Autori: Claudia Sofianu, Partener, liderul departamentului Impozit pe venit și contribuții sociale, EY România

Anca Atanasiu, Avocat, Senior Managing Associate, Băncilă, Diaconu și Asociații SPRL

Nicoleta Rusu, Avocat, Associate, Băncilă, Diaconu și Asociații SPRL

În contextul avansării rapide a tehnologiilor de inteligență artificială (IA) în ultimii ani, Uniunea Europeană a răspuns prin elaborarea unui regulament care să abordeze provocările etice și riscurile asociate cu implementarea acestora. Regulamentul 2024/1689 al Parlamentului European și al Consiliului din 13 iunie 2024, de stabilire a unor norme armonizate privind inteligența artificială (Regulamentul privind IA) a intrat în vigoare la 1 august 2024 și este primul act legislativ care urmărește instituirea unui cadru uniformizat în această materie, asigurându-se că dezvoltarea și implementarea IA nu aduce atingere drepturilor fundamentale și promovează încrederea cetățenilor în noile tehnologii.

Utilizarea IA de către angajatori în relațiile de muncă pentru a simplifica și automatiza anumite procese (e.g., selectarea candidaților, monitorizarea performanței salariaților) nu reprezintă o noutate. Cu toate acestea, având în vedere tendința anumitor sisteme de IA de a perpetua practici discriminatorii sau prejudecăți, s-a dovedit necesară reglementarea unui nivel de protecție sporit pentru persoanele vizate, prin introducerea unor obligații complexe pentru entitățile care dezvoltă sau utilizează sisteme de IA în activitatea lor.

Riscurile utilizării IA în relațiile de muncă

 Regulamentul adoptă o abordare bazată pe riscuri, clasificând sistemele de IA în patru categorii de risc: (i) inacceptabil, (ii) ridicat, (iii) limitat și (iv) minim.

Utilizarea IA pentru a deduce emoțiile unei persoane fizice în sfera locului de muncă prezintă un grad de risc inacceptabil și este interzisă, reprezentând o ingerință la adresa valorilor UE și a drepturilor fundamentale.

De asemenea, având în vedere impactul semnificativ pe care îl pot avea asupra carierei, mijloacelor de subzistență și drepturilor lucrătorilor, următoarele sisteme de IA din domeniul ocupării forței de muncă și gestionării lucrătorilor sunt considerate ca prezentând un grad ridicat de risc:

• cele destinate recrutării sau selectării persoanelor fizice, în special pentru a plasa anunțuri de angajare direcționate în mod specific, pentru a analiza și a filtra candidaturile pentru locuri de muncă și pentru a evalua candidații;
• cele destinate luării deciziilor care afectează termenii derulării relațiilor de muncă, promovarea și încetarea relațiilor contractuale legate de muncă, pentru a aloca sarcini pe baza comportamentului individual sau a trăsăturilor ori caracteristicilor personale sau pentru a monitoriza și evalua performanța și comportamentul persoanelor aflate în astfel de relații.

Prin excepție, aceste sisteme nu vor fi considerate ca având un grad ridicat de risc, dacă nu prezintă un risc semnificativ de a aduce prejudicii sănătății, siguranței sau drepturilor fundamentale ale persoanelor fizice, inclusiv prin faptul că nu influențează în mod semnificativ rezultatul procesului decizional (e.g., un sistem care îndeplinește o sarcină procedurală restrânsă, precum detectarea duplicatelor dintr-un număr mare de candidaturi). Cu toate acestea, chiar și în situațiile exceptate, aceste sisteme vor fi considerate întotdeauna ca prezentând un grad ridicat de risc, dacă creează profiluri ale persoanelor fizice.

Ce obligații au companiile care utilizează IA în relațiile de muncă?

 Companiile care achiziționează și utilizează sisteme de IA cu grad ridicat de risc la locul de muncă vor face obiectul unor exigențe stricte în ceea ce privește utilizarea acestora, printre care amintim:

1. Respectarea instrucțiunilor de utilizare: Companiile au obligația de a respecta instrucțiunile de utilizare puse la dispoziție de către furnizorii de sisteme IA, adoptând măsuri tehnice și organizatorice corespunzătoare în acest sens. Aceștia monitorizează funcționarea sistemului și notifică furnizorului și autorităților competente orice incident grav apărut în utilizarea sistemului. După caz, aceste informații pot fi utilizate pentru efectuarea evaluării impactului asupra protecției datelor, în temeiul Regulamentului general privind protecția datelor (RGPD).
2. Supravegherea umană: Supravegherea sistemelor de IA cu grad ridicat de risc trebuie să fie încredințată unor persoane care dispun de competența, formarea, autoritatea și sprijinul necesar, fie prin angajarea de resurse umane adecvate, fie prin extinderea responsabilităților personalului relevant existent. Acestor persoane trebuie să li se permită, printre altele, să interpreteze corect rezultatele sistemului de IA cu grad ridicat de risc, ținând seama de instrumentele și metodele de interpretare disponibile, precum și să decidă să nu utilizeze sistemul de IA cu grad ridicat de risc sau să ignore, să anuleze sau să inverseze rezultatele acestuia.
3. Pregătirea în domeniul IA: Companiile care implementează sisteme de IA trebuie să se asigure că atât personalul propriu, cât și alte persoane care se ocupă cu operarea și utilizarea sistemelor de IA în numele lor, dispun de competențele și cunoștințele necesare în materie, luând în considerare contextul și grupurile de persoane în legătură cu care urmează să fie folosite aceste sisteme.
4. Informarea lucrătorilor: Înainte de a pune în funcțiune sau de a utiliza un sistem de IA cu grad ridicat de risc la locul de muncă, angajatorii trebuie să informeze reprezentanții lucrătorilor și lucrătorii afectați că vor fi implicați în utilizarea sistemului de IA cu grad ridicat de risc.
5. Furnizarea de explicații: La cerere, companiile sunt obligate să furnizeze persoanei afectate de o decizie luată pe baza rezultatelor unui sistem de IA cu grad ridicat de risc explicații în legătură cu rolul sistemului în procedura decizională, dacă această decizie produce efecte juridice sau o afectează semnificativ de o manieră pe care o consideră a avea un impact negativ asupra sănătății, siguranței sau drepturilor sale fundamentale.

Implicații în materia protecției datelor cu caracter personal

Regulamentul privind IA nu aduce atingere drepturilor și obligațiilor prevăzute de Regulamentul general privind protecția datelor (RGPD). În acest sens, toți actorii implicați în lanțul valoric al IA ar trebui, în măsura în care acestea implică prelucrarea de date cu caracter personal, să aibă în vedere asigurarea conformității cu prevederile RGPD. O atenție deosebită va trebui acordată, printre altele, necesității efectuării evaluărilor impactului asupra datelor cu caracter personal, identificării și implementării proceselor decizionale automatizate și/sau profilării, dar și obligațiilor generale, precum identificarea bazei legale de prelucrare, acordarea și exercitarea drepturilor persoanelor vizate etc.

Sancțiuni

 Pentru nerespectarea obligațiilor privind sistemele de IA cu grad de risc inacceptabil, angajatorii riscă amenzi de până la 35 de milioane EUR sau de până la 7% din cifra de afaceri mondială totală anuală pentru exercițiul financiar precedent.

În ceea ce privește sistemele de IA cu grad ridicat de risc, amenzile pot ajunge până la 15 milioane EUR sau 3% din cifra de afaceri mondială totală anuală pentru exercițiul financiar precedent.

Apreciem că angajatorii vor trebui să aibă în vedere și amenzile care pot fi aplicate pentru nerespectarea dispozițiilor în materia protecției datelor cu caracter personal. Pentru ușurință, reiterăm că acestea pot ajunge, în funcție de încălcare, până la 20 de milioane EUR sau, în cazul unei întreprinderi, de până la 4% din cifra de afaceri mondială totală anuală corespunzătoare exercițiului financiar anterior, luându-se în calcul cea mai mare valoare.

Concluzii și recomandări

 Deși obligațiile privind sistemele de IA cu grad ridicat de risc vor intra în vigoare pe 2 august 2027, societățile care intenționează să implementeze astfel de instrumente înainte de acest termen ar trebui să ia în considerare următoarele:

• efectuarea unei analize a sistemelor de IA, pentru a determina categoriile de risc în care se încadrează;
• informarea salariaților și a reprezentanților, după caz, cu privire la implicarea acestora în utilizarea sistemelor de IA cu grad ridicat de risc la locul de muncă;
• instruirea adecvată a salariaților prin organizarea de training-uri sau prin elaborarea unor politici interne privind implicațiile aferente introducerii tehnologiilor de IA în relațiile de muncă;
• desemnarea persoanelor responsabile cu supravegherea umană a sistemelor, prin introducerea atribuțiilor corespunzătoare în fișa postului sau prin crearea unei noi funcții în cadrul organigramei.

Autori: Anca Atanasiu, Avocat, Senior Managing Associate, Băncilă, Diaconu și Asociații SPRL

Nicoleta Rusu, Avocat, Associate, Băncilă, Diaconu și Asociații SPRL

Într-un peisaj legislativ în continuă evoluție, înțelegerea corectă a procesului de concediere colectivă este esențială pentru orice angajator, având în vedere implicațiile semnificative ale nerespectării etapelor stabilite de legislația muncii.

Recent, Curtea de Justiție a Uniunii Europene (CJUE) a pronunțat o hotărâre de referință în ceea ce privește obligația de informare și consultare în contextul concedierilor colective, care va avea un impact substanțial asupra practicilor angajatorilor, dar și asupra protecției angajaților din România și din celelalte state membre ale Uniunii Europene.

Cadrul legislativ existent

Codul Muncii nu instituie o obligație în sarcina salariaților de a-și desemna reprezentanți. Cu toate acestea, legea le recunoaște acestora un important rol consultativ în procesul de concediere colectivă, având inclusiv posibilitatea de a propune măsuri în vederea evitării concedierilor ori diminuării numărului salariaților concediați.

Ce se întâmplă însă în cazul în care nu există sindicat sau reprezentanți ai salariaților desemnați la nivelul angajatorului? Opiniile doctrinare și practicile instanțelor de judecată sunt, bineînțeles, împărțite.

Într-o primă opinie, s-a considerat că textul este de strictă aplicare, în lipsa unui sindicat sau a unor reprezentanți desemnați, angajatorii nefiind obligați să parcurgă un proces de consultare. Într-o altă opinie, s-a susținut că lipsa acestora nu afectează drepturile salariaților de a fi informați și consultați în mod individual, pentru a li se asigura protecție împotriva concedierii, acesta fiind un drept esențial al salariaților în relațiile de muncă, precum și pentru a asigura respectarea principiului bunei-credințe.

Cauza C-496/22 – EI împotriva SC Brink’s Cash Solutions SRL

Pentru a pune capăt acestor divergențe, CJUE a fost solicitată să interpreteze aplicabilitatea obligației de informare și consultare, conform Directivei 98/59/CE privind apropierea legislațiilor statelor membre cu privire la concedierile colective, în absența unor reprezentanți aleși ai salariaților.

Întrebările preliminare au fost adresate de Curtea de Apel București în contextul unui litigiu privind anularea unei decizii de concediere. În speță, angajatorul a efectuat concedieri colective, fără a se consulta cu reprezentanții salariaților, mandatul acestora fiind expirat.

CJUE a statuat că protecția oferită lucrătorilor de Directiva 98/59 este colectivă, și nu individuală, motiv pentru care dispozițiile acesteia nu stabilesc o obligație pentru angajator de a efectua informarea și consultarea individuală a lucrătorilor vizați de o concediere colectivă preconizată.

De asemenea, potrivit instanței europene, chiar dacă Directiva 98/59 nu prevede o obligație pentru salariați de a-și alege reprezentanți, revine statelor membre sarcina de a adopta toate măsurile utile pentru a fi desemnați reprezentanți ai salariaților și de a se asigura că aceștia nu se află într-o situație în care, din motive independente de voința lor, sunt împiedicați să își desemneze reprezentanți.

Soluția Curții de Apel București

Ca urmare a hotărârii CJUE, Curtea de Apel București, prin Hotărârea nr. 313/2024, a dispus anularea deciziei de concediere. În motivarea acesteia, Curtea de Apel a susținut că, deși angajatorul nu avea obligația de a se consulta individual cu fiecare salariat, acesta trebuia să fie proactiv și să inițieze în timp util discuții la nivelul salariaților pentru a se asigura că aceștia își desemnează noi reprezentanți care să poată fi consultați și informați, anterior demarării procedurii de concediere colectivă.

Mai mult, instanța a arătat că angajatorul avea cunoștință de expirarea mandatului reprezentanților și de inițierea procedurii de numire a unora noi, însă a ales să continue procesul de concediere colectivă, fără să aștepte rezultatul acestui demers.

Concluzii

Soluția dispusă recent de instanțele de judecată clarifică un aspect foarte important cu privire la modalitatea în care angajatorii ar trebui să deruleze procedurile de concediere colectivă, în cazul în care salariații nu sunt reprezentați. Astfel, este recomandat ca aceștia să acorde o atenție sporită etapei de informare și consultare în cadrul concedierilor colective, să se asigure că aceasta este efectuată în conformitate cu legislația în vigoare și, nu în ultimul rând, să aloce suficient timp pentru parcurgerea tuturor pașilor și etapelor în vederea desemnării unui partener de dialog.

Totodată, este esențial ca angajatorii să documenteze în mod corect și complet demersurile întreprinse pentru a facilita numirea reprezentanților salariaților, pentru a își dovedi buna-credință, însă fără ca acestea să constituie un act de ingerință în dreptul salariaților de a își alege reprezentanții în mod independent.