e-Factura, în faza finală: ce obligații noi apar de la 1 iulie 2025 pentru companii, ONG-uri și agricultori

Sorin Biban, Partener Taxe Biriș Goran

Începând cu 1 iulie 2025, România va intra într-o etapă decisivă în procesul de digitalizare fiscală, prin aplicarea integrală a sistemului național de facturare electronică RO e-Factura, cel puțin raportat la cadrul legal valabil actualmente. De la această dată, o serie de entități și tranzacții anterior exceptate punctual de la aplicarea e-Factura devin parte din sistemul obligatoriu, iar pentru operatorii economici din sfera B2C se încheie perioada de grație în care nu se aplicau amenzi pentru neconformare. Companiile trebuie să fie pregătite pentru conformare totală, căci noul context legislativ valabil de la 1 iulie 2025 nu mai lasă loc pentru niciun fel de amânări.

De la începutul lunii viitoare se încheie tranziția și începe aplicarea integrală a e-Factura ca sistem obligatoriu pentru aproape toate categoriile principale de operatori economici din România. Este o etapă-cheie în transformarea digitală a relației dintre contribuabili și autoritățile fiscale, dar și un test de maturitate administrativă și tehnologică pentru mediul de afaceri autohton.

1 iulie 2025: Momentul în care excepțiile expiră

Adoptată ca parte a eforturilor de reducere a evaziunii fiscale și de modernizare a administrației fiscale, RO e-Factura devine de la 1 iulie 2025 un sistem cu aplicabilitate generalizată. Astfel, organizații până acum exceptate de la obligația transmiterii facturilor prin e-Factura vor trebui să se conformeze noilor cerințe.

Conform Ordonanței de Urgență nr. 69/2024, trei mari categorii de entități vor intra și ele sub incidența regimului obligatoriu:

• ONG-urile și alte tipuri de asociații fără scop lucrativ/patrimonial, cultele religioase, partidele politice neînregistrate în scopuri de TVA;
• Agricultorii persoane fizice care aplică regimul special de TVA;
• Institutele și centrele culturale ale altor state, active în România pe baza unor acorduri interguvernamentale.

Toate aceste entități au beneficiat de o perioadă tranzitorie, între 1 iulie 2024 și 30 iunie 2025, în care au fost exceptate de la utilizarea sistemului, cu posibilitatea de înscriere voluntară în Registrul e-Factura opțional. Începând cu 1 iulie 2025, însă, înregistrarea devine obligatorie pentru toate entitățile care derulează activități economice, iar înscrierea în Registrul e-Factura se efectuează în termen de trei zile lucrătoare de la solicitare.

B2C: Finalul perioadei de grație și începutul sancțiunilor

Tot la 1 iulie 2025 intră în vigoare și regimul sancționator pentru nerespectarea obligației de transmitere în sistemul e-Factura a facturilor emise către consumatorii finali (B2C).

Deși obligația de transmitere a acestor facturi este în vigoare din 1 ianuarie 2025, OUG 69/2024 a instituit o perioadă de conformare voluntară de șase luni. De la începutul lunii iulie, însă, operatorii economici care nu transmit facturile emise în relația B2C în RO e-Factura vor putea fi amendați. Nivelul amenzilor este diferențiat în funcție de dimensiunea contribuabilului: sancțiunile sunt cuprinse între 5.000 și 10.000 lei pentru marii contribuabili, între 2.500 și 5.000 lei, pentru contribuabilii mijlocii și între 1.000 și 2.500 lei pentru contribuabilii mici și pentru persoane fizice.

Este important de menționat că, din perspectiva consumatorului, nimic nu se schimbă: facturile B2C continuă să fie transmise prin mijloacele tradiționale (poștă, e-mail), fără a necesita accesul în Spațiul Privat Virtual al ANAF sau formalități suplimentare.

Conformare totală – o obligație, nu o opțiune

Începând cu 1 iulie 2025, obligația de utilizare a sistemului RO e-Factura devine generală pentru toate persoanele impozabile din România, cu foarte puține excepții punctuale. Până la această dată, asociațiile și fundațiile care desfășoară activități economice, agricultorii persoane fizice care aplică regimul special prevăzut la art. 315¹ din Codul fiscal, au obligația să solicite înregistrarea în Registrul e-Factura, iar facturile emise începând cu 1 iulie 2025 vor trebuie încărcate în mod obligatoriu în sistemul RO e-Factura. Entitățile care încep activitatea economică după această dată sunt obligate să se înregistreze în avans în Registrul e-Factura obligatoriu, ținând cont de faptul că înscrierea se face în termen de trei zile lucrătoare.

Pentru a evita sancțiuni și disfuncționalități operaționale, persoanele impozabile trebuie să verifice statutul partenerilor de afaceri în Registrul e-Factura (opțional sau obligatoriu), să se asigure că soluțiile de facturare sunt integrate tehnic cu sistemul RO e-Factura, dar și să își informeze partenerii și să își instruiască echipele interne pentru adaptarea la noile fluxuri de lucru.