Autor: Cristina Săulescu, Partener Cabot Transfer Pricing

Autoritățile române au lansat pentru microîntreprinderi o aplicație simplificată de emitere a facturilor electronice în format XML. Această versiune simplificată a aplicației e-Factura, special concepută pentru a veni în întâmpinarea nevoilor firmelor mici, promite o experiență de utilizare mai ușoară datorită interfeței intuitive și a funcționalităților optimizate pentru facilitarea procesului de completare corectă a facturilor.

Potrivit Ministerului de Finanțe, aplicația simplificată pentru e-Factura a fost făcută la cererea mediului de afaceri și este gândită să ajute cei peste 600.000 de contribuabili mici din România, urmând să fie disponibilă în curând și în limba engleză.

Versiunea îmbunătățită a e-Factura oferă o serie de avantaje și funcționalități care simplifică semnificativ gestionarea facturilor, inclusiv o interfață intuitivă și opțiuni automate care facilitează completarea corectă și mai rapidă a facturilor. Spre exemplu, au fost introduse ghidaje specializate și automate, precum și procentele de taxă sub format selectabil, iar nomenclatoarele de TVA au fos restrânse la cele mai frecvent utilizate pentru tranzacții domestice. Aceste îmbunătățiri sunt menite să sprijine în special microîntreprinderile și să faciliteze raportarea facturilor electronice, eliminând barierele tehnologice și reducând timpul petrecut cu birocrația.

În același timp, Ghidul oficial pentru utilizarea e-Factura a fost republicat de autoritățile române, în document fiind reflectate mai multe noutăți legislative și clarificări legislative cuprinse în OUG nr. 115/2023, publicată spre finalul anului trecut, precum și câteva actualizări tehnice operate în platforma de raportare a facturilor.

Deși nu este un document exhaustiv, care să răspundă tuturor dilemelor practice care apar la implementarea sistemului de facturare electronică, el este util ca punct de ponire în orice documentare teoretică despre aplicarea sistemului și cadrul său general de utilizare.

Printre cele mai importante noutăți introduse în document se numără extinderea excepțiilor de la raportare. A fost extinsă lista tipurilor de facturi ce nu trebuie transmise în sistem, fiind adăugate în Ghid și următoarele operațiuni care sunt exceptate de la raportarea în e-Factura:

• livrările de bunuri sau prestările de servicii efectuate către persoane impozabile care nu sunt nici stabilite, nici înregistrate în scopuri de TVA în România (conform art. 266 alin. 2 și, respectiv, art. 316 din Codul fiscal);
• livrările de bunuri sau prestările de servicii pentru care se emit facturi simplificate (conform prevederilor art. 319 alin. 12 din Codul fiscal);
• prestările de servicii pentru care emiterea facturii nu face obiectul normelor de facturare aplicabile în România (conform art. 319 alin. 5 din Codul fiscal).

De asemenea, autoritățile au actualizat în document secțiunea ce detaliază sancțiunile aplicabile de la 1 iulie 2024, precum și termenul de transmitere a facturilor aplicabil de la această data. Astfel, se precizează că, începând din luna iulie, termenul de transmitere a facturilor va fi de cinci zile calendaristice (față de cinci zile lucrătoare până la 30 iunie 2024), dar nu mai târziu de 5 zile calendaristice de la data limită prevăzută în Codul fiscal pentru emiterea facturii. Din perspectiva emitenților, de la 1 iulie, nerespectarea termenului limită pentru transmiterea facturilor în sistemul național privind factura electronică RO e-Factura constituie contravenție și se sancționează cu amendă de la 5.000 lei la 10.000 lei – pentru contribuabilili mari, cu amendă de la 2.500 lei la 5.000 lei – pentru contribuabililii mijlocii și cu amendă de la 1.000 lei la 2.500 lei – pentru celelalte persoane juridice, precum și pentru persoanele fizice.

Totodată, netransmiterea de către emitent a facturii în sistemul național privind factura electronică RO e-Factura, precum și primirea și înregistrarea de către destinatari a unei facturi emise și neraportate în sistem constituie contravenție și se sancționează cu o amendă egală cu 15% din valoarea totală a facturii.

Ghidul a fost completat și cu precizări despre ce se întâmplă la nefuncționarea e-Factura. În document au fost incluse și precizări foarte importante care permit suspendarea obligației de raportare în e-Factura pentru perioadele când platforma nu funcționează timp de cel puțin 24 de ore. În plus, Ghidul mai stabilește că, pe perioada în care sistemul naţional privind factura electronică RO e-Factura nu este funcțional, emitentul va factura mai departe conform prevederilor din Codul fiscal,  cu condiția transmiterii ulterioare, în sistemul național privind factura electronică RO e-Factura, a facturilor electronice emise.

Documentul mai precizează că perioadele de nefuncţionare a sistemului naţional de facturare electronică vor fi publicate pe paginile de internet ale Agenţiei Naţionale de Administrare Fiscală şi Ministerului Finanţelor.

Ghidul a fost completat și cu o nouă funcționalitate a sistemului, inexistentă până acum, care permite descărcarea în format PDF a facturilor de pe platformă. Mai exact, în Ghid a apărut precizarea că descărcarea facturilor se poate face inclusiv în format PDF. Până acum, singura opțiune disponibilă era ca fișierele să fie descărcate sub formă de XML, care trebuie ulterior convertit printr-o altă aplicație în format PDF.