Autor: Sorin Biban, Partener Taxe Biriș Goran

1 octombrie 2025 este noul termen-limită pentru utilizarea e-Factura de către agricultorii persoane fizice și institutele sau centrele culturale ale altor state. În loc de conformare de la 1 iulie 2025, cum era prevăzut inițial, aceste entități trebuie să se conformeze abia la începutul toamnei.

Măsura de amânare a conformării face parte din OUG 37/2025, care a fost oficializată și este în vigoare din 30 iunie 2025. Motivarea necesității prelungirii termenului de conformare pentru agricultori persoane fizice și institute culturale ale altor țări pe teritoriul României este precizată în textul actului normativ – “cerințele tehnice pentru utilizarea sistemului nu permit îndeplinirea normei actuale de către acestea, cu consecințe pecuniare”.

În cazul agricultorilor persoane fizice care aplică regimul lor special de TVA, se poate spune că au fost scutiți temporar de obligativitatea utilizării e-Factura pentru facturile emise. În cazul în care aleg totuși folosirea sistemului, agricultorii trebuie să se înscrie în Registrul e-Factura opțional, cu începere din luna următoare celei în care s-a exercitat opțiunea. Începând cu octombrie 2025, aceștia se vor înscrie obligatoriu în Registrul e-Factura. În cazul celor care încep activitățile economice de acest fel de la 30 septembrie 2025, aceștia trebuie să se înregistreze în avans în Registrul e-Factura și să țină cont de faptul că înregistrarea durează circa 3 zile lucrătoare de la data solicitării în sine.Cea de-a doua exceptare de la utilizarea e-Factura, care durează tot până la 1 octombrie 2025, se referă la livrările de bunuri și prestările de servicii efectuate de către institutele/centrele culturale ale altor state care activează pe teritoriul României în baza unor acorduri interguvernamentale. Și pentru aceste entități există, ca și în cazul agricultorilor persoane fizice, există opțiunea de a se înregistra și de a utiliza sistemul înclusiv înainte de termenul de 1 octombrie.

În toate cazurile de mai sus, persoanele impozabile stabilite în România trebuie să transmită în e-Factura facturile emise către acele entități numai dacă figurează în Registrul e-Factura opțional sau în Registrul e-Factura obligatoriu.

Este important de precizat aici faptul că asociațiile, fundațiile și alte entități fără scop lucrativ precum partidele politice și cultele, care nici nu sunt dealtfel înregistrate în scop de TVA, sunt obligate să utilizeze e-Factura de la 1 iulie 2025, fără excepție.

Sorin Biban, Partener Taxe Biriș Goran

Începând cu 1 iulie 2025, România va intra într-o etapă decisivă în procesul de digitalizare fiscală, prin aplicarea integrală a sistemului național de facturare electronică RO e-Factura, cel puțin raportat la cadrul legal valabil actualmente. De la această dată, o serie de entități și tranzacții anterior exceptate punctual de la aplicarea e-Factura devin parte din sistemul obligatoriu, iar pentru operatorii economici din sfera B2C se încheie perioada de grație în care nu se aplicau amenzi pentru neconformare. Companiile trebuie să fie pregătite pentru conformare totală, căci noul context legislativ valabil de la 1 iulie 2025 nu mai lasă loc pentru niciun fel de amânări.

De la începutul lunii viitoare se încheie tranziția și începe aplicarea integrală a e-Factura ca sistem obligatoriu pentru aproape toate categoriile principale de operatori economici din România. Este o etapă-cheie în transformarea digitală a relației dintre contribuabili și autoritățile fiscale, dar și un test de maturitate administrativă și tehnologică pentru mediul de afaceri autohton.

1 iulie 2025: Momentul în care excepțiile expiră

Adoptată ca parte a eforturilor de reducere a evaziunii fiscale și de modernizare a administrației fiscale, RO e-Factura devine de la 1 iulie 2025 un sistem cu aplicabilitate generalizată. Astfel, organizații până acum exceptate de la obligația transmiterii facturilor prin e-Factura vor trebui să se conformeze noilor cerințe.

Conform Ordonanței de Urgență nr. 69/2024, trei mari categorii de entități vor intra și ele sub incidența regimului obligatoriu:

• ONG-urile și alte tipuri de asociații fără scop lucrativ/patrimonial, cultele religioase, partidele politice neînregistrate în scopuri de TVA;
• Agricultorii persoane fizice care aplică regimul special de TVA;
• Institutele și centrele culturale ale altor state, active în România pe baza unor acorduri interguvernamentale.

Toate aceste entități au beneficiat de o perioadă tranzitorie, între 1 iulie 2024 și 30 iunie 2025, în care au fost exceptate de la utilizarea sistemului, cu posibilitatea de înscriere voluntară în Registrul e-Factura opțional. Începând cu 1 iulie 2025, însă, înregistrarea devine obligatorie pentru toate entitățile care derulează activități economice, iar înscrierea în Registrul e-Factura se efectuează în termen de trei zile lucrătoare de la solicitare.

B2C: Finalul perioadei de grație și începutul sancțiunilor

Tot la 1 iulie 2025 intră în vigoare și regimul sancționator pentru nerespectarea obligației de transmitere în sistemul e-Factura a facturilor emise către consumatorii finali (B2C).

Deși obligația de transmitere a acestor facturi este în vigoare din 1 ianuarie 2025, OUG 69/2024 a instituit o perioadă de conformare voluntară de șase luni. De la începutul lunii iulie, însă, operatorii economici care nu transmit facturile emise în relația B2C în RO e-Factura vor putea fi amendați. Nivelul amenzilor este diferențiat în funcție de dimensiunea contribuabilului: sancțiunile sunt cuprinse între 5.000 și 10.000 lei pentru marii contribuabili, între 2.500 și 5.000 lei, pentru contribuabilii mijlocii și între 1.000 și 2.500 lei pentru contribuabilii mici și pentru persoane fizice.

Este important de menționat că, din perspectiva consumatorului, nimic nu se schimbă: facturile B2C continuă să fie transmise prin mijloacele tradiționale (poștă, e-mail), fără a necesita accesul în Spațiul Privat Virtual al ANAF sau formalități suplimentare.

Conformare totală – o obligație, nu o opțiune

Începând cu 1 iulie 2025, obligația de utilizare a sistemului RO e-Factura devine generală pentru toate persoanele impozabile din România, cu foarte puține excepții punctuale. Până la această dată, asociațiile și fundațiile care desfășoară activități economice, agricultorii persoane fizice care aplică regimul special prevăzut la art. 315¹ din Codul fiscal, au obligația să solicite înregistrarea în Registrul e-Factura, iar facturile emise începând cu 1 iulie 2025 vor trebuie încărcate în mod obligatoriu în sistemul RO e-Factura. Entitățile care încep activitatea economică după această dată sunt obligate să se înregistreze în avans în Registrul e-Factura obligatoriu, ținând cont de faptul că înscrierea se face în termen de trei zile lucrătoare.

Pentru a evita sancțiuni și disfuncționalități operaționale, persoanele impozabile trebuie să verifice statutul partenerilor de afaceri în Registrul e-Factura (opțional sau obligatoriu), să se asigure că soluțiile de facturare sunt integrate tehnic cu sistemul RO e-Factura, dar și să își informeze partenerii și să își instruiască echipele interne pentru adaptarea la noile fluxuri de lucru.