Autor: Florentina Șușnea, Managing Partner, PKF Finconta

Criza din ultimele 18 luni a făcut ca legislația fiscală să fie modificată într-un ritm alert în multe țări, ceea ce a condus la o accelerare a modificărilor codurilor și legislației  fiscale. Companiile se pregătesc deja pentru o perioadă de amplificare a controverselor fiscale cu posibile consecințe asupra bazelor impozabile. Disputele care încep să apară între organele de control fiscal și contribuabili sunt foarte diferite de cele de acum 3 ani. Tehnologia aplicată în analizele fiscale de risc își aduce contribuția din plin la soluționarea sau chiar la evitarea acestor consecințe fiscale și, implicit, a  litigiilor de natură fiscală.

Transparență și claritate cu ajutorul tehnologiei

Prin investiții în tehnologia utilizată mai ales în departamentul financiar-contabil, companiile pot comunica într-un mod mai  eficient cu administrațiile fiscale care au avansat pe drumul digitalizării. Astfel, companiile pot planifica și răspunde proactiv Fiscului in cazul  controverselor fiscale, fie prin îmbunătățirea răspunsurilor în timpul derulării controalele fiscale – din punct de vedere tehnic, fie prin îmbunătățirea timpilor de răspuns, fie prin valorificarea la maximum a programelor de prevenire și soluționare a litigiilor.

Importanța tehnologiei în evaluarea riscurilor fiscale trebuie bine înțeleasă. Astăzi există platforme care le permit experților fiscali și financiari să gestioneze eficient orice tip de contact cu autoritățile fiscale – de la simple cereri de date până la audituri fiscale și actualizări ale evoluției litigiilor. Tehnologia dedicată poate urmări fiecare tip de contact, permite adresarea cu prioritate a litigiilor și aduce claritate în relația cu autoritățile fiscale.

Instrumente și platforme pentru aspectele fiscale

Practicile consacrate se transformă într-un  argument al  utilizării unei varietăți de instrumente fiscale și juridice disponibile online pentru a ajuta la formularea răspunsurilor în cazul controalelor și auditurilor  fiscale; din ce în ce mai amănunțite și mai complexe. Aceste instrumente și tehnologii  complexe permit accesul autorităților fiscale la datele contribuabililor  afiliați din mai multe țări și ale întregului grup de companii. De aceea, companiile pot acum să creeze fișiere complete de documentație fiscală, cu rolul de a îmbunătății  administrarea  bazelor impozabile și a impozitelor plătite în mai multe jurisdicții fiscale, fișiere ce conțin informații despre  activități comerciale și care detaliază tranzacții, structuri sau potențiale riscuri fiscale.

În situația în care firma primește o cerere de informații de la autoritatea fiscală, este esențial ca departamentul financiar-contabil să aibă un proces tehnologic deja implementat prin care să  clasifice în mod clar și rapid aceste informații, să evalueze nivelul de risc pe care îl poate prezenta și, de ce nu,  să aplice proceduri convenite în prealabil prin care să se poată adresa diferitelor  niveluri  ale controlului realizat de autoritățile fiscale.

Managementul auditului fiscal în timp real

Este foarte clar că tehnologia joacă un rol important în managementul controalelor  fiscale și chiar al auditurilor interne de natură fiscală. Instrumentele tehnologice sofisticate permit departamentelor de taxe  să înregistreze  și să urmărească fiecare etapă a controlului sau auditului fiscal, respectiv  a procesului de gestionare a litigiilor într-o platformă centrală, permițând decidenților să obțină vizibilitate atât asupra status-ului, cât și a expunerii financiare totale. Bunele practici arată că datele legate de soluționare trebuie stocate, deoarece oferă elemente valoroase cu privire la costul potențial al oricărei dispute viitoare pe același subiect.

Datorită vitezei de adopție a tehnologiei la nivelul autorităților fiscale un  nou mod de lucru încep să se cristalizeze deja și observăm cum autoritățile fiscale ajung să cunoască mai multe despre problemele fiscale de ansamblu ale unei companii decât însăși compania în cauză.

În loc de concluzie

Este de așteptat ca societățile comerciale să furnizeze dovezi mult mai amănunțite pentru a-și susține pozițiile fiscale. Se conturează tot mai pregnant multilateralismul în materie fiscală, atât în ceea ce privește aplicarea legii în sine, cât și în ceea ce privește oportunitățile disponibile de soluționare a litigiilor. Așadar, în condițiile în care multe companii nu s-au adaptat la schimbările aduse de tehnologie, digitalizarea vine să le perturbe ciclul de viață al proceselor de conformitate fiscală învechite.

Autor: Florentina Șușnea, Managing Partner , PKF Finconta

În acest moment în România se observă o proliferare a companiilor de consultanță. Optimizarea fiscală, auditul, fuziunile și achizițiile nu mai au niciun secret. Firme de avocatură, boutique-uri specializate, freelanceri și companii mai mult sau mai puțin consacrate aglomerează piața. În calitate de proprietar de business când nu mai ai soluții la problemele cu care te confrunți, apare imediat o companie care oferă exact serviciile de care ai nevoie.

Dar cum îți poți da seama care este compania de servicii profesionale care are soluția cea mai potrivită pentru afacerea ta? Care sunt elementele care fac cu adevărat diferența?

La nivel strategic trei factori sunt cei mai importanți pentru succesul de piață al unei companii de consultanță:

1. Excelența operațională
2. Calitatea de top a produselor și serviciilor
3. Cunoașterea profilului clientului
4. Excelența operațională

Aceasta include atât aspecte interne, de exemplu modul cum crești nivelul de utilizare a resurselor, cât și aspecte externe, de exemplu cum să livrezi proiectele la timp. Concentrarea exclusivă pe excelența operațională internă poate avea un impact negativ asupra aspectelor externe.

Folosirea eficienței interne drept unic criteriu de măsurare a performanței companiei poate pune în pericol calitatea și consistența serviciilor profesionale. De aceea sistemul de management al performanței trebuie să mapeze corect relația dintre operațiunile interne și externe.

2. Calitatea de top a produselor și serviciilor

Dezvoltarea unei idei este invenție, implementarea și comercializarea acesteia este inovație. Numai că multe dintre companii au sisteme care împiedică inovația. Au provocări încă din faza de împărtășire a ideilor. Angajații nu știu unde și cum să-și socializeze ideile, unde și cum să fie inspirați de ideile celorlalți colegi. Astfel de companii, sfârșesc prin a fi prea inerțiale și fără apetit la risc.

O companie de servicii profesionale trebuie să aibă mecanisme de testare, rafinare și comercializare a ideilor. De aceea este necesar să fie implementat un model de management al cunoștințelor, care să fie completat de o strategie de creare de cunoștințe. Vânzarea expertizei nu mai este un factor de diferențiere din moment ce toate celelate companii o fac, ci doar generarea de produse inovative de top.

3. Cunoașterea profilului clientului

Dincolo de des-întâlnita formulă descrisă pe website-uri și prin broșuri că „relația cu clientul este cheia afacerii”, în multe companii de servicii profesionale nu există procese clare pentru construirea de relații cu clienții. Cheia este de fapt relația angajaților cu oamenii relevanți din piață. Dincolo de expertiză și livrarea celor serviciilor către client un factor important, dar de multe ori carent, este buna-cunoaștere a companiei clientului. Adică măsura în care furnizorul de consultanță arată un interes autentic pentru nevoia clientului.

De cele mai multe ori angajații își întâlnesc clienții sau prospecții și vorbesc foarte mult despre ei și serviciile extraordinare oferite de compania pe care o reprezintă. Prin această abordare pot fi mândria companiei, doar că nu sunt de valoare pentru client și contruiesc o încredere marginală.

Soluția este o companie de servicii profesionale cu adevărat centrată pe client, care să aibă în ADNul ei valori legate de ascultarea și înțelegerea nevoilor clientului cu empatie, competență și profesionalism. Pentru a se ajunge la acest nivel de orientare spre client, este nevoie de o echipă de conducere care să pună accentul pe aceste valori și să le operaționalizeze în mod relevant în toate procesele companiei.

Programele de instruire a angajaților pe toate nivelurile de senioritate ar trebui să le dezvolte acestora înțelegerea clientului și poziționarea acestuia în centrul preocupărilor companiei. Rolul fiecărui angajat este să construiască relații în piață bazate pe încredere și, în egală măsură, pe expertiză tehnică.

În concluzie

Schimbările tactice sau operaționale din cadrul companiilor de servicii profesionale vor fi fără rezultat dacă aspectele critice privind strategia și leadershipul nu sunt adresate.

Dacă acest aspecte strategice ar fi ușor de adresat, atunci am asista la o cascadă de modificări ale design-ului organizațional al companiilor de servicii profesionale. Ceea ce nu se întâmplă deoarece, în multe situații, modelul de afaceri pe care îl au încă funcționează, iar compania are venituri.

Schimbarea va aduce, însă, oportunități semnificative companiilor de servicii care vor completa expertiza profesională cu puterea brandului și cu centrarea autentică pe client.