Autor: Sorin Biban, Tax Partner Biriș Goran
Reglementarea a fost făcută prin Ordinul ANAF nr. 1.229/2023, aplicabil deja de la finele lunii august, care apare în contextul în care Codul de procedură fiscală a fost actualizat la finalul anului 2022 pentru a reglementa mai bine toate tipurile de verificări fiscale ce pot fi desfășurate de ANAF la companii, noutățile de atunci oferind mai multă claritate și consistență controalelor fiscale la distanță, una dintre tehnicile de control care prinde tot mai multă tracțiune între metodele de verificare folosite de organele fiscale.
Potrivit unor intenții asumate oficial de autoritatea fiscală, controalele la distanță vor deveni în următorii ani principala formă de control a ANAF la contribuabili, astfel încât, până în 2025, 60% dintre verificări fiscale să ajungă să fie făcute în acest mod.
În această economie mai largă a lucrurilor, a fost necesar ca procedurile interne ale ANAF în privința legitimării să fie actualizate astfel încât să existe posibilitatea ca personalul de control să se legitimeze inclusiv la distanță, prin mijloace video. Pentru a asigura o aplicare uniformă a acestui proces, ANAF era obligat să emită o procedură specială, apariția ei fiind făcută cu o întârziere de câteva luni.
La modul general, la începutul oricărei inspecții fiscale, echipa de control trebuie să prezinte contribuabilului sau plătitorului legitimatia de inspectie și ordinul de serviciu semnat de conducătorul organului de inspecție. Odată cu apariția noului ordin ANAF, acestea vor putea fi prezentate și virtual, prin utilizarea mijloacelor video de comunicare la distanță, iar procedura emisă de autoritate fiscală clarifică tocmai modul concret în care trebuie să se deruleze acest proces ca el să fie unitar.
Pentru inspecțiile care au loc fizic, la sediul ANAF sau la sediul contribuabilului, documentele sunt prezentate, ca și până acum, în mod direct. Detaliile acestei prezentări trebuie consemnate în scris, într-o minută a întâlnirii, în care se notează părțile semnatare cu identificarea fiecărui membru a echipei de inspecție, data și ora, precum și locația întocmirii minutei și alte elemente privind începerea inspecției.
Atunci când inspecțiile se derulează însă la distanță, contribuabilul va fi notificat în mod electronic cu cel puțin 48 de ore de momentul începerii inspecției și va trebui să confirme participarea la data si ora stabilite. La momentul stabilirii conexiunii, echipa de inspecție fiscală va solicita acordul contribuabilului pentru înregistrarea întâlnirii. Dacă contribuabilul își exprimă acordul pentru înregistrarea întâlnirii, inspectorii vor prezenta în fața camerei video, pe rând, legitimațiile de inspecție ale membrilor echipei, precum și ordinul de serviciu. Prezentarea va dura cel puțin zece secunde pentru fiecare document.
Înregistrarea întâlnirii va fi salvată de echipa de inspecție fiscală și stocată de către structura din care face parte echipa de inspecție, astfel încât să poată fi accesată sau pusă la dispoziția oricărei persoane interesate și îndreptățite pentru a vizualiza informațiile respective.
În plus, în procesul verbal de inspecție va fi menționată data la care a avut loc legitimarea inspectorilor.
În cazul în care contribuabilul nu își exprimă acordul pentru înregistrarea audio – video, se va întocmi o minută din care să rezulte modul în care s-a legitimat echipa de inspecție. Mai exact, documentul va trebui să precizeze explicit mai multe elemente, printre care: părțile semnatare (contribuabilul, echipa de inspecție fiscală desemnată, prin detalierea fiecarui membru care se va legitima), data și ora întâlnirii, mențiunea că întâlnirea a avut loc prin mijloace audio-video de comunicare la distanță, modalitatea de stabilire a conexiunii audio-video, precum și faptul că organele de inspecție fiscală au prezentat în fața camerei video, pe rând, legitimațiile și ordinul de serviciu cu ocazia întâlnirii și a începerii inspecției fiscale. Această minută va fi apoi semnată electronic atât de echipade inspecție, cât și de contribuabilul verificat.
Modernizarea procesului de inspecție fiscală este esențială pentru a ține pasul cu tehnologia și pentru a asigura o comunicare eficientă între ANAF și contribuabili. Aceste noi proceduri vin în sprijinul ambelor părți, asigurând transparentă și eficiență în cadrul inspecțiilor fiscale.
