Autori: Georgiana Iancu, Partener, liderul departamentului Impozite indirecte, EY România și

Georgiana Constantin, Senior Manager, Impozite indirecte, EY România

Reforma TVA în Era Digitală (așa-numitul Pachet ViDA), în vigoare din 14 aprilie 2025, își propune, pe de o parte, să reducă frauda în domeniul TVA și să simplifice comerțul transfrontalier, dar și să reducă complexitatea administrativă prin implementarea unor cerințe standardizate de raportare digitală, gradual, până în anul 2035.

Unul dintre principalii piloni ai reformei ViDA are în vedere tranziția către un sistem de raportare digitală uniformizat la nivelul statelor membre ale Uniunii Europene (UE). În acest sens, se are în vedere documentarea electronică a tranzacțiilor, pentru fiecare tranzacție în parte. Acest lucru ar permite corelarea încrucișată a datelor și ar spori capacitățile de control ale adminstrațiilor fiscale din statele membre UE, reducând în același timp costurile administrative.

Reforma ViDA se aliniază și cu obiectivele de reducere a “deficitului de încasare a TVA” ce a fost estimat pentru anul 2022 la 89 miliarde euro în UE. Deficitul de încasare a TVA reprezintă diferența totală dintre veniturile din TVA preconizate pe baza legislației de TVA și încasările efective de TVA, o parte semnificativă fiind generată de frauda în domeniu, în special în aria tranzacțiilor intracomunitare.

În ceea ce privește România, ținând cont că facturarea electronică este obligatorie pentru tranzacțiile locale începând cu 2024, la o primă vedere, cerințele de raportare digitală și facturare electronică din pachetul ViDA nu ar trebui să aibă un impact imediat și semnificativ la nivelul mediului de afaceri. Există totuși o serie de obligații și implicații practice pe care companiile vor trebui să le aibă în vedere în perioada următoare.

Într-o primă etapă, începând cu 14 aprilie 2025, toate statele membre vor putea introduce facturarea electronică pentru tranzacțiile locale fără a obține o derogare prealabilă din partea Consiliului UE. Nu acesta a fost cazul României, care a trebuit să obțină o astfel de derogare în 2023, pentru a putea introduce în mod obligatoriu și la nivel generalizat actualul sistem de facturare electronică RO e-Factura. Această simplificare poate duce la o adoptare mai rapidă a facturării electronice în statele membre ce nu au obținut încă o astfel de derogare.

Începând cu 1 iulie 2030, sunt prevăzute o serie de obligații privind facturarea electronică și raportarea digitală. În ceea ce privește facturarea electronică, aceasta va deveni metoda implicită pentru emiterea facturilor. Cu toate acestea, statele membre pot opta pentru menținerea facturilor în format hârtie sau în alte formate electronice pentru tranzacțiile interne.

De asemenea, facturile electronice vor trebui să respecte Standardul European de facturare electronică și lista sintaxelor sale, existând un anumit grad de flexibilitate, în special în cazul statelor membre ce au implementat deja facturarea electronică, menit să reducă povara generată de costurile administrative.

Pe de altă parte, deținerea unei facturi electronice valide va deveni o cerință esențială, de fond, pentru deducerea TVA, în situația în care statele membre nu permit formate alternative de factură pentru tranzacțiile interne. Având în vedere această prevedere, dar și modul în care România a implementat în prezent e-Factura, respectiv ca fiind exemplarul original al facturii, este adusă în prim plan o perspectivă critică cu privire la deducerea TVA și faptul că poate fi exercitat dreptul de deducere a TVA doar în situația primirii și înregistrării exemplarului original al facturii primit prin platforma RO e-Factura.

O altă modificare de impact vizează termenul pentru emiterea facturii electronice în cazul tranzacțiilor transfrontaliere, ce se va modifica la 10 zile de la data livrării, comparativ cu termenul de până la 15 a lunii următoare celei în care au fost livrate bunurile.

Așadar, din perspectiva facturii electronice, companiile vor trebui, pe de o parte, să asigure până la 1 iulie 2030 adaptarea sistemelor ERP și a sistemelor de facturare, astfel încât să permită emiterea și primirea facturilor în format electronic inclusiv pentru tranzacțiile transfrontaliere. Pe de altă parte, companiile vor trebui să se asigure că vor avea în vedere toate noile cerințe, astfel încât să evite potențiale consecințe fiscale.

Din perspectiva cerințelor de raportare digitală, începând cu 1 iulie 2030, companiile vor trebui să asigure raportarea datelor privind livrările de bunuri și prestările de servicii transfrontaliere către administrațiile fiscale, într-un format standardizat. Această nouă obligație aduce în schimb eliminarea declarației recapitulative 390 privind operațiunile intracomunitare.

Totodată, statele membre pot extinde cerințele de raportare digitală și pentru achizițiile transfrontaliere de bunuri și servicii sau pentru tranzacțiile interne.

Deși așteptarea este ca informațiile solicitate în scopul raportării digitale a tranzacțiilor transfrontaliere să fie similare celor raportate în prezent prin declarația recapitulativă 390, vor fi solicitate informații suplimentare inclusiv date bancare, astfel încât administrațiile fiscale să poată urmări nu numai bunurile, ci și fluxurile financiare ale companiilor.

În acest sens, se are în vedere dezvoltarea unui sistem electronic central de schimb de informații privind TVA (“sistemul VIES central”) ce va colecta informații de la furnizori și de la clienți în baza obligațiilor de raportare digitală, va efectua verificări încrucișate și va pune la dispoziția statelor membre acest intrument de verificare care să permită o combatere mai eficienta a fraudei în domeniul TVA.

Trebuie precizat și că, prin pachetul ViDA, nu se are în vedere eliminarea obligațiilor de raportare SAF-T sau a obligațiilor de raportare privind operațiunile efectuate prin casele de marcat.

În concluzie, reforma ViDA, prin noile cerințe de raportare digitală și facturare electronică, va veni ca un strat suplimentar care să cimenteze parcursul de digitalizare fiscală început în România prin proiectele SAF-T, e-Factura, e-Transport, e-Case de marcat și e-TVA. Principalul scop este acela de reducere a fraudei în domeniul TVA, inclusiv din comertul transfrontalier, și, respectiv, de diminuare a deficitului de încasare a TVA.

În contextul unui parcurs către digitalizare fără cale de intors, direcția este clară: raportarea către admistrațiile fiscale în timp aproape real a tuturor tranzacțiilor efectuate de către companii. Este necesar și important ca toate procesele de digitalizare fiscală și implementările făcute până acum să fie revăzute, astfel încat conformarea la cerințele ViDA să fie una ușoară, planificată din timp și care să se integreze cât mai bine cu tabloul de bord al funcției fiscale a companiilor.

• La finele lunii iulie 2023, Consiliul UE a aprobat derogarea privind adoptarea e-Factura generalizată în România cu aplicabilitate pentru perioada 1 ianuarie 2024 – 31 decembrie 2026. Este așteptată legislația națională prin care trebuie stabilite cel puțin data de la care intervine obligația e-Factura și categoriile de operatori economici care trebuie să se conformeze noilor reguli
• Chiar şi in lipsa acestor parametri, firmele româneşti nu vor avea foarte mult timp la dispoziție, astfel încât ar trebui să înceapă deja demersurile pentru implementarea RO e-Factura
• Aproape un sfert dintre companiile româneşti spun că au nevoie de până la 6 luni pentru a implementa sistemul RO e-Factura, dar majoritatea cred că au nevoie de mai mult timp, astfel: 45% dintre acestea au indicat un interval de 6 luni până la 1 an și 25% au menționat un interval între 1 și 2 ani, potrivit celui mai recent sondaj din cadrul webinarului organizat de EY marți, 22.08.2023
• Astfel, 83% dintre companiile respondente declară că nu ar fi pregătite pentru data de 1 ianuarie 2024 ca dată de începere a emiterii facturilor prin sistemul RO e-Factura, în timp ce doar 17% afirmă că sunt pregătite

Cât de pregătite sunt companiile româneşti pentru a implementa sistemul RO e-Factura începând cu 1 ianuarie 2024, care sunt necunoscutele în etapa premergătoare trecerii la noul sistem, care sunt implicațiile pentru companiile care nu sunt înrolate în prezent in sistemul RO e-Factura, rezultatele așteptate de autoritățile fiscale urmare implementării e-Factura, dar şi care este practica altor state membre ale UE privind e-Factura, au fost principalele teme de discuţie abordate în cadrul webinarului organizat marţi, 22.08.2023.

La sfârşitul lunii iulie a.c., Consiliul Uniunii Europene a acordat României derogarea de a adopta facturarea electronică obligatorie, decizia fiind aplicabilă pentru perioada 1 ianuarie 2024 – 31 decembrie 2026. Astfel, sistemul RO e-Factura ar putea deveni obligatoriu la nivel generalizat, cel mai devreme începând cu 1 ianuarie 2024, pentru tranzacțiile între firmele stabilite în România.

„Niciunde nu am văzut o transformare mai accelerată a raportărilor fiscale în format digital decât în România. SAF-T, RO-transport, e-Factura pentru bunuri cu risc fiscal ridicat și canalul B2G și iată-ne acum în așteptarea următorilor pași pentru factura electronică B2B la nivel generalizat”, a precizat moderatorul webinarului, Georgiana Iancu, Partener, Coordonator Practică de Taxe Indirecte și Digitalizare Fiscală, EY România.

În aşteptarea legislaţiei naţionale, sunt o serie de aspecte pentru care se aşteaptă clarificări din partea autorităţilor, începând cu data de la care se va adopta e-Factura, dacă se va lua în considerare extinderea raportării datelor din facturi prin platforma RO e-Factura care se aplică în prezent bunurilor cu risc fiscal ridicat la nivel generalizat sau, dimpotrivă, dacă se va adopta încă de la bun început platforma RO e-Factura ca unic canal de facturare. Consecinţele nerespectării termenelor de adoptare (deducerea TVA, potenţiale contravenţii sau stimulente în cazul conformării în termen) sau dacă se are în vedere o implementare etapizată sunt alte aspecte foarte importante pentru care mediul de afaceri aşteaptă clarificări prin legislaţia ce urmează să fie adoptată.

În spiritul derogării primite de România din partea Consiliului UE, direcţia aşteptată ar fi aceea că singurul mesaj care dobândeşte calitatea de factură să fie cel transmis electronic prin sistemul RO e- Factura. Pe de altă parte, în contextul în care România are la dispoziţie doar trei ani în care e-Factura să devină aplicabilă la nivel generalizat, poate fi luată în considerare şi alternativa implementării (poate pe o perioadă de tranziţie) a unui sistem în care datele din facturile emise să fie raportate prin sistemul RO e-Factura (aşa cum se întâmplă acum în cazul bunurilor cu risc fiscal ridicat), astfel încât în paralel furnizorii să îşi comunice facturile către clienţi prin canalul agreat comercial.

Prezent la webinarul EY, reprezentantul Ministerului de Finanțe, Iulian Ardeleanu, Director General, Direcția Generală de Legislație Fiscală și Reglementări Vamale și Contabile, a reiterat faptul că, începând cu anul 2024, în România se va aplica cu certitudine o variantă din cele două.

Experiența privind facturarea electronică la nivelul UE arată situații diferite. Astfel, Italia a fost primul stat care a implementat e-Factura, urmând Polonia, Franța și Germania. Italia a implementat în mai puțin de un an, iar practica celorlalte state arată că au avut nevoie de circa doi ani. Germania a obținut derogarea din partea Consiliului UE odată cu România, termenul propus spre implementare fiind anul 2026.

Georgiana Constantin, Senior Manager, Taxe indirecte, EY România: „În privința implementării e-Factura generalizată în relația B2B, este important să ne uităm și la ceea ce au făcut alte state membre din UE. Italia, Polonia și Franța au început de ceva vreme demersurile pentru adoptarea e-Factura la nivel generalizat, România și Germania tocmai ce au obținut derogarea Consiliului UE. O analiză a celor mai bune practici privind e-Factura la nivelul UE ar trebui să contribuie la așezarea unui sistem cât mai eficient, odată ce se trece către e-Factura la nivel generalizat. Principalele direcții observate sunt: timpul pe care țările și l-au luat pentru implementarea e-Factura – între 9 luni până la 2 ani și jumătate, implementare etapizată în funcție de categoriile de contribuabili – Franța, Polonia, Italia, precum și e-Factura ca document original pentru tranzacțiile domestice”.

Aspecte concrete privind implementarea e-Factura la nivel generalizat, detaliate împreună cu reprezentanții autorităților, s-au referit la obiectivele E-Factura, perioada şi modalitatea de implementare, calendarul de implementare, etapizare precum şi implicațiile în cazul neadoptării e-Factura la termen.

„Principalul obiectiv, pentru autorități, al trecerii la sistemul e-Factura, este cel al prevenirii și combaterii fraudei, pentru că vom avea posibilitatea identificării tuturor neconcordanțelor apărute în datele raportate de contribuabili și vom putea interveni în timp real pentru remedierea acestora. La fel de important este obiectivul creșterii transparenței fiscale, mai ales în zona achizițiilor publice. Implementarea sistemului e-Factura este, de altfel, benefic pentru ambele părți, autorități și mediul de afaceri, care va avea la dispoziție un foarte bun instrument de lucru, atât în relația cu statul, cât și în relația cu ceilalți parteneri de afaceri”, a explicat Iulian Ardeleanu, Director General, Direcția Generală de Legislație Fiscală și Reglementări Vamale și Contabile, Ministerul Finanţelor.

La rândul sau, Antoine Avram, Director General, Unitatea de Management al Informației, ANAF, a menționat faptul că „ANAF asigură cheltuielile publice printr-o colectare eficientă, pentru care trebuie să avem o administrare fiscală digitalizată. Factura electronică reprezintă un element dintr-un întreg al digitalizării fiscale. În conținutul facturii regăsim date valoroase, date despre contribuabili, sume ce urmează a fi încasate, bunuri ce vor fi livrate, informații importante în activitatea de colectare. Trebuie să devenim cea mai performantă agenție fiscală din UE. Urmărim să realizăm un profil al contribuabilului, în stânga patrimoniul, în dreapta obligația fiscală, între care trebuie să existe un echilibru perfect”.

Albert Fruth, Șef Birou, Elaborare Strategii și Informatizare, Unitatea de Management al Informației, ANAF, a menționat faptul că „Proiectul e-Factura a fost demarat conceptual în anul 2020, fiind desfășurate mai multe activități la începutul anului 2021 și a intrat în linie dreaptă din noiembrie 2021, când platforma RO e-Factura a devenit disponibilă pentru agenții economici. Detaliile care susțin facturarea electronică se regăsesc atât pe site-ul ANAF, cât și pe cel al Ministerului Finanțelor Publice, unde este postat și link către asro.ro, de unde se poate descărca în mod gratuit standardul european de facturare electronică ce stă la baza RO e-Factura”.

Facturarea electronică ar trebui să contribuie semnificativ, nu doar în România, ci la nivelul administrațiilor fiscale internaționale la reducerea decalajului de TVA, dar și la îmbunătățirea capabilităților de management al riscului. „Cât privește detectarea timpurie a schemelor de fraudă, desprindem atât în contextul discuțiilor privind e-Factura cu reprezentanții administrației fiscale din România, cât și din discuțiile la nivelul UE pentru adoptarea pachetului ViDA – TVA în era digitală, o preocupare pentru a crea o legătură între bunuri/servicii, factură și plată”, a concluzionat Georgiana Iancu. 

„Companiile noi care vor trebui să se conformeze vor avea nevoie de investiții în noi sisteme IT și de pregătire personal, dar și la nivelul autorităților vor trebui resurse pentru a ne pregăti pentru înrolarea eficientă a companiilor. Analizăm dacă acest lucru să se facă în etape, astfel încât să integrăm eficient e-Factura în sistemul fiscal din România. Nu se pune acum problema unor sancțiuni pentru cei care nu vor reuși o conformare perfectă, pentru că interesul nostru este să avem cât mai multe companii în sistem”, a mai precizat Iulian Ardeleanu, Director General, Direcția Generală de Legislație Fiscală și Reglementări Vamale și Contabile, Ministerul Finanţelor.

Legat de acordarea unei perioade de graţie, faptul că va urma implementarea e-Factura începând de anul viitor a fost anunţat de către autorități încă de-acum doi ani, a explicat în continuare reprezentantul MF, „iar mediul de afaceri a fost informat că am solicitat derogarea de la CE și am obținut-o, pentru intervalul 1 ianuarie 2024, timp de trei ani, deci nu se mai pune problema unei perioade de grație în trecerea la acest sistem. Între timp, pentru a facilita modul de raportare pentru companii, analizăm variante de lucru cu declarații pre-completate, de exemplu decontul TVA, dar și altele”, a spus acesta.

Pe parcursul webinarului EY, a fost relansat sondajul de la finele lunii iunie 2023, pentru a lua pulsul mediului de afaceri și a vedea cât de pregătite sunt companiile din România să adopte e-Factura. Astfel, 83% din respondenți spun că nu sunt pregătiți să aplice factura electronică la nivel generalizat de la 1 ianuarie 2024.

Întrebate care ar fi un interval considerat rezonabil pentru conformarea la regulile de facturare electronică prin intermediul platformei RO e-Factura de la data publicării legislației, companiile au indicat astfel: 25% din respondenți s-ar putea încadra într-un termen de până la 6 luni. Majoritatea însă au nevoie de mai mult timp, astfel că 45% din companii au nevoie de 6 luni până la 1 an și 25% din companii au nevoie de 1 până la 2 ani.

Puține sunt companiile cărora le-ar trebui mai mult de 2 ani, respectiv doar 5%, în scădere de la 20% cât indica sondajul făcut de EY la finele lunii iunie 2023, „ceea ce poate să însemne și că, odată ce Consiliul UE a avizat favorabil derogarea solicitată de România, companiile au început deja analiza și demersurile pentru conformarea la noile cerințe de facturare”, a explicat Georgiana Iancu.

„Concluzia principală care se desprinde din webinarul susținut alături de invitații noștri din cadrul Ministerului de Finanțe și ANAF, este aceea că, odată ce se va trece către e-Factura la nivel generalizat în spiritul derogării primite din partea Consiliului UE, e-Factura devine singurul exemplar care să susțină deducerea TVA. Or, acest lucru prezintă o importanță majoră pentru companii. Așadar, recomand companiilor să trateze implementarea e-Factura nu doar dintr-o perspectivă de soluție IT, ci să ia în calcul toate implicațiile fiscale, dar și pe cele de natură comercială, precum și o analiză de business detaliată pornind de la standardul de facturare electronică”, a concluzionat Georgiana Iancu în încheierea webinarului.