o necesitate pentru a evita amenzile și pentru a asigura o gestionare eficientă a afacerilor în contextul actual, marcat de o digitilizare accelerată.

Perioada de grație pentru e-Factura s-a încheiat la 31 mai, astfel că regimul  sancționatoriu aferent sistemului național de facturare electronică a început să se aplice de la 1 iunie. Acest lucru înseamnă că, de-acum companiile nu mai au niciun răgaz, și pot fi amendate oricând dacă nu transmit toate facturile emise prin sistemul național e-Factura.

Termenul de raportare este de cel mult 5 zile lucrătoare de la emiterea facturilor, iar nerespectarea lui va atrage amenzi considerabile, diferențiate în funcție de mărimea contribuabililor:

• Contribuabili mari: amenzi între 5.000 și 10.000 lei;
• Contribuabili mijlocii: amenzi între 2.500 și 5.000 lei;
• Contribuabili mici și persoane fizice: amenzi între 1.000 și 2.500 lei.

Între timp, prin OUG nr. 34/2024, publicată în luna aprilie, autoritățile au clarificat și modul în care vor fi aplicate efectiv aceste amenzi, în condițiile în care acest lucru nu era suficient de bine articulat în legislația inițială.

Astfel, Ministerul de Finanțe a explicitat prin acest act normativ că amenzile se aplică o singură dată pentru toate facturile aferente unei luni și neraportate în sistem, nu pe fiecare factură individuală. Aceasta înseamnă că sancțiunile vor fi aplicate global pentru lipsa transmiterii facturilor în e-Factura dintr-o lună calendaristică, indiferent de numărul acestora.

De asemenea, tot prin OUG nr. 34/2024, s-a stabilit în mod expres că pentru facturile neraportate în perioada de grație (până la 31 mai), ANAF nu poate aplica amenzi retroactive.

Cu toate acestea atragem atenția că în Codul de procedură fiscală există un mecanism indirect de sancționare. Mecanismul, sesizat inclusiv de presa centrală și confirmat apoi și de Ministerul de Finanțe, este unul general și se poate aplica mai multor tipuri de contravenții din sfera contabil-fiscală, deci inclusiv celor vizate de e-Factura. Prin acest mecanism, un inspector aflat în control fiscal poate solicita unei companii să trimită în e-Factura toate facturile emise în alte formate în primele cinci luni din acest an (cât a fost în vigoare perioada de grație), iar, ulterior, dacă măsura dispusă de inspector nu este îndeplinită, se pot aplica amenzi (deci va fi sancționată nu absența propriu-zisă a facturilor din e-Factura, ci neîndeplinirea unor măsuri impuse de inspectorii ANAF).

Amenzile de acest fel sunt chiar mai mari decât cele prevăzute în mod specific de cadrul legal al e-Factura: între 12.000 și 14.000 lei pentru contribuabililii mijlocii și mari sau între 2.000 și 3.500 lei pentru celelalte persoane juridice și pentru persoanele fizice.

Mai merită punctat că ulterior, de la 1 iulie, obligațiile ce țin de facturarea electronică intră într-o nouă etapă, una și mai strictă: se elimină complet facturile în format pe hârtie sau cele în format electronic alternativ (e-mail sau orice alte standarde foloseau companiile până acum în procesul lor de facturare), urmând ca facturile să fie emise și comunicate partenerilor comerciali strict prin e-Factura. Și termenul de raportare a facturilor va fi scurtat, de la 1 iulie, el fiind de cinci zile calendaristice de la emitere.

În afară de amenzi, care vor fi aceleași pentru neraportarea în termen a facturilor, de luna următoare mai apare și o altă sancțiune pentru cei care primesc sau înregistrează facturi neraportate în sistemul național de facturare electronică: amenda va fi egală cu 15% din valoarea totală a documentului vizat.

Separat de amendă, începând cu 1 iulie 2024, contribuabilii care primesc și înregistrează în contabilitate facturi care nu au fost transmise prin sistemul e-Factura nu vor avea dreptul să își deducă TVA aferent, întrucât începând cu această dată doar documentele electronice emise în sistem sunt eligibile pentru deducerea TVA, în conformitate cu articolele 299, respectiv 319 din Codul fiscal.

Autor: Cristina Săulescu, Cabot Transfer Pricing

Autoritățile au modificat din nou cadrul legal de funcționare al sistemului național e-Transport, de data aceasta printr-o ordonanță de urgență aplicabilă deja. Actul normativ extinde, printre altele, lista contribuabililor obligați să facă raportări în e-Transport, stabilind reguli de declarare pentru transporturile internaționale de mărfuri care intră în sfera nontransferurilor și stocurilor la dispoziția clientului. De asemenea, sunt introduse și noi operațiuni scutite de raportări în sistem, dar și precizări suplimentare legate de aplicarea regimului de sancționare aferent e-Transport.

Modificările au fost făcute prin OUG nr. 43/2024, în vigoare din 30 aprilie, care reglementează noi categorii de contribuabili care au obligații de raportare e-Transport pentru transporturi rutiere internaționale de mărfuri.

Astfel, pentru operațiuni comerciale reprezentând un nontransfer, obligația de raportare revine:

• prestatorilor de servicii din România, atât pentru bunurile descărcate pentru prestarea de servicii, cât și pentru bunurile rezultate reexpediate în statul partenerului comercial;
• beneficiarilor din România, atât pentru bunurile expediate în scopul prestării de servicii în UE, cât și pentru bunurile reexpediate în România;

De asemenea, tot în cazul transporturilor internaționale de mărfuri, pentru operațiunile ce se subscriu regimului de stocuri la dispoziția clientului, obligația de raportare revine:

• clienților din România, în situația în care România este statul membru către care au fost expediate sau transportate bunurile atât pentru bunurile descărcate pe teritoriul României, cât și pentru bunurile livrate într-un stadiu ulterior după sosire, către altă persoană impozabilă din România sau în cazul în care bunurile respective sunt returnate în statul membru din care au fost expediate sau transportate inițial;
• furnizorilor din România , în situația în care România este statul membru din care au fost expediate sau transportate bunurile atât pentru bunurile expediate din România, cât și în cazul în care bunurile respective sunt returnate în România.

Același act normativ mai stabilește și două noi tipuri de operațiuni exceptate de la raportări: transporturile de produse accizabile pentru care se utilizează sistemul EMCS, precum și transporturile de colete poștale cu o greutate maximă de 31,5 kg și care conțin bunuri cu sau fără valoare comercială, realizate de furnizorii autorizați de asemenea servicii.

În plus, Ordonanța mai aduce și o serie de clarificări punctuale privind aplicarea sancțiunilor aferente e-Transport.

Mai exact, autoritățile au clarificat, printr-o prevedere expresă, că amenzile pentru neraportarea transporturilor internaționale de bunuri, care vor fi cuprinse între 20.000 și 100.000 de lei, se vor aplica numai pentru faptele săvârșite și constatate începând cu 1 iulie 2024.

Suplimentar, actul normativ relaxează ușor regimul sancțiunilor complementare care se aplică transporturilor fără coduri UIT, stabilind că sancțiunea confiscării bunurilor nu se mai impune dacă bunurile respective au fost înregistrate corect și complet în evidențele contabile ale contribuabilului.

Autor: Cristina Săulescu, Cabot Transfer Pricing

Aplicarea sistemului e-Transport ar urma să fie extinsă semnificativ începând cu luna iulie, după cum reiese dintr-un proiect de ordin, aflat încă în proces de aprobare la ANAF, prin care instituția adaugă noi categorii de produse de larg consum în lista celor riscante pentru care trebuie făcute raportări în sistemul național de monitorizare a transporturilor rutiere. Luna iulie reprezintă un moment important în dezvoltarea și extinderea e-Transport, având în vedere că, tot de atunci devin efective și alte noutăți care lărgesc și mai mult aria de monitorizare a transporturilor rutiere .

Proiectul publicat de ANAF recent în dezbatere publică (disponibil aici, în fișier .zip) propune ca, din 1 iulie 2024, lista de produse riscante vizată de monitorizare prin sistemul e-Transport să fie completată cu alte nouă categorii de bunuri. Astfel, pe lista existentă de bunuri cu risc fiscal care cuprinde în prezent opt categorii de produse, ar urma să fie introduse alte nouă tipuri de mărfuri considerate cu risc fiscal ridicat, pentru care companiile vor trebui să declare anticipat deplasarea și să obțină codul unic UIT pentru a-l trece pe documentele de transport.

Printre noile tipuri de produse care vor trebui raportate în e-Transport de la 1 iulie se numără, printre altele, o serie de bunuri de larg consum: carne și organe comestibile (codurile NC de la 0201 la 0210), pește și crustacee (codurile NC 0302, 0304, 0306), lapte, produse lactate, ouă, miere și alte produse comestibile de origine animală (codurile NC de la 0401 la 0407 și 0409), precum și mai multe tipuri de tutunuri și înlocuitori de tutun, inclusiv deșeuri de tutun, extracte sau esențe (cod NC 2401 și NC 2403).

De asemenea, pe lista de bunuri riscante din punct de vedere fiscal ar urma să mai intre și alte categorii de mărfuri: combustibili minerali și uleiuri minerale (coduri NC: 2710 19 66, 2710 19 99, etc.), săpunuri și preparate pentru spălat (coduri NC: 3403 19 10 și 3403 19 80), produse ale industriei chimice (cod NC 3814 00 90), dar și articole textile uzate și purtate (întreg capitolul NC 6309).

Acestea nu sunt singurele modificări preconizate în perioada următoare pentru sistemul e-Transport. Într-un alt proiect de ordin (fișier.zip), pus în dezbatere publică cu câteva luni în urmă, și care nu a fost încă nici aprobat, dar nici retras, ANAF propunea și o serie de optimizări la procedura de funcționare a sistemului e-Transport, inclusiv reguli care să permită confirmarea datelor declarate de operatori, precum și schimbări în procesul de verificare automată a transporturilor.

Modificările impuse prin aceste două proiecte par să întărească monitorizarea și controlul în sfera transporturilor și se aliniază unor tendințe de extindere deja conturate în dezvoltarea sistemului național de supraveghere rutieră. În acest sens, chiar și data de 1 iulie în sine coincide cu momentul când va fi pusă efectiv în aplicare și cealaltă extindere a obligațiilor de raportare, deja oficializată, care vizează de data aceasta transporturile internaționale de mărfuri.

Vă reamintim că, încă din luna decembrie, autoritățile au impus companiilor, prin OUG nr. 115/2023, să obțină coduri UIT și pentru toate transporturile internaționale de mărfuri, care tranzitează teritoriul României, indiferent de ce tipuri de bunuri sunt transportate. Obligația, deși a intrat în vigoare imediat, a fost totuși temporizată astfel încât regimul de sancționare pentru încălcarea ei să se aplice cu aproximativ șase luni mai târziu – de la 1 iulie 2024, oferind în acest mod companiior o perioadă de timp pentru a-și adapta procedurile interne ca să se conformeze noilor cerințe.

Mai mult, Ordonanța 115 a impus suplimentar operatorilor de transport să își echipeze vehiculele cu dispozitive de poziționare prin satelit și să asigure monitorizarea datelor de poziționare a vehiculului pe toată durata traseului. În același scop, șoferii vehiculelor au obligația să pornească dispozitivele de poziționare înainte de începerea transportului pe teritoriul național și să îl oprească după livrare sau după părăsirea teritoriului României. Și pentru aceste obligații, termenul de conformare este tot 1 ianuarie 2024, dar sancțiunile intervin doar de la începutul lunii iulie.

Autor: Cristina Săulescu, Partener Cabot Transfer Pricing

Autoritățile române au lansat pentru microîntreprinderi o aplicație simplificată de emitere a facturilor electronice în format XML. Această versiune simplificată a aplicației e-Factura, special concepută pentru a veni în întâmpinarea nevoilor firmelor mici, promite o experiență de utilizare mai ușoară datorită interfeței intuitive și a funcționalităților optimizate pentru facilitarea procesului de completare corectă a facturilor.

Potrivit Ministerului de Finanțe, aplicația simplificată pentru e-Factura a fost făcută la cererea mediului de afaceri și este gândită să ajute cei peste 600.000 de contribuabili mici din România, urmând să fie disponibilă în curând și în limba engleză.

Versiunea îmbunătățită a e-Factura oferă o serie de avantaje și funcționalități care simplifică semnificativ gestionarea facturilor, inclusiv o interfață intuitivă și opțiuni automate care facilitează completarea corectă și mai rapidă a facturilor. Spre exemplu, au fost introduse ghidaje specializate și automate, precum și procentele de taxă sub format selectabil, iar nomenclatoarele de TVA au fos restrânse la cele mai frecvent utilizate pentru tranzacții domestice. Aceste îmbunătățiri sunt menite să sprijine în special microîntreprinderile și să faciliteze raportarea facturilor electronice, eliminând barierele tehnologice și reducând timpul petrecut cu birocrația.

În același timp, Ghidul oficial pentru utilizarea e-Factura a fost republicat de autoritățile române, în document fiind reflectate mai multe noutăți legislative și clarificări legislative cuprinse în OUG nr. 115/2023, publicată spre finalul anului trecut, precum și câteva actualizări tehnice operate în platforma de raportare a facturilor.

Deși nu este un document exhaustiv, care să răspundă tuturor dilemelor practice care apar la implementarea sistemului de facturare electronică, el este util ca punct de ponire în orice documentare teoretică despre aplicarea sistemului și cadrul său general de utilizare.

Printre cele mai importante noutăți introduse în document se numără extinderea excepțiilor de la raportare. A fost extinsă lista tipurilor de facturi ce nu trebuie transmise în sistem, fiind adăugate în Ghid și următoarele operațiuni care sunt exceptate de la raportarea în e-Factura:

• livrările de bunuri sau prestările de servicii efectuate către persoane impozabile care nu sunt nici stabilite, nici înregistrate în scopuri de TVA în România (conform art. 266 alin. 2 și, respectiv, art. 316 din Codul fiscal);
• livrările de bunuri sau prestările de servicii pentru care se emit facturi simplificate (conform prevederilor art. 319 alin. 12 din Codul fiscal);
• prestările de servicii pentru care emiterea facturii nu face obiectul normelor de facturare aplicabile în România (conform art. 319 alin. 5 din Codul fiscal).

De asemenea, autoritățile au actualizat în document secțiunea ce detaliază sancțiunile aplicabile de la 1 iulie 2024, precum și termenul de transmitere a facturilor aplicabil de la această data. Astfel, se precizează că, începând din luna iulie, termenul de transmitere a facturilor va fi de cinci zile calendaristice (față de cinci zile lucrătoare până la 30 iunie 2024), dar nu mai târziu de 5 zile calendaristice de la data limită prevăzută în Codul fiscal pentru emiterea facturii. Din perspectiva emitenților, de la 1 iulie, nerespectarea termenului limită pentru transmiterea facturilor în sistemul național privind factura electronică RO e-Factura constituie contravenție și se sancționează cu amendă de la 5.000 lei la 10.000 lei – pentru contribuabilili mari, cu amendă de la 2.500 lei la 5.000 lei – pentru contribuabililii mijlocii și cu amendă de la 1.000 lei la 2.500 lei – pentru celelalte persoane juridice, precum și pentru persoanele fizice.

Totodată, netransmiterea de către emitent a facturii în sistemul național privind factura electronică RO e-Factura, precum și primirea și înregistrarea de către destinatari a unei facturi emise și neraportate în sistem constituie contravenție și se sancționează cu o amendă egală cu 15% din valoarea totală a facturii.

Ghidul a fost completat și cu precizări despre ce se întâmplă la nefuncționarea e-Factura. În document au fost incluse și precizări foarte importante care permit suspendarea obligației de raportare în e-Factura pentru perioadele când platforma nu funcționează timp de cel puțin 24 de ore. În plus, Ghidul mai stabilește că, pe perioada în care sistemul naţional privind factura electronică RO e-Factura nu este funcțional, emitentul va factura mai departe conform prevederilor din Codul fiscal,  cu condiția transmiterii ulterioare, în sistemul național privind factura electronică RO e-Factura, a facturilor electronice emise.

Documentul mai precizează că perioadele de nefuncţionare a sistemului naţional de facturare electronică vor fi publicate pe paginile de internet ale Agenţiei Naţionale de Administrare Fiscală şi Ministerului Finanţelor.

Ghidul a fost completat și cu o nouă funcționalitate a sistemului, inexistentă până acum, care permite descărcarea în format PDF a facturilor de pe platformă. Mai exact, în Ghid a apărut precizarea că descărcarea facturilor se poate face inclusiv în format PDF. Până acum, singura opțiune disponibilă era ca fișierele să fie descărcate sub formă de XML, care trebuie ulterior convertit printr-o altă aplicație în format PDF.

Autor: Cristina Săulescu, Partener Cabot Transfer Pricing

Pentru toate companiile care au obligația generală de a face raportări SAF-T, anul 2024 aduce și o obligație suplimentară, care va trebui rezolvată în premieră de cele mai multe dintre ele: transmiterea raportărilor de active prin intermediul fișierului standard de control fiscal (Standard Audit File for Tax). Termenul pentru această declarare – în majoritatea cazurilor, prima de acest fel de la introducerea SAF-T în România – este până la finalul lunii mai, dar companiile trebuie să se pregătească deja intern pentru a putea genera raportările de active pentru că ele au o complexitate ridicată și presupun atât extragerea unor date din sistemele contabile existente, cât și pregătirea unor fișiere manuale complementare care să furnizeze toate informațiile la nivelul de detaliere solicitat de autorități.

Dincolo de transmiterea lunară sau trimestrială a datelor financiar-contabile și fiscale, fișierul SAF-T are și o componentă separată care obligă companiile să furnizeze anual autorităților raportări precise și complete despre activele deținute, care implică atât o detaliere a valorilor și categoriilor de mijloace fixe deținute, cât și o radiografie a mișcărilor acestor active, indiferent că este vorba de achiziții, amortizări, modernizări, transferuri sau alte asemenea operațiuni.

Mijloacele fixe se raportează anual, iar termenul de raportare este până la data depunerii situațiilor financiare. Obligația va reveni în 2024 tuturor companiilor mari și mijlocii care au intrat deja în sistemul de raportare SAF-T și care au depus fișierele lunare sau trimestriale obligatorii pentru tot anul financiar anterior.

Pentru contribuabilii la care anul fiscal se suprapune cu cel calendaristic, termenul limită pentru depunerea raportării SAF-T de mijloace fixe este 29 mai 2024 (sau imediat ce au transmis situațiile financiare anuale aferente exercițiului financiar 2023). Pentru contribuabilii care au un an fiscal diferit de cel calendaristic, raportarea de mijloace fixe se transmite cel târziu în 150 de zile de la încheierea anului financiar modificat.

În linii mari, raportările de active prin fișierul standard de control fiscal trebuie să includă două subsecțiuni principale: una dedicată activelor, care reflectă registrul mijloacelor fixe ale societății, și alta pentru tranzacțiile cu active, care să evidențieze mișcările acestora. Informațiile care vor trebui raportate autorităților includ denumirea activelor, valoarea de intrare, amortizarea, durata de amortizare, codul de clasificare, adiții, modernizări sau transferuri.

Pentru cele mai multe companii, extragerea și ajustarea acestor informații din sistemele contabile existente reprezintă provocări semnificative, necesitând în majoritatea cazurilor și operațiuni manuale sau întocmirea unor fișiere separate din care să se poată prelua automat anumite date care nu există traditional în sistemele contabile. Acest din urmă pas poate crește riscul de erori și de raportare incorectă, ceea ce obligă contribuabilii să se pregătească din timp pentru a putea transmite la termen raportări adecvate și în conformitate cu cerințele SAF-T.

Sancțiunile pentru nedepunerea raportărilor SAF-T la termen sunt, conform Codului de procedură fiscală, între 1.000 și 5.000 de lei, fiind amendată de asemenea și depunerea incorectă ori incompletă a fișierului standard de control fiscal cu sume cuprinse între 500 și 1.500 de lei.

Mai merită știut că SAF-T implică și o declarare a stocurilor, însă acest tip de raportare se transmite doar la cererea ANAF, în cel mult 30 de zile de când au fost solicitate. Și în cazul acestei declarații, firmele trebuie să se asigure că au în permanență la dispoziție toate informațiile impuse de autoritățile de administrare fiscală. Raportul de stocuri este și el foarte detaliat și trebuie să ofere date precise despre stocurile în sine (depozitul unde sunt păstrate mărfurile, codul și tipul produselor, proprietarul lor, prețul, cantitatea și valoarea), dar și despre mișcările de stocuri (nu se pot raporta doar intrări/ieșiri, ci trebuie detaliate conform unor codificări standardizate toate tipurile de ieșiri: consum, plus/minus la inventar, bunuri acordate gratuit, bunuri degradate, bunuri expirate etc.).