Autor: Cristina Săulescu, Partener Cabot Transfer Pricing

Companiile care operează automate comerciale riscă, începând cu luna octombrie, amenzi semnificative și sancțiuni suplimentare dacă nu își dorează aceste aparate cu case de marcat fiscale electronice. După multiple amânări ale termenelor și o perioadă suplimentară de grație în aplicarea sancțiunilor, fiscalizarea automatelor comerciale devine o realitate palpabilă, companiile care nu se conformează putând fi amendate de la 1 octombrie cu până la 10.000 de lei și chiar suspendarea activității până la remedierea situației.

Conform legislației fiscale actuale, toate automatele comerciale care funcționează pe bază de plăți cu cardul, acceptatoare de bancnote sau monede ar fi trebuit să fie dotate cu case de marcat fiscale până la sfârșitul anului 2023. Deși erau prevăzute sancțiuni pentru nerespectarea termenului impus la finalul anului trecut, acestea au fost amânate, prin OUG 115/2023, pentru o perioadă de nouă luni, iar perioada de grație tocmai s-a încheiat la 1 octombrie.

Pe cale de consecință, începând cu octombrie 2024, firmele care dețin asemenea automate comerciale încă nefiscalizate riscă amenzi între 8.000 și 10.000 de lei. În plus, companiile pot suferi consecințe mai grave, cum ar fi confiscarea sumelor de bani nejustificate și suspendarea activității automatelor până la îndeplinirea cerințelor legale.

Este important de menționat că această obligație se aplică doar pentru automatele comerciale care procesează plăți electronice sau în numerar, fără intervenția unui operator uman.

De ce este necesară dotarea automatelor cu case de marcat fiscale?

Obligația de a instala case de marcat la automatele comerciale este parte a unui efort mai amplu din partea autorităților de a crește transparența și conformitatea fiscală în economia românească. Prin aceste măsuri, Guvernul urmărește combaterea evaziunii fiscale și asigurarea unei mai bune monitorizări a tranzacțiilor efectuate prin automatele comerciale.

Este esențial pentru operatorii de automate să ia măsuri urgente pentru a-și conforma echipamentele la noile reglementări, astfel că am pregătit mai jos un scurt ghid de acțiuni imediate pentru companii.

Ce trebuie să facă firmele pentru a evita amenzile?

1. Inventarierea tuturor automatelor comerciale din rețea: Primul pas pe care orice companie trebuie să îl facă este să identifice toate automatele comerciale care funcționează pe bază de plăți electronice sau în numerar și care necesită dotarea cu case de marcat fiscale. În cazul automatelor mai vechi, care nu pot suporta integrarea unei case de marcat fiscale, companiile ar trebui să ia în considerare modernizarea acestora pentru a respecta standardele actuale. Unele echipamente pot necesita adaptări hardware sau software, dar există și riscul ca pentru anumite automate să fie necesară înlocuirea lor cu echipamente mai noi.

De asemenea, vă reamintim că, nu mai departe de acum câteva luni, Guvernul a stabilit o cerință suplimentară legată de bonurile emise de casele de marcat fiscale, urmând că în viitor să fie obligatoriu ca aceste documente să aibă tipărite pe ele coduri QR, care să conțină anumite informații obligatorii ca de exemplu: data și ora emiterii bonului fiscal, numărul de identificare al bonului fiscal, precum și seria fiscală a aparatului de marcat care l-a emis. Majoritatea caselor de marcat existente acum pe piață vor permite, prin modificări de software, tipărirea unui cod QR pe bonul fiscal, dar vor exista și aparate care nu vor suporta această actualizare fără înlocuirea unor componente hardware (cum ar fi memoria fiscală sau jurnalul electronic). Având în vedere acest aspect tehnic, merită luată în calcul dotarea din start cu case de marcat de tehnologie mai nouă care să ofere posibilități de resoftări în eventualitatea unor astfel de obligații și cerințe suplimentare care mai pot apărea pe parcurs.

2. Colaborarea cu furnizori autorizați: Este esențial ca firmele să colaboreze cu furnizori autorizați de case de marcat fiscale pentru a achiziționa și instala aparate conforme cu legislația în vigoare. Instalarea trebuie efectuată de specialiști certificați, iar echipamentele trebuie integrate în sistemul informatic fiscal național gestionat de ANAF și Ministerul de Finanțe.
3. Obținerea avizelor și certificărilor necesare: Odată cu instalarea aparatelor, firmele trebuie să se asigure că respectă toate formalitățile birocratice și că au operat toate înregistrările necesare la Agenția Națională de Administrare Fiscală prin depunerea formularelor fiscale specifice caselor de marcat.
4. Teste și instruire pentru personal: Chiar dacă automate comerciale funcționează în mod autonom, este recomandabil ca personalul companiei să fie instruit cu privire la utilizarea și monitorizarea corectă a noilor echipamente fiscale, pentru a evita eventualele erori tehnice ale aparatelor de marcat care pot genera riscuri de neconformitate din punct de vedere fiscal.

Pe lângă conformarea la cerințele legale, firmele pot lua câteva măsuri proactive pentru a evita problemele, cea mai importantă fiind probabil aceea de a monitoriza continuu activitatea automatelor. Sistemele moderne permit monitorizarea de la distanță a tranzacțiilor efectuate prin automate, astfel că printr-o supraveghere constantă operatorii pot detecta eventualele defecțiuni tehnice sau discrepanțe contabile înainte de a fi penalizați de autorități.

La fel de important este și revizuirea periodică a legislației, în condițiile în care reglementările fiscale sunt într-o dinamică mereu în schimbare, iar firmele ar trebui să urmărească actualizările și să colaboreze cu consultanți fiscali pentru a se asigura că sunt la curent și respectă toate obligațiile în vigoare.

Autor: Sorin Biban, Partener Taxe Biriș Goran

Companiile românești vor trebui să fie și mai vigilente în ceea ce privește cheltuielile cu sediile, deoarece limitări nou introduse de autorități le afectează în mod direct și le obligă să își revizuiască procedurile contabile și fiscale interne legate de sediile lor sociale sau punctele de lucru. Noile măsuri vizează pe de-o parte limitarea deducerilor pentru cheltuielile cu sediile – atât în ceea ce privește TVA, cât și cheltuiala aferentă, la calculul impozitului pe profit – și, pe de altă parte, o obligație nou-introdusă de a reține la sursă impozitele pe venit pentru spațiile închiriate de la persoane fizice.

Deducerea TVA și a cheltuielii pentru sedii, limitată

Prin OUG 115/2023, deducerea cheltuielilor pentru sedii a fost limitată la jumătate începând cu 1 ianuarie 2024. Această limitare se aplică atât sediilor sociale aflate în proprietatea companiilor, cât și celor aflate în locuința personală a unei persoane fizice și închiriate sau luate prin contract de comodat de către companii.

Dacă aceste spații sunt utilizate și în scop personal, nu doar pentru activitatea economică, companiile pot deduce doar jumătate din cheltuielile de funcționare, întreținere și reparații, și numai pentru partea din spațiu aferentă activității economice.

Pentru sediile sociale aflate în proprietatea companiilor, situația este chiar mai severă. Dacă aceste sedii sunt folosite în scop personal de către asociați, toate cheltuielile sunt considerate nedeductibile în totalitate, fiind privite ca beneficii personale.

Reguli similare se vor aplica și în cazul amortizărilor: pentru un sediu aflat în proprietatea societății, care nu este utilizat strict în scopul activității economice, deducerea amortizării va fi permisă doar pentru 50% din cheltuială, în timp ce, dacă utilizarea este făcută în scop personal de către asociați, amortizarea este integral nedeductibilă.

Măsurile au fost impuse prin OUG 115/2023 și au devenit aplicabile de la 1 ianuarie 2024.

În ceea ce privește TVA aferent, se va limita dreptul de deducere la 50% pentru taxa aferentă „cumpărării, închirierii sau leasingului de clădiri/spaţii de locuit, indiferent de destinaţia acestora, situate în zone rezidenţiale sau în blocuri de locuinţe şi a taxei aferente cheltuielilor legate de aceste clădiri/spaţii de locuit, în cazul în care acestea nu sunt utilizate exclusiv în scopul activităţii economice”. Este important însă de menționat că pentru această limitare este necesară obținerea unei derogări de la Comisia Europeană, astfel că se va aplica de la data de 1 a lunii următoare celei în care România va primi această autorizare.

Obligația de reținere la sursă a impozitelor pentru sediile închiriate de la persoane fizice

O altă obligație majoră care a intrat în vigoare de la începutul acestui an este legată de reținerea la sursă a impozitelor pe venit pentru sediile închiriate de la persoane fizice. Astfel, entitățile care au obligația de a ține contabilitate, indiferent de forma lor juridică (SRL, SA, PFA, întreprinderi individuale, ONG-uri sau profesii liberale), sunt obligate să calculeze, să rețină și să vireze lunar la stat impozitul pe venitul din chirii datorat de proprietarii persoane fizice.

Impozitul trebuie declarat lunar prin formularul 100 și plătit până pe data de 25 a lunii următoare celei în care s-a efectuat plata chiriei. În plus, aceste venituri trebuie incluse în declarația 205, care se depune anual (pentru anul fiscal 2024, declarația se va depune în 2025).

Respectarea acestor obligații este crucială pentru evitarea sancțiunilor financiare și legale. Adaptarea rapidă la noile cerințe va asigura conformitatea fiscală și va preveni complicațiile juridice care pot apărea din nerespectarea noilor reglementări. Companiile sunt sfătuite să consulte experți fiscali și juridici pentru a se asigura că își îndeplinesc toate obligațiile legale și pentru a evita riscurile asociate cu aceste schimbări semnificative în legislația fiscală.

Autori: Corina Mîndoiu, Partener, Impozit pe venit și contribuții sociale, EY România

Cătălina Butan, Manager, Impozit pe venit și contribuții sociale, EY România

• Indiferent de numărul contractelor de închiriere, proprietarii persoane fizice nu își mai pot deduce eventuale cheltuieli pentru stabilirea veniturilor impozabile din chirii
• Veniturile din chirii aferente anului 2024 vor fi taxate cu 10%, după deducerea unei cote forfetare de cheltuieli de 20%
• Obligativitatea înregistrării contractelor de închiriere la ANAF în 30 de zile de la data încheierii contractului a rămas valabilă

În căutarea celor mai bune modalități prin care pot să-și multiplice economiile, tot mai mulți români se gândesc la investiții prin achiziționarea de proprietăți imobiliare, cu scopul de a le închiria ulterior pentru a obține un venit stabil și previzibil. Această opțiune este percepută drept foarte sigură și chiar poate fi profitabilă pe termen lung. Există și cazuri în care investitorii apelează la împrumuturi și credite, ratele bancare fiind plătite tocmai din veniturile generate de închiriere, urmând ca după stingerea datoriei investitorii să devină proprietari.

Trebuie ținut cont că pentru aceste venituri, persoanele fizice care dețin imobilele date spre închiriere datorează impozite care trebuie declarate și plătite la ANAF în fiecare an. Autoritățile fiscale au adus recent modificări majore privind taxarea veniturilor din chirii. Aceste schimbări sunt incluse în Ordonanța de urgență 115, publicată în data de 15 decembrie 2023, intens mediatizată prin prisma unor schimbări fiscale importante pregătite de Guvern, prin care să asigure reducerea deficitului bugetar.

Potrivit acestor modificări, persoanele fizice care realizează venituri din chirii din imobile aflate în proprietate personală nu vor mai avea opțiunea de a raporta aceste venituri în categoria celor din activități independente în sistem real. Mai exact, indiferent de numărul contractelor de închiriere pe care le au în derulare, persoanele fizice nu își vor mai putea deduce eventuale cheltuieli pentru stabilirea veniturilor impozabile din chirii.

Veniturile din chirii aferente anului 2024 ar urma să fie taxate cu 10%, după deducerea unei cote forfetare de cheltuieli de 20%, fără a fi necesară justificarea acestor cheltuieli prin documente. Practic, nivelul de impozitare este de 8%, aplicat la totalul veniturilor încasate anual de către proprietar. În cazul veniturilor din chirii plătite de entități care au obligația de a conduce evidență contabilă, impozitul ar urma să fie reținut de către plătitor.

Potrivit regulilor anterioare, dar în vigoare pentru anul 2023, persoanele fizice care obțineau venituri din chirii, taxate cu 10%, puteau opta pentru deducerea unor cheltuieli la stabilirea impozitului, pe baza datelor din contabilitate, după ce completau un registru fiscal. Mai mult, persoanele fizice care realizau venituri din chirii din derularea a peste cinci contracte de închiriere le încadrau fiscal în categoria veniturilor din activități independente, cu obligația de a ține o contabilitate și de a întocmi registre fiscale, și aveau posibilitatea de a deduce anumite cheltuieli pentru stabilirea impozitului datorat. Autoritățile au eliminat aceste reguli pentru veniturile din chirii obținute începând cu anul 2024.

Amintim că impozitul pe veniturile din chirii trebuie plătit de către contribuabili la ANAF până pe 25 mai a anului următor celui în care veniturile au fost obținute, conform regulilor actuale. Aceste venituri se raportează prin intermediul declarației unice. În plus, contribuabilii au obligația înregistrării contractelor de închiriere la ANAF, în termen de 30 de zile de la data încheierii contractului sau apariției unei modificări contractuale, cum ar fi modificarea prețului de închiriere sau a duratei de închiriere.

Pentru veniturile realizate din închirierea în scop turistic a camerelor din locuințe în proprietate personală și venituri din arendarea bunurilor agricole din patrimoniul personal, legislația fiscală prevede reguli specifice de taxare. 

Amintim și că autoritățile au introdus, prin Legea 296/2023 un impozit suplimentar, aplicabil de la 1 ianuarie 2024, pentru persoanele care dețin clădiri rezidențiale situate în România, de peste 2.500.000 lei. Impozitul datorat va fi de 0,3% și va fi aplicat asupra diferenței dintre valoarea impozabilă comunicată de către autorități prin decizie de impunere și plafonul de 2.500.000 lei. Impozitul se va declara și plăti până pe data de 30 aprilie a anului pentru care se datorează. 

Având în vedere impactul major al acestor modificări asupra contribuabililor care dețin proprietăți imobiliare și obțin venituri din chirii, se recomandă ca persoanele fizice să aibă în vedere modificările legislative și să evalueze impactul acestor schimbări asupra propriilor investiții.