Autor: Filip Justin Cucu, Junior Tax Consultant Biriș Goran
Societățile trebuie să fie vigilente și să verifice periodic dacă datele fiscale declarate sunt actuale, corecte și reflectă întocmai situația lor fiscală reală. Neactualizarea vectorului fiscal la timp poate atrage atât sancțiuni financiare, cât și posibile întârzieri sau complicații administrative în interacțiunile cu administrația fiscală. Chestiunea a devenit și mai importantă în condițiile în care chiar recent ANAF a reglementat o procedură care îi permite să actualizeze din oficiu datele din vectorul fiscal al unui contribuabil, în cazul în care acesta nu este diligent și nu își modifică din proprie inițiativă informațiile de identificare sau cele referitoare la regimul fiscal aplicabil.
Ordinul ANAF nr. 3792/2024, intrat deja în vigoare, aprobă Procedura privind modificarea din oficiu a datelor din Registrul contribuabililor/plătitorilor, împreună cu modelul și conținutul unor formulare necesare în acest proces. Registrul contribuabililor include date esențiale precum identificarea contribuabilului și vectorul fiscal, care reflectă, printre altele, regimul fiscal aplicabil, calitatea de plătitor de TVA și perioada fiscală sau statutul de plătitor de salarii.
Noua procedură a fost introdusă pentru a clarifica modul în care ANAF poate modifica din oficiu vectorul fiscal al contribuabililor în lipsa unei notificări corespunzătoare a acestuia. Mai exact, modificarea din oficiu a datelor are loc în situațiile în care contribuabilul nu depune la timp declarația de mențiuni, care trebuie completată și transmisă în termen de 15 zile de la data la care s-au produs modificări în situația fiscală. Prin urmare, în cazul în care organul fiscal constată neîndeplinirea acestei obligații, poate interveni pentru a actualiza datele respective, indiferent dacă este vorba despre informații de identificare ale contribuabilului sau date din vectorul său fiscal.
Procedura presupune de principiu două etape, în fiecare dintre ele contribuabilii fiind notificați să depună din proprie inițiativă formularul de modificare a datelor fiscale sau să participe la o audiere pentru a justifica de ce nu a fost necesar să își actualizeze vectorul.
Dacă, după primirea notificării, contribuabilul nu depune declarația de mențiuni sau nu furnizează documente care să justifice că nu au intervenit modificări în datele fiscale constatate de ANAF, organul fiscal poate declanșa actualizarea lor din oficiu. În aceste cazuri, autoritatea fiscală emite formularul „Decizie privind modificarea din oficiu a datelor din Registrul contribuabililor/plătitorilor (701)”. Această decizie oficială este comunicată contribuabilului și implică modificarea automată a datelor înregistrate în registru.
Procedura de modificare automată a datelor poate fi și mai rapidă, în cazul în care constatarea lipsei de actualizare a vectorului fiscal se face în timpul unui control fiscal, prin acte administrativ-fiscale rămase definitive. În asemenea situații, ANAF emite direct decizia de modificare din oficiu, fără să mai notifice contribuabilul și să-i permită depunerea din proprie inițiativă a declarațiilor de mențiuni.
Dacă ANAF emite o decizie de modificare din oficiu a vectorului fiscal, societățile au la dispoziție 45 de zile pentru a contesta decizia, conform prevederilor din Codul de procedură fiscală. Contestația trebuie depusă la organul fiscal emitent, iar dacă răspunsul nu este favorabil, următoarea cale este cea a instanței de contencios administrativ.
Neactualizarea la timp a datelor din Registrul contribuabililor/plătitorilor poate avea consecințe juridice și financiare importante, căci depunerea cu întârziere a declarației de mențiuni sau nedepunerea ei constituie contravenție și atrage sancțiuni. Pentru contribuabilii mari și mijlocii, amenzile aplicabile sunt cuprinse între 1.000 și 5.000 lei, în timp ce pentru celelalte persoane juridice și persoanele fizice, sancțiunile sunt între 500 și 1.000 lei.
Merită precizat totuși că este posibil ca uneori ANAF să interpreteze eronat anumite situații, din cauza necorelării datelor sau a unor lacune informaționale. În astfel de cazuri, este cu atât mai important ca firmele să informeze autoritatea pentru a corecta eventualele erori. Deși noua procedură nu rezolvă automat aceste disfuncționalități la nivelul administrației fiscale, ea oferă totuși un cadru practic prin care poate exista un dialog real cu autoritățile pentru a lămuri asemenea situații.
Ce trebuie să facă o societate care primește o notificare sau este invitată la o audiere?
Societățile care primesc o notificare de la ANAF cu privire la modificarea din oficiu a vectorului fiscal trebuie să răspundă prompt și să verifice cu atenție toate detaliile. Este esențial să se mențină o bună gestionare a notificărilor primite prin Spațiul Privat Virtual (SPV), deoarece termenele legale pentru furnizarea unui răspuns sunt stricte și durează doar câteva zile. În cazurile în care notificarea indică o eroare la nivelul societății, aceasta trebuie corectată rapid. Dacă datele prezentate de ANAF sunt greșite, compania trebuie să trimită un răspuns scris, explicând clar situația.
În cazul în care o societate este chemată la o audiere, aceasta trebuie să se prezinte cu toate documentele relevante pentru a susține de ce vectorul fiscal nu ar trebui modificat. Prezentarea unor dovezi clare și bine documentate este esențială pentru a clarifica eventualele neînțelegeri.
