Autori: Georgiana Iancu, Partener, liderul departamentului Impozite indirecte, EY România și

Georgiana Constantin, Senior Manager, Impozite indirecte, EY România

Reforma TVA în Era Digitală (așa-numitul Pachet ViDA), în vigoare din 14 aprilie 2025, își propune, pe de o parte, să reducă frauda în domeniul TVA și să simplifice comerțul transfrontalier, dar și să reducă complexitatea administrativă prin implementarea unor cerințe standardizate de raportare digitală, gradual, până în anul 2035.

Unul dintre principalii piloni ai reformei ViDA are în vedere tranziția către un sistem de raportare digitală uniformizat la nivelul statelor membre ale Uniunii Europene (UE). În acest sens, se are în vedere documentarea electronică a tranzacțiilor, pentru fiecare tranzacție în parte. Acest lucru ar permite corelarea încrucișată a datelor și ar spori capacitățile de control ale adminstrațiilor fiscale din statele membre UE, reducând în același timp costurile administrative.

Reforma ViDA se aliniază și cu obiectivele de reducere a “deficitului de încasare a TVA” ce a fost estimat pentru anul 2022 la 89 miliarde euro în UE. Deficitul de încasare a TVA reprezintă diferența totală dintre veniturile din TVA preconizate pe baza legislației de TVA și încasările efective de TVA, o parte semnificativă fiind generată de frauda în domeniu, în special în aria tranzacțiilor intracomunitare.

În ceea ce privește România, ținând cont că facturarea electronică este obligatorie pentru tranzacțiile locale începând cu 2024, la o primă vedere, cerințele de raportare digitală și facturare electronică din pachetul ViDA nu ar trebui să aibă un impact imediat și semnificativ la nivelul mediului de afaceri. Există totuși o serie de obligații și implicații practice pe care companiile vor trebui să le aibă în vedere în perioada următoare.

Într-o primă etapă, începând cu 14 aprilie 2025, toate statele membre vor putea introduce facturarea electronică pentru tranzacțiile locale fără a obține o derogare prealabilă din partea Consiliului UE. Nu acesta a fost cazul României, care a trebuit să obțină o astfel de derogare în 2023, pentru a putea introduce în mod obligatoriu și la nivel generalizat actualul sistem de facturare electronică RO e-Factura. Această simplificare poate duce la o adoptare mai rapidă a facturării electronice în statele membre ce nu au obținut încă o astfel de derogare.

Începând cu 1 iulie 2030, sunt prevăzute o serie de obligații privind facturarea electronică și raportarea digitală. În ceea ce privește facturarea electronică, aceasta va deveni metoda implicită pentru emiterea facturilor. Cu toate acestea, statele membre pot opta pentru menținerea facturilor în format hârtie sau în alte formate electronice pentru tranzacțiile interne.

De asemenea, facturile electronice vor trebui să respecte Standardul European de facturare electronică și lista sintaxelor sale, existând un anumit grad de flexibilitate, în special în cazul statelor membre ce au implementat deja facturarea electronică, menit să reducă povara generată de costurile administrative.

Pe de altă parte, deținerea unei facturi electronice valide va deveni o cerință esențială, de fond, pentru deducerea TVA, în situația în care statele membre nu permit formate alternative de factură pentru tranzacțiile interne. Având în vedere această prevedere, dar și modul în care România a implementat în prezent e-Factura, respectiv ca fiind exemplarul original al facturii, este adusă în prim plan o perspectivă critică cu privire la deducerea TVA și faptul că poate fi exercitat dreptul de deducere a TVA doar în situația primirii și înregistrării exemplarului original al facturii primit prin platforma RO e-Factura.

O altă modificare de impact vizează termenul pentru emiterea facturii electronice în cazul tranzacțiilor transfrontaliere, ce se va modifica la 10 zile de la data livrării, comparativ cu termenul de până la 15 a lunii următoare celei în care au fost livrate bunurile.

Așadar, din perspectiva facturii electronice, companiile vor trebui, pe de o parte, să asigure până la 1 iulie 2030 adaptarea sistemelor ERP și a sistemelor de facturare, astfel încât să permită emiterea și primirea facturilor în format electronic inclusiv pentru tranzacțiile transfrontaliere. Pe de altă parte, companiile vor trebui să se asigure că vor avea în vedere toate noile cerințe, astfel încât să evite potențiale consecințe fiscale.

Din perspectiva cerințelor de raportare digitală, începând cu 1 iulie 2030, companiile vor trebui să asigure raportarea datelor privind livrările de bunuri și prestările de servicii transfrontaliere către administrațiile fiscale, într-un format standardizat. Această nouă obligație aduce în schimb eliminarea declarației recapitulative 390 privind operațiunile intracomunitare.

Totodată, statele membre pot extinde cerințele de raportare digitală și pentru achizițiile transfrontaliere de bunuri și servicii sau pentru tranzacțiile interne.

Deși așteptarea este ca informațiile solicitate în scopul raportării digitale a tranzacțiilor transfrontaliere să fie similare celor raportate în prezent prin declarația recapitulativă 390, vor fi solicitate informații suplimentare inclusiv date bancare, astfel încât administrațiile fiscale să poată urmări nu numai bunurile, ci și fluxurile financiare ale companiilor.

În acest sens, se are în vedere dezvoltarea unui sistem electronic central de schimb de informații privind TVA (“sistemul VIES central”) ce va colecta informații de la furnizori și de la clienți în baza obligațiilor de raportare digitală, va efectua verificări încrucișate și va pune la dispoziția statelor membre acest intrument de verificare care să permită o combatere mai eficienta a fraudei în domeniul TVA.

Trebuie precizat și că, prin pachetul ViDA, nu se are în vedere eliminarea obligațiilor de raportare SAF-T sau a obligațiilor de raportare privind operațiunile efectuate prin casele de marcat.

În concluzie, reforma ViDA, prin noile cerințe de raportare digitală și facturare electronică, va veni ca un strat suplimentar care să cimenteze parcursul de digitalizare fiscală început în România prin proiectele SAF-T, e-Factura, e-Transport, e-Case de marcat și e-TVA. Principalul scop este acela de reducere a fraudei în domeniul TVA, inclusiv din comertul transfrontalier, și, respectiv, de diminuare a deficitului de încasare a TVA.

În contextul unui parcurs către digitalizare fără cale de intors, direcția este clară: raportarea către admistrațiile fiscale în timp aproape real a tuturor tranzacțiilor efectuate de către companii. Este necesar și important ca toate procesele de digitalizare fiscală și implementările făcute până acum să fie revăzute, astfel încat conformarea la cerințele ViDA să fie una ușoară, planificată din timp și care să se integreze cât mai bine cu tabloul de bord al funcției fiscale a companiilor.

• La finele lunii iulie 2023, Consiliul UE a aprobat derogarea privind adoptarea e-Factura generalizată în România cu aplicabilitate pentru perioada 1 ianuarie 2024 – 31 decembrie 2026. Este așteptată legislația națională prin care trebuie stabilite cel puțin data de la care intervine obligația e-Factura și categoriile de operatori economici care trebuie să se conformeze noilor reguli
• Chiar şi in lipsa acestor parametri, firmele româneşti nu vor avea foarte mult timp la dispoziție, astfel încât ar trebui să înceapă deja demersurile pentru implementarea RO e-Factura
• Aproape un sfert dintre companiile româneşti spun că au nevoie de până la 6 luni pentru a implementa sistemul RO e-Factura, dar majoritatea cred că au nevoie de mai mult timp, astfel: 45% dintre acestea au indicat un interval de 6 luni până la 1 an și 25% au menționat un interval între 1 și 2 ani, potrivit celui mai recent sondaj din cadrul webinarului organizat de EY marți, 22.08.2023
• Astfel, 83% dintre companiile respondente declară că nu ar fi pregătite pentru data de 1 ianuarie 2024 ca dată de începere a emiterii facturilor prin sistemul RO e-Factura, în timp ce doar 17% afirmă că sunt pregătite

Cât de pregătite sunt companiile româneşti pentru a implementa sistemul RO e-Factura începând cu 1 ianuarie 2024, care sunt necunoscutele în etapa premergătoare trecerii la noul sistem, care sunt implicațiile pentru companiile care nu sunt înrolate în prezent in sistemul RO e-Factura, rezultatele așteptate de autoritățile fiscale urmare implementării e-Factura, dar şi care este practica altor state membre ale UE privind e-Factura, au fost principalele teme de discuţie abordate în cadrul webinarului organizat marţi, 22.08.2023.

La sfârşitul lunii iulie a.c., Consiliul Uniunii Europene a acordat României derogarea de a adopta facturarea electronică obligatorie, decizia fiind aplicabilă pentru perioada 1 ianuarie 2024 – 31 decembrie 2026. Astfel, sistemul RO e-Factura ar putea deveni obligatoriu la nivel generalizat, cel mai devreme începând cu 1 ianuarie 2024, pentru tranzacțiile între firmele stabilite în România.

„Niciunde nu am văzut o transformare mai accelerată a raportărilor fiscale în format digital decât în România. SAF-T, RO-transport, e-Factura pentru bunuri cu risc fiscal ridicat și canalul B2G și iată-ne acum în așteptarea următorilor pași pentru factura electronică B2B la nivel generalizat”, a precizat moderatorul webinarului, Georgiana Iancu, Partener, Coordonator Practică de Taxe Indirecte și Digitalizare Fiscală, EY România.

În aşteptarea legislaţiei naţionale, sunt o serie de aspecte pentru care se aşteaptă clarificări din partea autorităţilor, începând cu data de la care se va adopta e-Factura, dacă se va lua în considerare extinderea raportării datelor din facturi prin platforma RO e-Factura care se aplică în prezent bunurilor cu risc fiscal ridicat la nivel generalizat sau, dimpotrivă, dacă se va adopta încă de la bun început platforma RO e-Factura ca unic canal de facturare. Consecinţele nerespectării termenelor de adoptare (deducerea TVA, potenţiale contravenţii sau stimulente în cazul conformării în termen) sau dacă se are în vedere o implementare etapizată sunt alte aspecte foarte importante pentru care mediul de afaceri aşteaptă clarificări prin legislaţia ce urmează să fie adoptată.

În spiritul derogării primite de România din partea Consiliului UE, direcţia aşteptată ar fi aceea că singurul mesaj care dobândeşte calitatea de factură să fie cel transmis electronic prin sistemul RO e- Factura. Pe de altă parte, în contextul în care România are la dispoziţie doar trei ani în care e-Factura să devină aplicabilă la nivel generalizat, poate fi luată în considerare şi alternativa implementării (poate pe o perioadă de tranziţie) a unui sistem în care datele din facturile emise să fie raportate prin sistemul RO e-Factura (aşa cum se întâmplă acum în cazul bunurilor cu risc fiscal ridicat), astfel încât în paralel furnizorii să îşi comunice facturile către clienţi prin canalul agreat comercial.

Prezent la webinarul EY, reprezentantul Ministerului de Finanțe, Iulian Ardeleanu, Director General, Direcția Generală de Legislație Fiscală și Reglementări Vamale și Contabile, a reiterat faptul că, începând cu anul 2024, în România se va aplica cu certitudine o variantă din cele două.

Experiența privind facturarea electronică la nivelul UE arată situații diferite. Astfel, Italia a fost primul stat care a implementat e-Factura, urmând Polonia, Franța și Germania. Italia a implementat în mai puțin de un an, iar practica celorlalte state arată că au avut nevoie de circa doi ani. Germania a obținut derogarea din partea Consiliului UE odată cu România, termenul propus spre implementare fiind anul 2026.

Georgiana Constantin, Senior Manager, Taxe indirecte, EY România: „În privința implementării e-Factura generalizată în relația B2B, este important să ne uităm și la ceea ce au făcut alte state membre din UE. Italia, Polonia și Franța au început de ceva vreme demersurile pentru adoptarea e-Factura la nivel generalizat, România și Germania tocmai ce au obținut derogarea Consiliului UE. O analiză a celor mai bune practici privind e-Factura la nivelul UE ar trebui să contribuie la așezarea unui sistem cât mai eficient, odată ce se trece către e-Factura la nivel generalizat. Principalele direcții observate sunt: timpul pe care țările și l-au luat pentru implementarea e-Factura – între 9 luni până la 2 ani și jumătate, implementare etapizată în funcție de categoriile de contribuabili – Franța, Polonia, Italia, precum și e-Factura ca document original pentru tranzacțiile domestice”.

Aspecte concrete privind implementarea e-Factura la nivel generalizat, detaliate împreună cu reprezentanții autorităților, s-au referit la obiectivele E-Factura, perioada şi modalitatea de implementare, calendarul de implementare, etapizare precum şi implicațiile în cazul neadoptării e-Factura la termen.

„Principalul obiectiv, pentru autorități, al trecerii la sistemul e-Factura, este cel al prevenirii și combaterii fraudei, pentru că vom avea posibilitatea identificării tuturor neconcordanțelor apărute în datele raportate de contribuabili și vom putea interveni în timp real pentru remedierea acestora. La fel de important este obiectivul creșterii transparenței fiscale, mai ales în zona achizițiilor publice. Implementarea sistemului e-Factura este, de altfel, benefic pentru ambele părți, autorități și mediul de afaceri, care va avea la dispoziție un foarte bun instrument de lucru, atât în relația cu statul, cât și în relația cu ceilalți parteneri de afaceri”, a explicat Iulian Ardeleanu, Director General, Direcția Generală de Legislație Fiscală și Reglementări Vamale și Contabile, Ministerul Finanţelor.

La rândul sau, Antoine Avram, Director General, Unitatea de Management al Informației, ANAF, a menționat faptul că „ANAF asigură cheltuielile publice printr-o colectare eficientă, pentru care trebuie să avem o administrare fiscală digitalizată. Factura electronică reprezintă un element dintr-un întreg al digitalizării fiscale. În conținutul facturii regăsim date valoroase, date despre contribuabili, sume ce urmează a fi încasate, bunuri ce vor fi livrate, informații importante în activitatea de colectare. Trebuie să devenim cea mai performantă agenție fiscală din UE. Urmărim să realizăm un profil al contribuabilului, în stânga patrimoniul, în dreapta obligația fiscală, între care trebuie să existe un echilibru perfect”.

Albert Fruth, Șef Birou, Elaborare Strategii și Informatizare, Unitatea de Management al Informației, ANAF, a menționat faptul că „Proiectul e-Factura a fost demarat conceptual în anul 2020, fiind desfășurate mai multe activități la începutul anului 2021 și a intrat în linie dreaptă din noiembrie 2021, când platforma RO e-Factura a devenit disponibilă pentru agenții economici. Detaliile care susțin facturarea electronică se regăsesc atât pe site-ul ANAF, cât și pe cel al Ministerului Finanțelor Publice, unde este postat și link către asro.ro, de unde se poate descărca în mod gratuit standardul european de facturare electronică ce stă la baza RO e-Factura”.

Facturarea electronică ar trebui să contribuie semnificativ, nu doar în România, ci la nivelul administrațiilor fiscale internaționale la reducerea decalajului de TVA, dar și la îmbunătățirea capabilităților de management al riscului. „Cât privește detectarea timpurie a schemelor de fraudă, desprindem atât în contextul discuțiilor privind e-Factura cu reprezentanții administrației fiscale din România, cât și din discuțiile la nivelul UE pentru adoptarea pachetului ViDA – TVA în era digitală, o preocupare pentru a crea o legătură între bunuri/servicii, factură și plată”, a concluzionat Georgiana Iancu. 

„Companiile noi care vor trebui să se conformeze vor avea nevoie de investiții în noi sisteme IT și de pregătire personal, dar și la nivelul autorităților vor trebui resurse pentru a ne pregăti pentru înrolarea eficientă a companiilor. Analizăm dacă acest lucru să se facă în etape, astfel încât să integrăm eficient e-Factura în sistemul fiscal din România. Nu se pune acum problema unor sancțiuni pentru cei care nu vor reuși o conformare perfectă, pentru că interesul nostru este să avem cât mai multe companii în sistem”, a mai precizat Iulian Ardeleanu, Director General, Direcția Generală de Legislație Fiscală și Reglementări Vamale și Contabile, Ministerul Finanţelor.

Legat de acordarea unei perioade de graţie, faptul că va urma implementarea e-Factura începând de anul viitor a fost anunţat de către autorități încă de-acum doi ani, a explicat în continuare reprezentantul MF, „iar mediul de afaceri a fost informat că am solicitat derogarea de la CE și am obținut-o, pentru intervalul 1 ianuarie 2024, timp de trei ani, deci nu se mai pune problema unei perioade de grație în trecerea la acest sistem. Între timp, pentru a facilita modul de raportare pentru companii, analizăm variante de lucru cu declarații pre-completate, de exemplu decontul TVA, dar și altele”, a spus acesta.

Pe parcursul webinarului EY, a fost relansat sondajul de la finele lunii iunie 2023, pentru a lua pulsul mediului de afaceri și a vedea cât de pregătite sunt companiile din România să adopte e-Factura. Astfel, 83% din respondenți spun că nu sunt pregătiți să aplice factura electronică la nivel generalizat de la 1 ianuarie 2024.

Întrebate care ar fi un interval considerat rezonabil pentru conformarea la regulile de facturare electronică prin intermediul platformei RO e-Factura de la data publicării legislației, companiile au indicat astfel: 25% din respondenți s-ar putea încadra într-un termen de până la 6 luni. Majoritatea însă au nevoie de mai mult timp, astfel că 45% din companii au nevoie de 6 luni până la 1 an și 25% din companii au nevoie de 1 până la 2 ani.

Puține sunt companiile cărora le-ar trebui mai mult de 2 ani, respectiv doar 5%, în scădere de la 20% cât indica sondajul făcut de EY la finele lunii iunie 2023, „ceea ce poate să însemne și că, odată ce Consiliul UE a avizat favorabil derogarea solicitată de România, companiile au început deja analiza și demersurile pentru conformarea la noile cerințe de facturare”, a explicat Georgiana Iancu.

„Concluzia principală care se desprinde din webinarul susținut alături de invitații noștri din cadrul Ministerului de Finanțe și ANAF, este aceea că, odată ce se va trece către e-Factura la nivel generalizat în spiritul derogării primite din partea Consiliului UE, e-Factura devine singurul exemplar care să susțină deducerea TVA. Or, acest lucru prezintă o importanță majoră pentru companii. Așadar, recomand companiilor să trateze implementarea e-Factura nu doar dintr-o perspectivă de soluție IT, ci să ia în calcul toate implicațiile fiscale, dar și pe cele de natură comercială, precum și o analiză de business detaliată pornind de la standardul de facturare electronică”, a concluzionat Georgiana Iancu în încheierea webinarului.

Autori:

• Georgiana Iancu, Partener, liderul departamentului Impozite indirecte, EY România
• Georgiana Constantin, Senior Manager, Impozite indirecte, EY România

În data de 27 iulie 2023, Consiliul Uniunii Europene a autorizat România să introducă facturarea electronică obligatorie pentru toate tipurile de tranzacţii B2B efectuate între societăţile stabilite în România. La aproape 2 ani de la solicitarea acestei derogări din partea Consiliului UE, România intră în linie dreaptă din perspectiva autorizărilor necesare, astfel că va putea să adopte e-factura generalizată începând cu data de 1 ianuarie 2024.

Această derogare a fost necesară în contextul unui cadru legal de facturare prevăzut prin Directiva de TVA, care permite companiilor să factureze atât pe suport de hârtie, cât şi în format electronic. De asemenea, în prezent, utilizarea facturii electronice se poate face doar cu acceptare din partea destinatarului.

Astfel, derogarea obţinută permite României să adopte facturarea electronică obligatorie. Ce ar însemna acesta pentru pentru mediul de afaceri? În baza acestei derogări, autorităţile fiscale ar putea solicita ca facturile să fie emise exclusiv în format electronic, prin respectarea unui standard de facturare şi transpunerea într-un format xml prestabilit şi ulterior comunicat prin sistemul RO e-factura, administrat de Ministerul Finanţelor Publice. În acest sens, emitentul nu va mai avea nevoie să obțină acordul destinatarului pentru a emite o factură în format electronic.

Derogarea este aplicabilă începând de la 1 ianuarie 2024, până la 31 decembrie 2026 sau până la data la care statele membre ale UE urmează să aplice prevederile naționale privind pachetul european ViDA (VAT in the Digital Age), în funcție de data care survine mai întâi. România are posibilitatea să transmită Comisiei o cerere de prelungire a aplicării derogării după data de 31 decembrie 2026.

În următoarele 30 de zile, prin ordin al președintelui ANAF ar trebui să se stabilească categoriile de contribuabili vizate şi data de la care intervine această obligaţie. Aşadar, până cel mai târziu pe data de 25 august 2023 ar trebui să se decidă termenul pentru adoptarea facturării electronice.

Un termen precum începutul anului 2024 pentru trecerea la e-factura generalizată aduce provocări reale din perspectiva timpului foarte scurt în care companiile vor trebui să gestioneze aspectele asociate îndeplinirii tuturor cerințelor de generare e-factură din perspectivă fiscală, operațională și comercială, dar și implementarea unor soluții tehnice adecvate.

Implementarea e-factura se dovedește a fi un proces foarte complex, pornind de la momentul la care o societate stabileşte care sunt elementele ce ar trebui incluse în e-factura (peste 200 de elemente ce ar trebui analizate) până la momentul implementării unor soluții adecvate. Companiile ar trebui să se asigure că soluția tehnică aleasă le va permite atât gestionarea facturilor emise, cât și a facturilor primite, gestionarea unui volum suficient de date, dar și funcționalități precum primirea sau transmiterea de mesaje prin spațiul privat virtual – SPV către parteneri pentru facturile primite și emise sau verificarea condițiilor de validare tehnică a fișierului XML.

Se desprind, de asemenea, două direcţii în ceea ce priveşte implementarea facturării electronice obligatorii în România. Situaţia în care, cel puţin într-o prima fază, facturarea electronică să fie tratată doar ca o raportare a datelor din facturi în timp cvasi-real, menţinându-se obligaţia transmiterii facturilor şi în formatul clasic, agreat de partenerii comerciali. Această situaţie ar fi, mai degrabă, o simplificare acordată temporar companiilor, întrucât derogarea primită de România vizează în mod cert situaţia în care e-factura devine exemplarul original al facturii, aceasta find aplicabilă chiar şi în lipsa unei acceptări din partea destinatarului.

Dacă modul în care România va implementa e-factura generalizată va conduce către e-factura ca fiind singurul exemplar original, consecinţele unei implementări tardive sau deficitare a procesului de facturare electronică pot fi multiple. Concret, laolaltă cu implicaţiile fiscale legate de deducerea TVA, ar trebui avute în vedere consecinţele de natură comercială generate de întârzieri în procesul de facturare şi chiar impactul asupra fluxurilor de numerar sau supply-chain.

Având în vedere că România este la un pas de implementarea e-factura generalizată, dar şi experienţa proceselor de digitalizare implementate recent, cum ar fi raportarea SAF-T sau Ro-transport, iată ce spun companiile din România despre cât de pregătite sunt să facă pasul către facturarea electronică, conform celui mai recent sondaj derulat de EY chiar pe parcursul lunii iulie 2023.

Majoritatea companiilor participante la sondaj (78%) ştiu despre intenţia autorităţilor fiscale ca e-factura să devină aplicabilă cu caracter generalizat. În ce măsură consideră companiile românești că sunt pregătite pentru aplicarea facturării electronice de la 1 ianuarie 2024? Nu suntem pregătiți – au răspuns 39%, suntem pregătiți în proporție de 50% au declarat 23%, suntem pregătiți în proporție de 30% au declarat 9%. Surprinzător sau nu, aproape o treime dintre cei intervievați au spus că nu au analizat impactul acestei cerințe.

În privința înțelegerii cerințelor de raportare pentru e-factura, în situaţiile în care procesul de analiză a fost iniţiat, nivelul de înţelegere a cerinţelor este relativ redus. Trăgând linie, în cele 5 luni rămase până la 1 ianuarie 2024, data de la care România ar putea impune obligaţia facturării electronice, companiile din România nu vor putea fi pregătite pentru această nouă obligaţie din programul de digitalizare fiscală.

În concluzie, odată cu obţinerea acestei derogări din partea Consiliului Uniunii Europene, facturarea electronică devine o obligaţie iminentă pentru companiile româneşti. Experiența practică ne arată că îndeplinirea tuturor pașilor pentru un proces de emitere și transmitere e-factura operațional, corect implementat din perspectiva cerinţelor fiscale poate dura cel puţin șase luni, ignorând orice limitări legate de resursele umane tehnice sau financiare necesare unei astfel de implementări.

În măsura în care încă de la bun început, România va implementa e-factura ca singură modalitate de transmitere a facturilor către clienţi (în linie cu autorizarea obţinută din partea UE), şi nu doar ca o raportare în timp cvasi-real a datelor din facturi către autorităţile fiscale (aşa cum se întâmplă în prezent pentru bunurile cu risc fiscal ridicat), în mod cert presiunea pentru companii va fi şi mai mare. Aceasta întrucât vor trebui prioritizate, în egală măsură, şi cerinţele de ordin comercial, operaţional, procesele de postare a facturilor emise şi primite în sistemele financiar contabile, impactul asupra fluxurilor de numerar, toate acestea necesitând bineînţeles resurse suplimentare şi un calendar de implementare mai extins.

În oricare dintre ipoteze, în perioada imediat următoare facturarea electronică ar trebui să devină o prioritate pe agenda companiilor din România, pentru a preveni eventuale contravenţii, consecinţe fiscale sau chiar blocaje din punct de vedere comercial.

Autori:

• Diana Lupu, Partener, Global Compliance and Reporting, EY România
• Georgiana Constantin, Senior Manager, Taxe indirecte, EY România
• Roxana Şerban, Manager, Global Compliance and Reporting, EY România

Standard Audit File for Tax, cunoscut sub denumirea prescurtată SAF-T, reprezintă una dintre cele mai complete raportări pe care companiile românești trebuie să le respecte, iar realitatea arată că multe dintre acestea se confruntă cu dificultăți în implementarea și asigurarea calității acestor raportări.

Aşa cum este prezentată în schema SAF-T, prin legislația românească sunt obligatorii trei declarații de depus: lunară, la cerere și declarația anuală, dedicată situației activelor companiei. În acest moment, mai sunt doar câteva zile până la depunerea SAF-T active, o declarație anuală ce are ca termen 150 de zile de la sfârșitul anului financiar. Mai exact, odată cu situațiile financiare anuale avem termen și pentru SAF-T active. Această declarație trebuie să conțină informații și date reconciliabile cu informațiile din situațiile financiare anuale, mai precis formularul F40.

Este esențial ca departamentele de contabilitate și taxe să înțeleagă în detaliu cerințele de raportare SAF-T și să lucreze îndeaproape cu departamentele de suport informatic pentru a identifica cele mai adecvate soluții care să permită conformarea cu aceste cerințe de raportare.

SAF-T este un fișier electronic standardizat care conține date contabile detaliate, inclusiv vânzările, achizițiile, plățile precum și datele fiscale relevante pentru TVA și impozite cu reţinere la sursă. Ca parte a raportării anuale SAF-T prezintă informații detaliate privind mijloacele fixe, iar la cerere, se prezintă informații detaliate privind stocurile. Scopul principal al raportării SAF-T este de a simplifica procesul de audit fiscal și de a preveni frauda fiscală.

Începând cu anul 2022, marii contribuabili din România trebuie să depună lunar/trimestrial fișierul SAF-T la autoritățile fiscale, până în ultima zi a lunii pentru luna/trimestrul precedent. Pentru contribuabilii mijlocii, raportarea este aplicabilă începând cu anul 2023, cu o perioadă de graţie care expiră la finalul lunii iulie 2023. Nerespectarea cerințelor de raportare SAF-T poate duce la amenzi, necesitatea unor eforturi suplimentare pentru corecţie și timpi suplimentari pentru reconcilierile datelor din SAF-T cu alte declarații fiscale ori situații financiare pe parcursul unui control fiscal pentru perioada respectivă. Din aceasta perspectivă, devine lesne de înțeles de ce este necesară analiza foarte detaliată a proceselor interne de colectare a datelor și de raportare, astfel încât această declarație (D406) să fie corect și complet întocmită.

Multe companii se confruntă cu dificultăți și sunt copleșite de volumul datelor cerute pentru a se conforma cerințelor de raportare SAF-T, având în vedere complexitatea fișierului electronic și termenele stricte. Companiile care nu au o infrastructură IT adecvată, folosesc multiple soluții ERP sau cele care utilizează softuri necustomizate pentru raportarea statutară se pot confrunta, de asemenea, cu dificultăți în generarea fișierului SAF-T.

Provocările în pregătirea declarației SAF-T provin fie din volumul mare de tranzacții, din lipsa unor informații despre parteneri, din codificări de taxe sau valoarea taxelor la nivel de tranzacție/linie de tranzacție, fie din utilizarea a multiple soluții ERP și anumite procese/reconcilieri manuale pentru a adresa deficiențele din ERP-ul de bază.

Concluzia care se desprinde este simplă în cuvinte, dar complexă în aplicare: devine absolut necesară o analiză completă a procedurilor companiei prin care diferite departamente colectează informațiile și întocmesc rapoartele financiare și de gestiune, precum și a fluxurilor prin care interacționează diviziile interne pentru a genera rapoartele necesare generării raportării SAF-T.

Este foarte posibil să se ajungă la concluzia că va fi nevoie de investiții noi, poate nebugetate, care ar simplifica colectarea și prelucrarea datelor necesare completării declarației SAF-T. Decizia de investiție trebuie analizată în contextul beneficiilor și riscurilor care decurg pe termen lung din calitatea datelor fiscale raportate.

Noile raportări fiscale creează un nivel mult mai mare de transparenţă în relaţia dintre contribuabili şi autorităţile fiscale. Este esenţial ca eforturile depuse în prezent atât de mediul de afaceri, cât şi de către administraţia fiscală să îşi atingă obiectivele şi, în anii în care urmează, să vedem timpi mai reduși de control fiscal, costuri mai reduse de conformare fiscală, simplificarea sau chiar eliminarea altor declarații fiscale, dar şi o îmbunătăţire a colectării şi crearea unui mediu mai echitabil pentru agenţii economici. Aceasta ar fi, pe scurt, concluzia specialiștilor EY în cadrul webinarulului Tot ce trebuie să știi despre „restartarea sistemului fiscal”: RO e-Factura și RO e-Transport, organizat pe 1 iulie 2022, dată de la care RO e-Factura și RO e-Transport devin obligatorii pentru produsele cu grad de risc fiscal ridicat.

„În mod cert, toate aceste raportări vin cu multiple provocări asociate – începând de la înţelegerea cerinţelor, costurile suplimentare de conformare, calibrarea soluţiilor ERP sau identificarea unor soluţii potrivite pentru pregătirea datelor în formatele cerute, timpul şi resursele limitate, termenele scurte de implementare. Este esenţial ca agenţii economici să înţeleagă importanţa şi impactul acestor raportări pe termen lung, atunci când îşi stabilesc strategia şi planul de acţiune pentru adaptarea la noile cerinţe ale ANAF. După un an de pregătiri pentru raportarea SAF-T, alături de clienţii noştri, vedem cât este de important ca, dincolo de alegerea unei soluţii tehnice care să fie cât mai adaptată specificului activităţii şi sistemelor ERP folosite, să fie înțelese cerinţele de raportare, cum se corelează datele raportate şi care sunt soluţiile inteligente la care se poate apela atunci când tehnologia îşi are limitările sale”, arată Georgiana Iancu, Partener, Liderul Departamentului de Taxe Indirecte.

La Webinarul EY au participat reprezentanți ANAF şi ai Direcției Generale Antifraudă. Albert Fruth, Consilier Superior ANAF în cadrul Unităţii de Management al Informaţiei, a acoperit mai multe aspecte care țin de aplicabilitatea e-factura şi a declarat: „Sistemul RO e-Factura a fost creat în vederea punerii la dispoziția operatorilor economici a unui serviciu electronic pentru emiterea și primirea facturilor, ce contribuie la susținerea unui mediu fiscal eficient şi adaptat nevoilor de tranziție către o metodă de lucru bazată pe instrumente digitale, nu pe hârtii, răspunzând evoluțiilor tehnologice și cerințelor mediului de afaceri”.

„RO e-transport împreună cu celelalte proiecte de digitalizare ale ANAF contribuie la reducerea decalajului fiscal și la crearea unui mediu concurențial corect. Aceste instrumente pun la dispoziția ANAF un sistem proactiv de prevenire și identificare timpurie a fraudelor, constituind o premisă pentru creșterea conformării fiscale”, a transmis mediului de afaceri și domnul Teodor-Alexandru Georgescu, director general al Direcției Generale Antifraudă Fiscală.

De asemenea, în cadrul  webinarului, specialiștii EY au dat vești bune mediului de afaceri: „Pe 30 iunie, a fost publicată Procedura de utilizare și funcționare a sistemului național privind monitorizarea transporturilor de bunuri cu risc fiscal ridicat, RO e-Transport și amânarea stabilirii de sancțiuni pentru RO e-transport, până la 1 octombrie 2022, măsură mult așteptată de agenții economici”, a punctat Georgiana Iancu, Liderul Departamentului de Taxe Indirecte. De asemenea, vor fi aduse clarificări suplimentare pentru aplicabilitatea RO e-transport.

Cum percep companiile restartul sistemului fiscal – sondaj EY 

În pragul termenului de raportare în sistemul RO e-factura și a sistemului RO e-Transport, companiile declarau, în proporție covârșitoare – 72%, că nu sunt pregătite pentru „o implementare atât de rapidă”, mai ales luând în calcul faptul că, între 30% şi, respectiv, 45% dintre facturile emise, respectiv primite, sunt pe hârtie, dar și alte proiecte derulate în paralel – cum este SAF-T, care le solicită la maximum resursele. Acestea sunt concluziile unui studiu EY România, derulat zilele acestea, care și-a propus să vadă cât de pregătite se simt companiile să pună în practică noul pachet de „digitalizare” a raportărilor fiscale. Marii contribuabili spun, majoritar – 60%, că, deși au început pregătirile pentru raportarea SAF-T, nu cred că vor fi pregătite să raporteze în termen și apreciază că „o extindere a perioadei de grație este imperios necesară”.

Realitatea cu care se confruntă agenții economici, acum relevată de studiul EY, este că aceștia emit și comunică către clienți, în proporție de 30%, facturile pe hârtie/prin curier sau poștă și le primesc de la furnizori tot tradițional, pe hârtie, prin curier sau poștă, într-o și mai mare proporție, de 45%. Astfel, deși toate companiile care au participat la sondajul EY România au spus că folosesc sisteme informatice financiar-contabile, prelucrarea informațiilor este foarte dificilă. Marii contribuabili – principalii respondenți ai studiului EY România, se mai lovesc de o barieră – preluarea datelor aferente facturilor primite de la furnizori în sistemul financiar-contabil se realizează, pentru 95% dintre ei, în mod semi-automat sau manual. 

De asemenea, un alt aspect interesant revelat de studiul EY România este acela că doar o treime dintre marii contribuabili respondenți au declarat că au înțeles în proporție de cel puțin 70% cerințele raportării în sistemul RO e-factura.

Întrebate fiind care sunt principalele costuri suplimentare pe care estimează că le vor avea pentru a se adapta la raportarea e-Factura, companiile au răspuns că acestea vor veni în principal din implementarea unei soluții tehnice, care să permită generarea facturii electronice, comunicarea prin SPV și procesarea ulterioară a mesajelor generate din SPV în legătură cu e-Factura – 75% dintre respondenți.

„Este interesant că, la această întrebare, companiile iau în considerare şi un potențial impact al neconformării în sistemul RO e-Factura asupra fluxurilor de numerar, în cazul în care partenerii comerciali condiționează plata facturilor de raportarea prin SPV a e-Facturii. Aici bineînțeles, nu se poate exclude un astfel de impact, de aici importanța clarificărilor din partea autorităților fiscale asupra aplicabilității acestei raportări prin RO e-factura pentru produsele cu grad ridicat de risc. Raportarea prin SPV a facturilor pentru produsele cu risc nu se poate substitui facturii originale care susține deducerea TVA la beneficiar, cel puțin nu până la obținerea unei derogări de la regulile de facturare consacrate prin Directiva de TVA”, arată Georgiana Iancu, Liderul Departamentului de Taxe Indirecte.

Costuri vor mai fi, anticipează agenții economici, și din asigurarea unei piste de audit (arhivare, reconciliere, trasabilitate) între factura tradițională și e-Factura, dar și din resursele umane suplimentare ce vor trebui asigurate, cum arată 13% dintre respondenți.

Aproape 50% dintre marii contribuabili cred că un interval rezonabil pentru a se putea conforma și a factura electronic prin intermediul platformei puse la dispoziție de ANAF ar fi între 6 luni și un an.

De remarcat este faptul că toți agenții economici întrebați au răspuns, în proporție de 90%, că știu că autoritățile fiscale intenționează ca programul e-Factura să devină aplicabil cu caracter generalizat, ceea ce nu poate decât să confere premisele unei și mai bune mobilizări pentru trecerea către facturarea electronică obligatorie, mai arată Georgiana Iancu.

Informații esenţiale pentru Ro e-transport nu pot fi extrase automat

„În ceea ce privește cel de-al doilea proiect de raportare digitală RO e-Transport, companiile care au răspuns demersului EY România au dat de înțeles că nu sunt tocmai pregătite de implementare – 53% dintre ele declarând că nu au făcut, încă, o analiză pentru a vedea cât din datele raportabile în RO e-Transport care pot fi extrase automat sunt disponibile în sistemele ERP. Doar 8% dintre respondenții studiului nostru au spus că au executat această analiză și au constatat că au date disponibile în proporție de 70-90%, ceea ce în mod evident că va duce la dificultăți în întocmirea raportării în RO e-Transport, dar şi în costuri şi timpi suplimentari de obținere şi procesare a informațiilor”, explică Georgiana Constantin, Senior Manager în cadrul departamentului de Taxe Indirecte.

„Dintre informațiile necesare, care nu sunt disponibile în sistemele financiar contabile, respondenții pun pe primul loc detalii despre transport  (transportator și mijlocul de transport) și detaliile despre documentele de transport – 27%. Alte informații importante care nu se regăsesc în sistemele companiilor sunt cele despre locul de descărcare – 15%, detalii despre locul de încărcare –14% sau chiar detalii despre bunurile transportate (cantitate, valoare, cod tarifar) – 11%. Aici trebuie punctat şi că în funcție de operațiunea supusă raportării, mai pot apărea şi informații specifice care sunt obligatorii, cum ar fi punctul de trecere a frontierei sau biroul vamal unde se declară importul sau exportul bunurilor”, mai arată Georgiana Constantin, Senior Manager.

Dintre cele mai mari provocări cu care se confruntă companiile implicate în raportarea RO e-Transport, studiul EY România a identificat derularea în paralel cu SAF-T și e-Factura, timpul prea scurt de implementare în plin sezon, volumul datelor raportate și acuratețea lor, la care se adaugă timpul scurt de pregătire, resursele numeroase de care ar avea nevoie, pentru a se putea conforma cerințelor legale.

De asemenea, Georgiana Iancu mai punctează şi că, în anumite situații, devine, practic, imposibilă sau foarte dificilă obținerea codul UIT. Un exemplu foarte frecvent este cel al operațiunilor care implică retur sau refuz al mărfii (total sau parțial), care implică rute alternative de transport, sau chiar operațiuni care trebuie efectuate în afara programului de lucru şi pentru care declararea datelor sau accesul prin SPV nu pot fi realizate în timp real. Lipsa accesului sau internet sau chiar dificultatea de a asigura o comunicare în timp real cu conducătorii vehiculelor de transport sunt de asemenea provocări bine știute în rândul celor impactaţi de această raportare.

41% dintre respondenți afirmă chiar că nu identifică potențialul de a asigura o astfel de raportare, având în vedere complexitatea fluxurilor logistice și complexitatea detaliilor care trebuie raportate. O astfel de raportare nu reflectă realitățile din practică cu care se confruntă operatorii implicați în comercializarea de bunuri și nu este adaptată pentru a adresa complexitatea și multitudinea scenariilor din activitatea logistică.  

Raportarea SAF-T. Cum finalul lunii iulie 2022 reprezintă termenul până la care toate companiile mari contribuabili, încadrate în această categorie la 31 decembrie 2021, trebuie să depună Declarația D-406, EY România a dorit să afle și cât de bine merge implementarea acestui proiect. Doar 4% dintre companii declară că au reușit deja, în timp ce 24% dintre respondenți declară că sunt în curs şi speră să reușească să respecte acest termen. Majoritatea marilor contribuabili vechi spun că sunt în curs, dar nu vor fi pregătiți să raporteze în termen. „Apreciem că o extindere a perioadei de grație este imperios necesară”, susțin aceștia.

În ceea ce privește companiile care s-au regăsit pe listele de mari contribuabili după 31 decembrie 2021 și ar trebui să depună declarația până la finele lunii ianuarie 2023 – 10% spun că sunt în curs, dar nu cred ca vor fi pregătite să raporteze la termenul din ianuarie, în vreme ce 40% spun că nu au început încă, dar cred că vor fi pregătite să raporteze până la finalul lunii ianuarie 2023. 25% dintre respondenți spun că sunt în curs și vor fi pregătite să raporteze chiar de la finalul lunii august 2022.